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    Kyocera Cloud Print and Scan : Déclaration de confidentialité

    Dernière modification : Août 2022
    hands typing on a laptop

    KYOCERA Document Solutions Europe B.V. (" KYOCERA ", " nous " ou " notre "), située à Bloemlaan 4, 2132NP Hoofddorp, Pays-Bas, a publié la présente déclaration de confidentialité (" déclaration ") pour vous informer, l'utilisateur de KYOCERA Cloud Print and Scan (" KCPS "), du traitement de vos données personnelles lorsque votre organisation crée un compte utilisateur pour vous et lorsque vous téléchargez et utilisez KCPS sur
    votre terminal. 

    INTRODUCTION

    KCPS est une solutionbureautique basée sur le Web qui permet aux administrateurs de bureau deconfigurer et de gérer facilement les comptes utilisateurs, d'enregistrer les multifonctionséquipés HyPAS et de suivre les activités d'impression et de numérisation deleur propre organisation. En outre, KCPS permet aux utilisateurs finaux d'imprimer et de numériser à partir de leur terminal, de relier leur compte de stockage Cloud à leur compte KCPS et d'imprimer ou de numériser des tâches sur leur imprimante enregistrée au sein de leur organisation.

    Dans cette déclaration, nous expliquerons en détail ce qui suit : 

    1. À quelles fins nous traitons vos données personnelles ;
    2. Sur quelle base juridique noustraitons vos données personnelles ;
    3. Avec qui nous partageons vos données personnelles ; 
    4. Vers quels pays nous transférons vos données personnelles
    5. Pendant combien de temps nous conservons vos données personnelles ;
    6. Les mesures techniques et organisationnelles que nous avons mis en place;
    7. Quels sont vos droits légaux concernant le traitement de vos données        personnelles;
    8. Nous contacter et autres informations importantes. 

    À QUELLES FINS NOUS TRAITONS VOS DONNÉES JURIDIQUES

    A. Impression et numérisation. Afin de mener à bien les tâches d'impression et de numérisation, KYOCERA traite les métadonnées (adresses IP des appareils, numéro de série, nom d'hôte, date de création de la tâche, nom de la tâche d'impression/de numérisation, exécution de la tâche, nombre de pages, nom du fichier, taille, numéro de badge d’impression/numérisation et date d'enregistrement). KCPS stocke le contenu des documents imprimés/numérisés pendant une période maximale de 8 jours.

    B. Facturation. KYOCERA traite le type de licence, l'ID du tenant, la date, l'heure, le nombre de périphériques pour facturer ces services aux clients.

    C.  Gestion des comptes utilisateurs. KYOCERA obtient des noms et des adresses e-mail soit directement de votre part, soit indirectement d'un client de KYOCERA (probablement votre employeur ou votre organisation) afin de pouvoir configurer et gérer un compte utilisateur pour vous. Notez que nous fournissons ce service en tant que processeur de données conformément à nos conditions générales de traitement des données, disponibles sur www.kyoceradocumentsolutions.fr.

    D. Maintenance à distance. Un ingénieur service KYOCERA peut accéder à vos données personnelles, qui sont traitées dans le compte de l'administrateur local à des fins de correction de bug ou de dépannage.  Notez que nous fournissons ce service en tant que processeur de données conformément à nos conditions générales de traitement des données, disponibles sur www.kyoceradocumentsolutions.fr.

    E. Hébergement. KYOCERA utilise Amazon Web Services, Allemagne, comme fournisseur de stockage Cloud. Notez que nous fournissons ce service en tant que processeur de données conformément à nos Conditions générales de traitement des données, disponibles sur www.kyoceradocumentsolutions.eu.

    SUR QUELLE BASE JURIDIQUE NOUS TRAITONS VOS DONNÉES

    KYOCERA traite les données personnelles aux fins mentionnées ci-dessus afin d'exécuter ses droits et obligations contractuels tels que convenus avec ses clients, article 6(1)(b) RGPD. Dans la mesure où, en tant que personne concernée, vous n'êtes pas partie à l'accord entre Kyocera et ses clients, Kyocera traite vos données personnelles sur la base de ses intérêts légitimes, Art. 6(1)(f) RGPD, tandis que les obligations contractuelles de Kyocera de fournir des services liés au KCPS constituent ses intérêts légitimes.

    Nous avons procédé à une évaluation minutieuse de vos droits et libertés fondamentaux et de nos intérêts commerciaux légitimes et nous surveillons en permanence cet équilibre. Si vous souhaitez toutefois vous opposer au traitement de vos données personnelles, veuillez consulter la section "Vos droits" ci-dessous. Étant donné que le traitement des données à caractère personnel est nécessaire pour que Kyocera puisse fournir KCPS, veuillez noter que votre opposition au traitement rendra l'utilisation de KCPS impossible pour vous. Veuillez noter que dans les cas où Kyocera traite des données personnelles en tant que processeur de données pour le compte de ses clients, ces derniers sont considérés comme des contrôleurs de données et sont en tant que tels responsables du traitement de vos données personnelles.

