Quel est le futur de la gestion de contenu ?

Après des années de domination de la gestion de contenu d’entreprise, une nouvelle technologie commence à la défier pour lui ravir la première place. 

Le travail sur des dossiers et des documents occupe en moyenne presque les deux tiers de la journée d’un travailleur, obligeant les entreprises à utiliser des systèmes de gestion de contenu d’entreprise (GCE) pour faire face au volume considérable de contenu. De tels outils permettent aux organisations de coordonner toute leur documentation en un seul endroit unifié.

Cependant, beaucoup d’entreprises ont estimé qu’elles sont prêtes à développer et même, dans certains cas, à aller au-delà de la GCE, indiquant ainsi qu’elles adoptent aujourd’hui la flexibilité de la gestion de contenu dématérialisée.
Ce n’est que le début, mais la capacité du Cloud à accélérer la collaboration, à faciliter la création d’apps innovantes et à offrir un stockage permanent à faible coût, signifie qu’il représente sans aucun doute le futur de la gestion de contenu.

Le développement de la GCE au fil des ans

Le GCE existe depuis un quart de siècle et s’est sans cesse améliorée au cours des années, conservant les principales fonctionnalités du modèle basique d’une suite complexe de technologies qui ont fait son succès, mises en oeuvre sur les lieux d’exploitation. Les propriétaires d’entreprises se sont parfois sentis submergés par le nombre de fonctionnalités techniques, en particulier lorsque les organisations ont dû incorporer plus d’une seule GCE, et parfois même une par département. Grouper toutes les couches de logiciel en un système monolithique s’est avéré être terriblement difficile pour les départements IT.

“84% des entreprises vont envisager d’utiliser
la technologie dématérialisée dans la gestion de contenu”

La gestion de contenu se trouve clairement dans une période de transition entre les services GCE et les plates-formes dématérialisées. De plus en plus d’entreprises choisissent les services infonuagiques ou des options hybrides pour les aider à traiter toute la documentation qui circule à travers leur organisation, en utilisant le procédé le plus économiquement efficace et le plus simple, comme le montre une étude de l’AIIM. Les modèles hybrides présentent cependant des risques, tels que le lieu de stockage de l’information, la dépréciation des investissements en produits hardware sur site, et la transition elle-même, qui, si elle est réalisée rapidement, peut occasionner des coûts élevés et des complications importantes, en particulier si l’infrastructure n’est pas encore prête pour la migration.

La technologie dématérialisée, c’est la technologie du futur

Tous les problèmes posés par la GCE ont incité Gartner à considérer que la technologie peut évoluer vers le Cloud à l’ère numérique. L’entreprise de recherche a inventé un nouveau concept, les services de contenu, qui seraient compatibles avec la dématérialisation, flexibles et dynamiques. Plutôt que d’adopter un système autonome, les entreprises concevraient leurs propres systèmes sur mesure. La terminologie est moins importante que la prise de conscience du fait que l’environnement de l’entreprise évolue, et que les entreprises éprouvent de plus en plus de difficultés à gérer le tsunami de contenu et de données provenant de la pléthore de dispositifs, à l’ère de la transformation numérique. Les travaux de recherche partagent la vision de Gartner selon laquelle la GCE sur site est en train d’être remplacée dans une certaine mesure. Une étude portant sur 231 entreprises et réalisée par l’AIIM au début de cette année a révélé un important désir de changement de leur gestion des contenus. Seules 15% des entreprises sondées ont déclaré avoir l’intention d’évoluer vers une solution sur site, tandis qu'un tiers d’entre elles avaient opté pour une solution dématérialisée et 51% développaient une solution hybride, combinant une gestion de contenu sur site avec des services infonuagiques. L’approche hybride est compréhensible lorsque l’on prend en considération les montants dépensés au fil des années dans les solutions héritées. L’hybride peut constituer une solution temporaire efficace à mesure que davantage de services de contenu migrent vers le Cloud. L’enthousiasme croissant pour la gestion de contenu dématérialisée a conduit l’organisme de recherche "Markets and Markets" à prédire que le marché de la gestion de contenu d’entreprise (GCE) dématérialisée croîtra de 9,77 milliards de dollars américains en 2017 à 34,42 milliards de dollars américains en 2022.

Les services dématérialisés présentent plusieurs avantages appréciables

Une des idées maîtresses sous-jacentes à la mise en oeuvre d’une GCE sur site était de mettre le contenu à disposition en ligne, lorsque l’on pouvait y accéder plus facilement que sous la forme papier. Mais avec le Cloud, le contenu est encore plus facilement disponible. Les travailleurs situés dans des régions éloignées, y compris ceux qui se trouvent dans des zones horaires différentes, sont en mesure de collaborer aisément en accédant aux documents dans le Cloud n’importe où dans le monde et sur de multiples dispositifs.

Le travail sur du contenu dématérialisé attire aussi les « millennials », qui constitueront les trois quarts de la main-d’oeuvre en 2020 et qui s’attendent à utiliser les technologies automatisées les plus sophistiquées. En outre, le Cloud peut offrir une échelle plus vaste. Dans le Cloud, une capacité de stockage supplémentaire est disponible chaque fois qu’une entreprise a besoin de s’étendre.

Libérer les entreprises pour de meilleures performances

En hébergeant votre gestion de contenu dans le Cloud, vous libérez les budgets des contraintes d’investissements lourds dans le hardware des technologies sur site. Le département IT dépense moins d’argent pour les coûts initiaux de la GEC, et il ne doit pas consacrer de temps à une maintenance continuelle. En conséquence de quoi, les professionnels de l’IT peuvent se concentrer sur des tâches plus innovantes pour moderniser le vécu de l’utilisateur, par exemple en développant des interfaces utilisateur personnalisées et de nouvelles apps.

L’IT n’est pas le seul département à pouvoir bénéficier d'un stockage dématérialisé. Le Cloud facilite l’automatisation des technologies nécessaires aux comptes créditeurs, à la gestion des contrats, à la gestion de la correspondance et au traitement des factures. La gestion de contenu dans le Cloud permet de tout concentrer en un même endroit, depuis l’inventaire jusqu’aux contrats de service, et de le partager avec les employés autorisés. Elle facilite la communication entre différents départements de l’entreprise, tels que les départements juridique, des ressources humaines et financier.

Le Cloud est l’innovation la plus récente

Il existe déjà quelques exemples innovants de services de contenu dématérialisés dont les utilisateurs apprécient leur capacité à tirer avantage de la flexibilité de ces services. Plutôt que d’acheter des systèmes prêts à l’usage qui sont simplement conçus pour gérer du contenu, ils peuvent plus facilement intégrer la gestion de contenu et les processus d’entreprise. IBM a déclaré que beaucoup d’organisations mélangent dans le Cloud leurs contenus, processus et fonctions de collaboration précédemment séparés. Certaines entreprises pensent également que la prochaine étape du développement de la technologie dématérialisée sera l’utilisation de la robotique et de l’IA en vue d’obtenir des points de vue utiles sur les activités à partir du contenu mémorisé, plutôt que de procéder à partir de mégadonnées. Le développement de ces nouveaux outils est susceptible de révolutionner la gestion de contenu dans le Cloud. Les avantages pour ces entreprises qui abandonnent leurs systèmes existants et font le saut vers le dématérialisé s’accroîtront exponentiellement.