KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. (" KYOCERA ", "nous" ou "notre "), située à Beechavenue 27, 1119 RA Schiphol-Rijk, Pays-Bas, a publié la présente déclaration de confidentialité (" déclaration ") pour vous informer, l'utilisateur de KYOCERA Cloud Capture ("KCC"), du traitement de vos données personnelles lorsque votre organisation crée un compte utilisateur pour vous et lorsque vous téléchargez et utilisez KCC sur
votre terminal.
INTRODUCTION
KYOCERA Cloud Capture est une solution basée sur le Cloud qui permet aux utilisateurs finaux de numériser, nettoyer, classer, indexer et convertir
facilement les travaux téléchargés/scannés afin de réduire le processus manuel de classification des documents. L'application KCC HyPAS ou d'autres moyens permettent de se connecter à l'aide des informations d'identification de l'utilisateur et d'envoyer les documents numérisés à l'application KCC. Les données à caractère personnel sont traitées afin de fournir aux clients les services de KCC qui assurent le suivi des activités de numérisation pour leurs propres organisations.
Dans cette déclaration, nous expliquerons en détail ce qui suit :
I. À quelles fins nous traitons vos données personnelles ;
II. Sur quelle base juridique nous traitons vos données personnelles ;
III. Avec qui nous partageons vos données personnelles
IV. Vers quels pays nous transférons vos données personnelles ;
V. Pendant combien de temps nous conservons vos données personnelles ; VI. Les mesures techniques et organisationnelles que nous avons mis en place ;
VII. Quels sont vos droits légaux concernant le traitement de vos données personnelles ;
VIII. Nous contacter et autres informations importantes.
A. Envoi de documents numérisés à l'application Web KCC. Afin de finaliser le processus d'envoi de documents téléchargés/scannés vers l'application KCC, KYOCERA traite les métadonnées (adresses IP de l'appareil, numéro de série, nom d'hôte, code pin Admin, numéro de carte d'identité, nom de dossier, nom de fichier, document/image lui-même, attributs des fichiers téléchargés/travaux numérisés, y compris le nom du créateur/éditeur, le nom d'utilisateur, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse de courrier
électronique). KCC ne stocke pas le contenu des documents téléchargés/scannés.
Les documents sont supprimés une fois le travail de numérisation terminé. KDC stocke les fichiers journaux (nom d'utilisateur, nom de fichier) pendant une période maximale de 7 jours.
B. Facturation.
KYOCERA traite le type de licence, l'ID du tenant, la date, l'heure et le nombre d'appareils pour facturer ces services aux clients. Pour afficher l'historique des travaux pour l'utilisateur final, les fichiers journaux (nom d'utilisateur, nom de fichier) sont stockés pour un maximum de 1 000 journaux, un nombre qui peut varier en fonction de la fréquence d'utilisation de l'utilisateur.
C. Gestion du compte utilisateur. KYOCERA obtient des noms et des adresses électroniques soit directement auprès de vous,
soit indirectement auprès d'un client de KYOCERA (probablement votre employeur ou votre organisation) afin que nous puissions configurer et gérer un compte utilisateur pour vous. Notez que nous fournissons ce service en tant que responsable du traitement des données conformément à nos conditions générales relatives au traitement des données, disponibles à l'adresse www.kyoceradocumentsolutions.fr.
D. Maintenance à distance.
Un technicien KYOCERA peut accéder à vos données personnelles, qui sont traitées dans lecompte de l'administrateur local à des fins de correction de bogues ou de dépannage. Notez que nous fournissons ce service en tant que responsable du traitement des données conformément à nos
conditions générales relatives au traitement des données, disponibles à
l'adresse www.kyoceradocumentsolutions.fr.
E. Hébergement.
KYOCERA utilise Google Cloud, Belgique, comme fournisseur de stockage Cloud. Notez que nous fournissons ce service en tant que processeur de données conformément à nos conditions générales de traitement des données, disponibles à l'adresse www.kyoceradocumentsolutions.fr