    AVEC QUI NOUS PARTANGEONS VOS DONNÉES PERSONNELLES

    Vos informations personnelles ne seront partagées qu'avec :

    • KYOCERA Document Solutions Development America, Inc. (CA, USA) pour la maintenance à distance ;
    • KYOCERA Document Solutions, Inc., Japan pour les services de maintenance à distance ;
    • KYOCERA Document Solutions Europe B.V., filiale allemande, pour les services de maintenance à distance ; Amazon Web Services, Allemagne, pour la prestation du service Cloud ;
    • Dans la mesure où la loi, la réglementation ou une décision de justice nous oblige à divulguer vos données personnelles, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles en conformité avec cette loi, cette réglementation ou cette décision de justice.

    Transferts internationaux

    Lorsque nous transférons (voir ci-dessus à qui nous partageons vos données personnelles) vos données personnelles à un prestataire de services basé dans un pays qui n'offre pas un niveau de protection adéquat en droit interne selon la Commission européenne, nous avons assuré ce niveau de protection adéquat en convenant de garanties supplémentaires appropriées avec cette société du groupe ou ce tiers par la conclusion de clauses contractuelles types telles qu'adoptées par la Commission européenne et de mesures supplémentaires. Une liste des pays qui ont assuré un niveau de protection adéquat selon la Commission européenne est disponible ici. Vous pouvez demander une copie des Clauses Contractuelles Types en nous envoyant un e-mail, en motivant votre demande.

    Autrement, nous pouvons vous demander votre consentement explicite au transfert proposé.

    PENDANT COMBIEN DE TEMPS NOUS CONSERVONS VOS DONNÉES PERSONNELLES

    Dans la mesure du possible, nous avons fixé des périodes de rétention spécifiques pour conserver vos données personnelles. Ces périodes de conservation spécifiques sont indiquées ci-dessous, ou nous vous les communiquerons au moment ou avant de commencer à traiter vos données personnelles.

    Lorsqu'il ne nous est pas possible d'utiliser des périodes de conservation fixes, nous avons indiqué ci-dessous les critères que nous utilisons pour déterminer les périodes de conservation. 

    Périodes de conservation spécifiques

    Critère (A) Impression et numérisation. Sauf personnalisation par le client KCPS, les travaux d'impression et de numérisation expirés sont automatiquement supprimés après 8 jours.

    Critère (B) Facturation. Afin de nous conformer aux principes comptables généralement admis, nous conservons les rapports de facturation pendant un an.

    Critère (C) Gestion des comptes utilisateurs. Nous conservons vos informations personnelles liées à votre compte utilisateur tant que vous avez un compte utilisateur actif chez nous. Il n'y a aucune obligation de notre part à ce que votre compte soit configuré. Si vous ne vous connectez pas pour la première fois dans les 7 jours suivant la création de votre compte, nous l'effacerons. À la demande explicite de votre organisation, nous supprimons votre compte d'utilisateur. Dans ce cas, nous effacerons votre compte d'utilisateur dans les 30 jours suivant votre demande. Vos données personnelles peuvent être conservées après la suppression de votre compte dans nos systèmes de sauvegarde, et seront automatiquement supprimées après 35 jours. Les comptes d'utilisateur inactifs sont automatiquement supprimés un an après la dernière utilisation.

    Critère (D) Maintenance à distance. Pour les services de maintenance et d'assistance à distance, KYOCERA peut avoir accès à des données personnelles. Les données personnelles traitées pour les services de maintenance à distance seront supprimées 7 jours après la fin des services.

    Critères de détermination des périodes de conservation

    Dans toutes les autres circonstances, nous utilisons les critères suivants pour déterminer la période de conservation applicable :

    • L'évaluation de vos droits et libertés fondamentaux 
    • La ou les finalités du traitement de vos données personnelles. Nous ne conserverons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire pour la ou les finalités pour lesquelles nous les avons collectées.
    • Toute pratique industrielle ou tout code de conduite pertinent sur la conservation des données personnelles ;
    • Le niveau de risque et de coût associé à la conservation de vos données personnelles (exactes et à jour) ;
    • Si nous avons une base légale valide pour conserver vos données personnelles
    • La nature, la portée et le contexte du traitement de vos données personnelles et de notre relation avec vous ;
    • Toute autre circonstance pertinente qui pourrait s'appliquer.

    Dans tous les cas, nous conservons vos données personnelles conformément aux exigences légales applicables et nous procédons à des examens périodiques des données personnelles que nous détenons.

