Politique de gestion des données personnelles

Kyocera Document Solutions France vous présente, dans ce document, sa politique de confidentialité concernant vos données personnelles.

Nous accordons autant d'importance à la protection de votre vie privée que vous. Nous avons élaboré cette politique car nous voulons que vous ayez confiance dans le caractère privé et dans la sécurité de vos données personnelles. Kyocera Document Solutions France s'engage à protéger la vie privée des personnes qui signent un contrat avec Kyocera, des personnes qui se rendent sur les sites Internet de la société et demandent des renseignements, des personnes qui s'enregistrent pour avoir recours à des services comme définis ci-dessous, et des personnes qui s'enregistrent pour assister aux évènements d'entreprise, qui laissent leurs coordonnées sur des événement publics, dans le but d’être recontactées.

Quelles données personnelles sont collectées par Kyocera Document Solutions France ?

Dans le cadre de notre politique de protection de la vie privée, les « données personnelles » désignent toute information qui vous identifie personnellement, qui pourrait être utilisée pour vous identifier et qui vous concerne, et que vous soumettez lorsque vous interagissez avec nous et/ou que nous collectons d'une autre manière lorsque vous vous rendez sur les sites Internet, au téléphone lorsque vous contactez notre service client, par écrit sur des bons de commande ou d'une autre manière.  Au cours de notre relation, nous pouvons collecter et traiter vos données personnelles, comme votre nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail et autres coordonnées, ainsi que toute information vous concernant que vous pouvez fournir, et ce dans les cas de figure suivants : 

• lorsque vous vous rendez sur nos sites Internet et/ou lorsque vous créez un compte sur l'un de nos sites  Internet ;  
• lorsque vous demandez des informations sur nos produits et services, ou contactez notre service client ; 
• lorsque vous signez un contrat avec nous et achetez nos produits et services ;
• lorsque vous participez à une promotion, un évènement, une enquête ou une autre campagne de marketing que nous organisons ;
• lorsque vous vous inscrivez à nos newsletters ou à d'autres envoi de documentation.

Les données personnelles que vous nous fournissez

Voici les types de données personnelles que nous pouvons obtenir en lien avec les cas précédents :

• votre nom, adresse et coordonnées (comme un numéro de téléphone fixe, de téléphone portable ou de fax, une adresse e-mail) ainsi que des informations concernant un contact (comme son nom, adresse, intitulé de poste, numéro de téléphone et de fax, adresse e-mail) ; 
• les données financières et de paiement, comme les coordonnées bancaires, les factures et les modalités de paiement, ainsi que toute donnée personnelle servant à compléter et à traiter des données de facturation ; 
• les plaintes et toute autre demande d’explication ;  
• le numéro d'identification fiscal lorsque vous demandez des produits ou des services qui demandent ces informations ;   
• les réponses données à des enquêtes.

Données personnelles collectées automatiquement

Lorsque vous vous rendez sur nos sites Internet ou que vous utilisez nos services, sous réserve de votre consentement, en attendant la mise à jour de notre site Internet, nous pouvons collecter des données personnelles sans que vous ne fournissiez activement de telles informations, par des moyens automatiques à l'aide de technologies comme les cookies, les journaux de serveurs, des balises Web et autres technologies similaires comme décrites ci-dessous.

Voici les types de données personnelles que nous pouvons collecter durant vos visites sur les sites Internet ou lorsque vous utilisez nos services, ceci dans les conditions que la loi permet et sous réserve de votre consentement expresse si elle loi l'exige :  

• la date et l'heure de votre visite, l'adresse de référence (le lieu depuis lequel un visiteur se rend sur les sites Internet) ;   
• le type de navigateur Internet, des informations sur l'appareil et le type de système d'exploitation ;     
• l'adresse IP du visiteur (un numéro unique assigné à chaque ordinateur qui se connecte à Internet pour des raisons d'identification) ;   
•  des données de trafic pour les appels ou sessions Internet lorsque vous utilisez votre téléphone ou des services Internet, dont les numéros de téléphone appelés, l'identification du téléphone, la durée de l'appel, la date, la durée et le volume de données de la session Internet ;
• l'historique des contacts que vous avez eus avec notre service client.

Données personnelles collectées par des tiers

Kyocera Document Solutions France peut également obtenir des informations sur ses clients depuis d'autres sources, dont des tiers auprès de qui nous avons acheté des données, et combiner ces informations aux données vous concernant dont nous disposons déjà. Cela nous aide à mettre à jour, élargir et analyser nos archives, identifier de nouveaux clients et créer des publicités plus ciblées pour fournir des produits et services qui pourraient vous intéresser. Nous nous assurerons que toute campagne Marketing respecte les exigences RGPD.

Destinataires.