II. SUR QUELLE BASE JURIDIQUE TRAITONS-NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES ?
KYOCERA traite les données personnelles aux fins mentionnées ci-dessus afin d'exécuter ses droits et obligations contractuels tels que convenus avec ses clients, article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. Dans la mesure où vous, en tant que personne concernée, n'êtes pas partie à un accord entre Kyocera et ses clients, Kyocera traite vos données personnelles sur la base de ses intérêts légitimes, article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. 6(1)(f) RGPD, alors que les obligations contractuelles de Kyocera de fournir des services liés à KCC constituent ses intérêts légitimes
.Nous avons procédé à une évaluation minutieuse de vos droits et libertés fondamentaux et de nos intérêts commerciaux légitimes et nous contrôlons en permanence l'équilibre. Si vous souhaitez toutefois vous opposer au traitement de vos données personnelles, veuillez consulter la section « Vos droits » ci-dessous. Étant donné que le traitement des données à caractère personnel est nécessaire pour que Kyocera puisse fournir KCC, veuillez noter que votre objection au traitement rendra l'utilisation de KCC impossible pour vous. Veuillez noter que dans les cas où Kyocera traite des données personnelles en tant que sous-traitant pour le compte de ses clients, ces derniers sont considérés comme des responsables du traitement des données et sont donc responsables du traitement de vos données personnelles.
III. AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Vos informations personnelles ne seront partagées qu'avec :
+ KYOCERA Document Solutions Development America, Inc. (CA, USA) pour la maintenance à distance ;
+ KYOCERA Document Solutions, Inc., Japan pour les services de maintenance à distance ;
+ KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V., filiale allemande, pour les services de maintenance à distance ;
+ Google Cloud, Belgique, pour la prestation du service Cloud;
Dans la mesure où la loi, la réglementation ou une décision de justice nous oblige à divulguer vos données personnelles, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles en conformité avec cette loi, cette réglementation ou cette décision de justice.
IV. TRANSFERTS INTERNATIONAUX
Lorsque nous transférons (voir ci-dessus à qui nous communiquons vos données à personnelles) vos données personnelles à un prestataire de services basé dans un pays qui n'offre pas un niveau de protection adéquat en vertu du droit national selon la Commission européenne, nous avons assuré ce niveau de protection adéquat en convenant de garanties supplémentaires appropriées avec cette société du groupe ou ce tiers par la conclusion de Clauses contractuelles types telles qu'adoptées par la Commission européenne et de mesures complémentaires. Une liste des pays ayant assuré un niveau de protection adéquat selon la Commission européenne est disponible ici. Vous pouvez demander une copie des clauses contractuelles types en nous envoyant un email motivant votre demande.Nous pouvons également vous demander votre consentement explicite au transfert proposé.
V. PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Dans la mesure du possible, nous avons fixé des périodes de conservation spécifiques pour vos données personnelles.
Ces périodes de conservation spécifiques sont indiquées ci-dessous, ou nous vous les communiquerons au moment où nous commencerons à traiter vos données personnelles, ou avant.Lorsqu'il ne nous est pas possible d'utiliser des périodes de conservation déterminées, nous avons indiqué ci-dessous les critères que nous utilisons pour déterminer les périodes de conservation.
Périodes de conservation spécifiques
Critère (A) Envoi de documents numérisés à l'application de KCC.
Sauf personnalisation par le client de KCC, les fichiers téléchargés/travaux numérisés qui ont expiré sont automatiquement supprimés une fois le travail numérisé terminé.
Critère (B) Facturation.
Afin de nous conformer aux principes comptables généralement admis, nous conservons les rapports de facturation pendant un an
.Critère (C) Gestion des comptes utilisateurs.
Nous conservons vos informations personnelles liées à votre compte utilisateur tant que vous avez un compte utilisateur actif chez nous. Il n'y a aucune obligation de notre part à ce que votre compte soit configuré. Si vous ne vous connectez pas pour la première fois dans les 7 jours suivant la création de votre compte, nous l'effacerons. À la demande explicite de votre organisation, nous supprimons votre compte d'utilisateur. Dans ce cas, nous effacerons votre compte d'utilisateur dans les 30 jours suivant votre demande. Vos données personnelles peuvent être conservées après la suppression de votre compte dans nos systèmes de sauvegarde, et seront automatiquement supprimées après 35 jours. Les comptes d'utilisateur inactifs sont automatiquement supprimés un an après la dernière utilisation
.Critère (D) Maintenance à distance.
Pour les services de maintenance et d'assistance à distance, KYOCERA peut avoir accès à des données personnelles. Les données personnelles traitées pour les services de maintenance à distance seront supprimées 7 jours après la fin des services.