    LES MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES QUE NOUS AVONS MIS EN PLACE

    Nous prenons la sécurité de vos données personnelles très au sérieux et faisons tous les efforts raisonnables pour protéger vos données personnelles contre la perte, l'utilisation abusive, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation ou la modification.

    QUELS SONT VOS DROITS LÉGAUX CONCERNANT LE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

    Vous disposez de certains droits légaux dont nous souhaitons vous informer. Le traitement des données à caractère personnel est nécessaire pour atteindre les objectifs susmentionnés afin que KYOCERA puisse se conformer à ses obligations contractuelles envers ses clients. Lorsque KYOCERA traite vos données à caractère personnel en tant que Responsable du traitement, KYOCERA est tenue de se concerter avec le Responsable du traitement des données avant de réaliser votre demande.

    Accès. Vous avez le droit de savoir si nous traitons ou non vos informations personnelles et d'obtenir des informations liées à ce traitement.

    Rectification. Vous avez le droit de faire rectifier ou compléter vos informations personnelles par nos soins sans retard excessif. Si vous avez créé un compte chez nous, vous avez la possibilité de rectifier ou de compléter vous-même vos informations personnelles.

    Droit à l'oubli. Vous avez le droit de faire effacer vos informations personnelles par nos soins sans retard excessif. Ce droit est limité à des motifs spécifiques, par exemple si vous avez retiré votre consentement, ou si vous vous y opposez et qu'il n'existe pas de motifs légitimes prépondérants nous permettant de maintenir le traitement. Si vous avez un compte chez nous, vous avez la possibilité d'effacer vous-même vos données personnelles, auquel cas toutes vos données personnelles sont définitivement supprimées. Afin d'éviter que le compte utilisateur ne soit désactivé, des coordonnées alternatives doivent être fournies.

    Restriction du traitement. Vous avez le droit de nous demander de restreindre le traitement de vos informations personnelles sur la base de motifs spécifiques. Il s'agit des motifs suivants : (1) le temps pour nous de vérifier l'exactitude de vos informations personnelles à votre demande ; (2) au lieu de l'effacement du traitement illégal, vous demandez la restriction de l'utilisation ; (3) vous avez besoin d'informations personnelles dans le cadre d'une procédure judiciaire ; ou (4) nous vérifions si nos motifs légitimes l'emportent sur votre objection au traitement.

    Droit d'opposition. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment à notre traitement de vos informations personnelles si ce traitement est (1) fondé sur notre intérêt légitime (y compris le fait que nous établissions un profil de vous sur la base de votre consentement) ; (2) à des fins de marketing direct ; ou (3) nécessaire à l'exécution d'une tâche effectuée dans l'intérêt public ou à l'exercice de l'autorité officielle dont nous sommes investis. Nous cesserons de traiter vos informations personnelles sur la base de votre objection, à moins que nous ne démontrions des motifs légitimes impérieux prévalant sur vos intérêts, droits et libertés ou si nous avons besoin de vos informations personnelles dans le cadre d'une procédure judiciaire.

    Portabilité des données. Nous sommes tenus de vous informer de votre droit de recevoir vos informations personnelles de notre part afin que vous puissiez transmettre ces informations personnelles à un autre prestataire de services.

    Retrait du consentement. Si vous nous avez fourni vos informations personnelles sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Vous pouvez le faire en vous désinscrivant du service auquel vous vous êtes abonné, le cas échéant. Nous supprimerons alors définitivement vos informations personnelles de notre base de données.

    Dépôt d'une plainte. Vous avez le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de surveillance, en particulier dans le pays de votre résidence, concernant notre traitement de vos informations personnelles. Vous pouvez trouver une liste complète des autorités de surveillance ici.

    EXERCER VOS DROITS ET NOUS CONTACTER

    Chez KYOCERA, nous disposons d'un réseau de professionnels de la protection de la vie privée, y compris des responsables de la protection des données, pour vous aider à répondre à vos questions. Si vous souhaitez exercer l'un de vos droits, ou si vous avez une question concernant ce document, veuillez nous contacter via notre site internet : Nous contacter I KYOCERA Document Solutions, ou nous envoyer une lettre à l'adresse suivante :

    KYOCERA Document Solutions France 

    Espace Technologique de Saint Aubin, Route de l’Orme

    91195 gif-sur-Yvette - France

    Tél : +33(0) 1 69 85 26 00

     

    MODIFICATIONS DE CE DOCUMENT

    Si nous modifions ce document, nous le publierons sur notre site web avec une date de publication révisée et, le cas échéant, nous vous informerons du document modifié via votre compte utilisateur.

    Téléchargez la déclaration de confidentialité

    • KCPS Déclaration de confidentialité (Français).pdf (20210629 KCPS Déclaration de confidentialité.pdf)
      • 129 KB
      • PDF

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