Kyocera Cloud Information Manager

KYOCERA Document Solutions France ("KYOCERA", "nous" ou "notre"), située à Beechavenue 27, 1119 RA Schiphol-Rijk, Pays-Bas, a publié la présente déclaration de confidentialité ("Déclaration") pour vous informer, l'utilisateur de Kyocera Cloud Information Manager ("KCIM"), du traitement de vos données personnelles lorsque votre organisation utilise KCIM.

INTRODUCTION

KCIM est un logiciel de gestion de documents basé sur le cloud qui permet aux organisations de stocker et de retrouver facilement les documents de l'organisation à l'aide des capacités d'indexation et de recherche avancée de KCIM. Les organisations peuvent classer leurs documents téléchargés et leur attribuer les attributs appropriés pour l'indexation. Les organisations peuvent ensuite facilement rechercher et récupérer ces documents en tapant du texte, qui se rapporte soit à une partie du contenu du document, soit aux métadonnées du document.

L'organisation qui utilise KCIM est considérée comme un contrôleur de données au sens du RGPD et, à ce titre, elle est responsable du traitement de vos données personnelles. KYOCERA fournit KCIM en tant que processeur de données et traite les données personnelles conformément à nos conditions de traitement des données, disponibles sur www.kyoceradocumentsolutions.fr.

Dans cette déclaration, nous expliquerons en détail ce qui suit :

1. À quelles fins nous traitons vos données personnelles ;
2. Sur quelle base juridique nous traitons vos données personnelles ;
3. Avec qui nous partageons vos données personnelles ;
4. Vers quels pays nous transférons vos données personnelles ;
5. Pendant combien de temps nous conservons vos données personnelles ;
6. Quelles sont les mesures techniques et organisationnelles que nous avons prises;
7. Quels sont vos droits légaux concernant le traitement de vos données personnelles;
8. Comment vous pouvez nous contacter et autres informations importantes.

1.  À QUELLES FINS TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES?

A.  Gestion des comptes utilisateurs. KYOCERA traite le nom, le prénom, le nom d'utilisateur et l'adresse électronique d'un utilisateur, soit directement auprès de vous, soit indirectement auprès d'un client de KYOCERA (probablement votre employeur ou votre organisation), afin que nous puissions créer et gérer un compte d'utilisateur pour vous.

B. Mise à disposition de KCIM. Afin de permettre à l'utilisateur d'utiliser KCIM comme convenu, KYOCERA traite les métadonnées liées aux fichiers telles que le nom du fichier, la classification du document, l'historique de visualisation, les fichiers journaux et le contenu des fichiers respectifs.

C. Maintenance à distance. Un collaborateur KYOCERA peut accéder à vos données personnelles, qui sont traitées dans le compte de l'administrateur local, à des fins de correction de bogues ou de dépannage.

D. Hébergement. KYOCERA utilise Google Cloud Platform, Belgique, comme fournisseur de stockage Cloud.

2. SUR QUELLE BASE JURIDIQUE TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

KYOCERA traite les données personnelles aux fins mentionnées ci-dessus afin d'exécuter ses droits et obligations contractuels tels que convenus avec ses clients, article 6(1)(b) RGPD. Dans la mesure où, en tant que personne concernée, vous ne faites pas parti de l'accord entre Kyocera et ses clients, Kyocera traite vos données personnelles sur la base de ses intérêts légitimes, Art. 6(1)(f) RGPD, tandis que les obligations contractuelles de Kyocera de fournir des services liés à KCIM constituent ses intérêts légitimes.

Nous avons procédé à une évaluation minutieuse de vos droits et libertés fondamentaux et de nos intérêts commerciaux légitimes et nous surveillons en permanence cet équilibre. Si vous souhaitez toutefois vous opposer au traitement de vos données personnelles, veuillez consulter la section "Vos droits" ci-dessous. Étant donné que le traitement des données personnelles est nécessaire pour que Kyocera fournisse la solution KCIM, veuillez noter que votre opposition au traitement rendra l'utilisation de la solution KCIM impossible pour vous. Veuillez noter que dans les cas où Kyocera traite des données personnelles en tant que processeur de données pour le compte de ses clients, ces derniers sont considérés comme des contrôleurs de données et sont en tant que tels responsables du traitement de vos données personnelles.

3. AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Vos informations personnelles ne seront partagées qu'avec :

• Google Cloud Japan G.K., pour les services d'hébergement en Belgique
• KYOCERA Document Solutions Development America, Inc. (CA, USA) pour les services de maintenance à distance, uniquement en cas d'urgence ;
• KYOCERA Document Solutions, Inc. (Japon) pour les services de télémaintenance ;
• KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V., succursale en Allemagne, pour les services de télémaintenance.
• Dans la mesure où la loi, la réglementation ou l'ordonnance d'un tribunal nous oblige à divulguer vos données personnelles, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles en conformité avec cette loi, cette réglementation ou cette ordonnance. 

4.   LES TRANSFERTS INTERNATIONAUX

Lorsque nous transférons (voir ci-dessus à qui nous communiquons vos données à caractère personnel) vos données à caractère personnel à un prestataire de services qui est basé dans un pays qui n'offre pas un niveau de protection adéquat par la législation nationale selon la Commission européenne, nous avons assuré ce niveau de protection adéquat en convenant de garanties supplémentaires appropriées avec cette société du groupe ou ce tiers par la conclusion de clauses contractuelles types telles qu'adoptées par la Commission européenne. Vous pouvez demander une copie des clauses contractuelles types en nous envoyant un courriel.

Nous pouvons également vous demander votre consentement explicite au transfert proposé.

5. PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Dans la mesure du possible, nous avons fixé des périodes de conservation spécifiques pour la conservation de vos données à caractère personnel. Ces périodes de conservation spécifiques sont indiquées ci-dessous, ou nous vous les communiquerons au moment ou avant le début du traitement de vos données à caractère personnel.

Lorsqu'il ne nous est pas possible d'utiliser des délais de conservation fixes, nous avons indiqué ci-dessous les critères que nous utilisons pour déterminer les délais de conservation.

Périodes de rétention spécifiques

Objet (A) et (B).  Nous conserverons vos informations personnelles liées à votre compte d'utilisateur tant que vous aurez un compte d'utilisateur actif chez nous. Si vous n'activez pas votre compte d'utilisateur dans les 7 jours suivant la création du compte, nous l'effacerons. En outre, nous supprimons votre compte d'utilisateur lorsque votre organisation cesse d'utiliser KCIM. Vos données personnelles peuvent être stockées après la suppression de votre compte dans le cas où votre organisation utilise vos données personnelles pour marquer des documents.

Votre organisation détermine combien de temps elle conserve les fichiers téléchargés
dans le système. Une fois que le compte KCIM d'une organisation est désactivé,
toutes les données sont supprimées dans les 24 heures.

Objet (C) Maintenance à distance. Pour les services de maintenance et d'assistance à distance, KYOCERA peut avoir accès à des données personnelles. Les données personnelles traitées pour les services de maintenance à distance seront supprimées 7 jours après la fin des services.

Critères de détermination des périodes de conservation

Dans tous les autres cas, nous utilisons les critères suivants pour déterminer la période de rétention applicable :

• L'évaluation de vos droits et libertés fondamentaux ;
• Laou les finalités du traitement de vos données personnelles. Nous ne conserverons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour la ou les finalités pour lesquelles nous les avons collectées.
• Toute pratique industrielle ou code de conduite pertinent sur la conservation des données personnelles ;
• Le niveau de risque et le coût associés à la conservation de vos données personnelles (exactes et à jour) ;
• Si nous disposons d'une base légale valable pour conserver vos données personnelles ;
• La nature, la portée et le contexte du traitement de vos données à caractère personnel et notre relation avec vous;
• Toute autre circonstance pertinente qui pourrait s'appliquer.

6. QUELLES MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES NOUS AVONS PRISES ?

Nous prenons la sécurité de vos données personnelles très au sérieux et nous faisons tous les efforts raisonnables pour protéger vos données personnelles contre la perte, l'utilisation abusive, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation ou la modification. 

7. VOS DROITS

Vous disposez de certains droits légaux dont nous souhaitons vous informer. Le traitement des données à caractère personnel est nécessaire pour atteindre les objectifs susmentionnés afin que KYOCERA puisse se conformer à ses obligations contractuelles envers ses clients. Lorsque KYOCERA traite vos données à caractère personnel en tant que Responsable du traitement, KYOCERA est tenu d'assurer la liaison avec votre organisation avant de donner suite à votre demande.