Critères de détermination des durées de conservation
Dans toutes les autres circonstances, nous utilisons les critères suivants pour déterminer la période de conservation applicable :
+ L'évaluation de vos droits et libertés fondamentaux ;
+ La ou les finalités du traitement de vos données personnelles. Nous ne conserverons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire pour la ou les finalités pour lesquelles nous les avons collectées
.+ Toute pratique industrielle ou tout code de conduite pertinent sur la conservation des données personnelles ;
+ Le niveau de risque et de coût associé à la conservation de vos données personnelles (exactes et à jour) ;
+ Si nous avons une base légale valide pour conserver vos données personnelles ;
+ La nature, la portée et le contexte du traitement de vos données personnelles et de notre relation avec vous ;
+ Toute autre circonstance pertinente qui pourrait s'appliquer.
Dans tous les cas, nous conservons vos données personnelles conformément aux exigences légales applicables et nous procédons à des examens périodiques des données personnelles que nous détenons.
VI. LES MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES QUE NOUS AVONS PRISES
Nous prenons très au sérieux la sécurité de vos données personnelles et faisons tous les efforts raisonnables pour les protéger contre la perte, l'utilisation abusive, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation ou la modification.
VII. VOS DROITS
Vous disposez de certains droits légaux dont nous souhaitons vous informer. Le traitement des données à caractère personnel est nécessaire pour atteindre les objectifs susmentionnés afin que KYOCERA puisse se conformer à ses obligations contractuelles envers ses clients. Lorsque KYOCERA traite vos données personnelles en tant que Responsable du traitement, KYOCERA est tenue de se concerter avec le Responsable du traitement des données avant de réaliser votre demande.
Accès. Vous avez le droit de savoir si nous traitons ou non vos informations personnelles et d'obtenir des informations liées à ce traitement.
Rectification. Vous avez le droit de faire rectifier ou compléter vos informations personnelles par nos soins sans retard excessif. Si vous avez créé un compte chez nous, vous avez la possibilité de rectifier ou de compléter vous-même vos informations personnelles
.Droit à l'oubli. Vous avez le droit de faire effacer vos informations personnelles par nos soins sans retard excessif. Ce droit est limité à des motifs spécifiques, par exemple si vous avez retiré votre consentement, ou si vous vous y opposez et qu'il n'existe pas de motifs légitimes prépondérants nous permettant de maintenir le traitement. Si vous avez un compte chez nous, vous avez la possibilité d'effacer vous-même vos données personnelles, auquel cas toutes vos données personnelles sont définitivement supprimées. Afin d'éviter que le compte utilisateur ne soit désactivé, des coordonnées alternatives doivent être fournies
.Restriction du traitement. Vous avez le droit de nous demander de restreindre le traitement de vos informations personnelles sur la base de motifs spécifiques. Il s'agit des motifs suivants : (1) le temps pour nous de vérifier l'exactitude de vos informations personnelles à votre demande ; (2) au lieu de l'effacement du traitement illégal, vous demandez la restriction de l'utilisation ; (3) vous avez besoin d'informations personnelles dans le cadre d'une procédure judiciaire ; ou (4) nous vérifions si nos motifs légitimes l'emportent sur votre objection au traitement
.Droit d'opposition. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment à notre traitement de vos informations personnelles si ce traitement est (1) fondé sur notre intérêt légitime (y compris le fait que nous établissions un profil de vous sur la base de votre consentement) ; (2) à des fins de marketing direct ; ou (3) nécessaire à l'exécution d'une tâche effectuée dans l'intérêt public ou à l'exercice de l'autorité officielle dont nous sommes investis. Nous cesserons de traiter vos informations personnelles sur la base de votre objection, à moins que nous ne démontrions des motifs légitimes impérieux prévalant sur vos intérêts, droits et libertés ou si nous avons besoin de vos informations personnelles dans le cadre d'une procédure judiciaire.
VIII. EXERCER VOS DROITS ET NOUS CONTACTER
Chez KYOCERA, nous disposons d'un réseau de professionnels de la protection de la vie privée, y compris des responsables de la protection des données, pour vous aider à répondre à vos questions. Si vous souhaitez exercer l'un de vos droits, ou si vous avez une question concernant ce document, veuillez nous contacter via notre site internet : Nous contacter I KYOCERA Document Solutions, ou nous envoyer une lettre à l'adresse suivante :
14 Mail du Commandant Cousteau
91300 MASSY
France
EXERCER VOS DROITS ET NOUS CONTACTER MODIFICATIONS DE CE DOCUMENT
Si nous modifions ce document, nous le publierons sur notre site web avec une date de publication révisée et, le cas échéant, nous vous informerons du document modifié via votre compte utilisateur.
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