Vos données personnelles peuvent être consultées par les destinataires suivants :

• Employés sélectionnés de Kyocera Document Solutions France disposant de droits d'utilisateur appropriés ;
• Fournisseurs de services tiers aux Pays-Bas (domiciliation de notre maison mère) à des fins d'hébergement ;  
• Le département Marketing de Kyocera Document Solutions ;
• Les distributeurs ou prestataires de Kyocera au cas où l'un d’eux aurait besoin d’être informé dans le cadre de l’exécution d’un contrat (accès par exemple aux matériels qui nous sont confiés en maintenance).

Période de stockage.

Nous avons une politique de conservation pour les données personnelles qui respecte les dispositions légales et réglementaires. Pour de plus amples détails à ce sujet, veuillez contacter le DPO (Bureau délégué à la protection des données personnelles) de  Kyocera à l'adresse e-mail suivante privacy@dfr.kyocera.com.
Nous pouvons également conserver vos informations pour la période durant laquelle Kyocera peut poursuivre des intérêts commerciaux légitimes, respecter nos obligations légales, résoudre des litiges et appliquer nos accords.

Vos droits

Vous possédez certains droits juridiques dont nous souhaitons vous informer.

Accès

Vous avez le droit d'être informé sur le fait que Kyocera Document Solutions traite ou non vos données personnelles et sur les informations relatives à ce traitement.

Rectification

Vous avez le droit de faire rectifier ou compléter vos données personnelles sans délai, en envoyant votre demande à privacy@dfr.kyocera.com.

Droit à l’oubli

Vous avez le droit de demander l’effacement de vos données personnelles sans délai. Ce droit est limité à des motifs spécifiques, par exemple, si vous avez retiré votre consentement, ou si vous émettez une objection et qu’il n’existe aucune raison impérieuse et légitime que Kyocera Document Solutions maintienne le traitement. Dans ces conditions, en en faisant votre demande à privacy@dfr.kyocera.com, vos données seront effacées dans l’ensemble des registres ou elles pourraient avoir été enregistrées.

Restriction de traitement

Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles pour raisons spécifiques, à savoir :

(1) le temps que Kyocera Document Solutions vérifie, à votre demande, l’exactitude de vos données personnelles.

(2) demande de restriction d’utilisation en lieu de l’effacement d’un traitement de vos données personnelles.

Droit d’objection

Vous avez le droit d’élever une objection à tout moment vis-à-vis du traitement de vos données personnelles par Kyocera Document Solutions, sauf si ce traitement est

(1) basé sur l’intérêt légitime de Kyocera Document Solutions (y compris la réalisation, avec votre consentement, d’un profil vous concernant).

(2) nécessaire pour l’exécution d’une tâche effectuée dans l’intérêt public ou dans l’exercice légitime de l'autorité publique dont Kyocera Document Solutions est investi.

Portabilité des données

Vous êtes informés de votre droit à recevoir, de la part de Kyocera Document Solutions, vos données personnelles pour que vous puissiez les transmettre à un autre fournisseur de services. Cela signifie que, à votre demande, Kyocera Document Solutions vous fournira vos données personnelles en sa possession, dans un délai de 5 jours ouvrés.

Retrait d’autorisation

Si Kyocera Document Solutions a enregistré des données personnelles vous concernant suite à votre autorisation, vous avez le droit de retirer cette autorisation à tout moment. Vous pouvez le faire en vous désabonnant du service/newsletter, ou en envoyant un email à privacy@dfr.kyocera.com. Kyocera Document Solutions supprimera alors définitivement vos données personnelles de sa base de données.

Dépôt de plainte

Vous avez le droit de porter plainte auprès d’une autorité de supervision concernant le traitement de vos données personnelles par Kyocera Document Solutions.

Transferts internationaux

Comme indiqué ci-dessus, Kyocera Document Solutions peut transférer vos données personnelles à une filiale ou à une tierce partie située dans un pays différent de celui où se trouve Kyocera Document Solutions France. Si les lois civiles de ce pays ne fournissent pas un niveau de protection adéquat, conformément à la Commission Européenne, Kyocera Document Solutions assurera ce niveau de protection adéquat, en convenant de garanties supplémentaires appropriées avec cette filiale ou ce tiers, par le biais des clauses standards relatives à la protection des données de la Commission Européenne, ou par le biais du bouclier de confidentialité UE-États-Unis. Kyocera Document Solutions doit également vous demander votre consentement explicite au transfert de vos données. Vous pouvez demander une copie des clauses standards relatives à la protection des données en adressant un courrier électronique à Kyocera Document Solutions et en motivant votre demande.

Exercer vos droits et nous contacter

Kyocera Document Solutions dispose d’un réseau de professionnels de la confidentialité, incluant un responsable de la protection des données, pour vous aider dans toutes vos demandes. Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits ou pour toute question concernant ce document, veuillez nous contacter par e-mail, par courrier ou par le formulaire ci-dessous :

e-mail : privacy@dfr.kyocera.com

KYOCERA Document Solutions France
Espace Technologique de Saint Aubin,
Route de l'Orme
91195, Gif sur Yvette cedex
Attn. : Data Protection Officer

Modifications à ce document

En cas de modification à ce document, il sera publié sur notre site web avec la date de publication de la révision.