Accès. Vous avez le droit d'être informé du fait que nous traitons ou non vos données personnelles et d'obtenir des informations sur ce traitement.

Rectification. Vous avez le droit de faire rectifier ou compléter vos informations personnelles par nos soins sans retard injustifié. Si vous avez ouvert un compte chez nous, vous avez la possibilité de rectifier ou de compléter vous-même vos informations personnelles.

Le droit d'être oublié. Vous avez le droit de faire effacer vos informations personnelles par nos soins sans délai excessif. Ce droit est limité à des motifs spécifiques, par exemple si vous avez retiré votre consentement, ou si vous vous y opposez et qu'il n'existe pas de motif légitime impérieux pour que nous maintenions le traitement. Si vous avez un compte chez nous, vous avez la possibilité d'effacer vous-même vos données personnelles, auquel cas toutes vos données personnelles sont définitivement supprimées. Afin d'éviter que le compte d'utilisateur ne soit désactivé, d'autres coordonnées doivent être fournies.

Restriction du traitement. Vous avez le droit de nous demander de restreindre le traitement de vos informations personnelles sur la base de motifs spécifiques. Il s'agit (1) du temps dont nous disposons pour vérifier l'exactitude de vos informations personnelles sur votre demande ; (2) au lieu d'effacer un traitement illégal, vous demandez une restriction d'utilisation ; (3) vous avez besoin d'informations personnelles dans le cadre d'une procédure judiciaire ; ou (4) nous vérifions si nos motifs légitimes l'emportent sur votre objection au traitement.

Droit d'objection. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos informations personnelles si ce traitement est (1) fondé sur notre intérêt légitime (y compris le fait que nous établissions un profil de vous sur la base de votre consentement) ; (2) à des fins de marketing direct ; ou (3) nécessaire à l'exécution d'une mission effectuée dans l'intérêt public ou à l'exercice de l'autorité officielle qui nous est conférée. Nous cesserons de traiter vos informations personnelles sur la base de votre opposition, sauf si nous démontrons des motifs légitimes impérieux qui l'emportent sur vos intérêts, droits et libertés ou si nous avons besoin de vos informations personnelles dans le cadre d'une procédure judiciaire.

Portabilité des données. Nous sommes tenus de vous informer de votre droit à recevoir vos informations personnelles de notre part afin que vous puissiez les transmettre à un autre fournisseur de services. Pour KCIM, cela signifie qu'à votre demande, nous vous fournirons vos informations personnelles liées à votre compte d'utilisateur. Elles ne
comprennent aucune donnée relative à l'appareil, y compris les données qui nous ont été transmises dans un fichier journal.

Retrait du consentement. Si vous nous avez fourni vos informations personnelles sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Vous pouvez le faire en vous désabonnant du service auquel vous vous êtes abonné, le cas échéant. Vous pouvez également le faire en nous envoyant un courrier électronique à l'adresse électronique de confidentialité applicable, comme indiqué ci-dessous. Nous supprimerons alors définitivement vos informations personnelles de notre base de données.

Déposer une plainte. Vous avez le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle, en particulier dans votre pays de résidence, concernant le traitement de vos informations personnelles.

8. EXERCER VOS DROITS ET NOUS CONTACTER

Chez KYOCERA,nous disposons d'un réseau de professionnels de la protection de la vie privée, y compris des responsables de la protection des données, pour vous aider à répondre à vos questions. Si vous souhaitez exercer l'un de vos droits, ou si vous avez une question concernant ce document, veuillez nous contacter par e-mail, ou nous envoyer une lettre à l'adresse suivante :

 KYOCERA Document Solutions France S.A.S.

Espace Technologique de Saint-Aubin, Route de l’Orme,

91195 Gif-sur-Yvette Cedex - France

9. MODIFICATIONS APPORTÉES À CE DOCUMENT

Dans le cas où nous modifions ce document, nous le publierions sur notre site web avec une date de publication révisée et, le cas échéant, nous vous informerons du document modifié via votre compte utilisateur.