Les solutions Cloud par rapport aux solutions sur site

Le débat entre les solutions basées sur le Cloud et les systèmes de stockage traditionnels sur site continue de diviser les opinions. Cependant, avec l'avènement de technologies plus sophistiquées et plus rentables, il est de plus en plus difficile d'ignorer les avantages des solutions Cloud. Les entreprises, en particulier les petites et moyennes entreprises (PME), reconnaissent désormais les avantages stratégiques offerts par les services Cloud. 

Kyocera Cloud Capture (KCC) est une solution de capture de documents basée sur le cloud qui rationalise les flux de travail en numérisant les documents papier et en offrant une intégration directe avec les plateformes de stockage cloud les plus répandues, telles que Kyocera Cloud Information Manager, Sharepoint, OneDrive Business ou Google Drive. 

Examinons les avantages des solutions Cloudpar rapport aux systèmes sur site, en prenant l'exemple de KCC.

L'investissement initial plus faible et maintenance réduite

L'un des avantages les plus convaincants des meilleurs logiciels de gestion documentaire basés sur le cloud est la possibilité de réaliser d'importantes économies. Les solutions traditionnelles sur site nécessitent un investissement initial substantiel dans les serveurs, le stockage, les licences logicielles, ainsi que des dépenses permanentes de maintenance, de mises à jour et de sécurité. En outre, ces coûts ne sont pas ponctuels ; les entreprises doivent allouer un budget au personnel informatique pour gérer l'infrastructure et résoudre les problèmes inattendus du système.

KCC allège ces charges financières. Cette solution Kyocera ne nécessite pas de matériel coûteux, de construction de serveur ou de maintenance continue. Les entreprises s'inscrivent simplement au service et le déploient instantanément. Cette installation rapide et sans souci en fait une option attrayante pour les PME et toutes les autres entreprises qui disposent souvent de ressources informatiques limitées. 

En adoptant une solution de gestion documentaire basée sur le cloud comme KCC, les entreprises peuvent réorienter leurs budgets vers des initiatives plus stratégiques plutôt que vers des coûts d'infrastructure permanents. 

Déploiement rapide et facile de solutions Cloud

Les solutions sur site impliquent souvent de longs processus de déploiement, nécessitant beaucoup de temps et d'expertise technique pour installer et configurer le matériel et les logiciels nécessaires. Pour les entreprises disposant de ressources informatiques limitées, cela peut constituer un obstacle important à l'amélioration de leurs capacités de gestion documentaire.

En revanche, KCC, le logiciel de capture de documents basé sur le cloud de Kyocera, offre un processus de déploiement rapide et simple. Les entreprises peuvent commencer à envoyer leurs documents numérisés directement depuis leur multifonction Kyocera vers la solution de stockage Cloud de leur choix, immédiatement après avoir déployé KCC et défini leurs flux de numérisation préférés. Avec ce logiciel Kyocera, il n'est pas nécessaire de se préoccuper de l'installation de serveurs ou de configurations complexes. Cette facilité d'utilisation permet aux entreprises de rester agiles et de s'adapter rapidement aux changements dans leur flux de travail sans les retards associés aux configurations traditionnelles sur site.

L'évolutivité et la flexibilité des solutions Cloud

L'un des plus grands défis des solutions sur site est l'évolutivité. La croissance d'une entreprise s'accompagne d'une augmentation du volume de données qu'elle doit gérer. L'extension d'un système sur site nécessite l'achat de matériel supplémentaire, la reconfiguration de l'infrastructure, voire la révision des systèmes existants pour répondre aux nouvelles exigences. Cette approche prend non seulement du temps, mais peut aussi s'avérer très coûteuse.

Les logiciels de capture de documents basés sur l'informatique en nuage, en revanche, sont conçus pour évoluer sans effort. KCC, associé à un système de stockage en nuage, offre une flexibilité que les systèmes sur site ne peuvent tout simplement pas égaler. Cette évolutivité garantit que votre système de capture de documents basé sur le cloud se développe en même temps que votre entreprise, sans encourir de dépenses ou de complications inutiles. Nous vous recommandons de mettre en place un système de sécurité solide pour protéger efficacement votre solution de gestion de documents en pleine croissance.de manière efficace.

Amélioration de l'accessibilité et de la collaboration

Les employés ont souvent besoin d'accéder à des documents à partir de différents endroits, qu'ils travaillent au bureau, à la maison ou en déplacement. Les solutions sur site limitent l'accessibilité car elles exigent généralement que les utilisateurs soient connectés au réseau local pour récupérer les documents.

Les solutions de capture de documents dans le nuage comme KCC éliminent ces obstacles. KCC s'intègre de manière transparente aux plateformes de stockage en nuage les plus répandues, ce qui permet aux utilisateurs de capturer, de stocker et d'accéder aux documents depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet, favorisant ainsi une collaboration et une productivité accrues.

En numérisant les documents et en les rendant facilement accessibles dans le nuage, les employés peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin quand ils en ont besoin, ce qui permet de rationaliser les flux de travail et de minimiser les retards. Cela est particulièrement bénéfique pour les PME et toutes les autres entreprises, où le travail à distance et l'accès mobile deviennent de plus en plus des pratiques courantes.

Intégration transparente avec les environnements en nuage existants

De nombreuses entreprises ont déjà adopté des solutions de stockage en nuage, telles que KCIM, Google Drive, OneDrive ou SharePoint. Les systèmes de stockage sur site ont souvent du mal à s'intégrer à ces environnements externes, ce qui crée des frictions dans les flux de travail et nécessite des processus manuels pour déplacer les documents entre les systèmes.

KCC est conçu pour fonctionner de manière transparente avec les environnements en nuage que les entreprises utilisent déjà. Les documents capturés et traités par KCC peuvent être automatiquement envoyés vers la destination cloud spécifiée, ce qui permet aux utilisateurs de stocker et de gérer leurs documents dans une plateforme centralisée et familière. Cette intégration rationalise le flux de travail, réduit les tâches manuelles et améliore la productivité globale.

 Les avantages des solutions Cloud par rapport aux solutions sur site

Les avantages des solutions en nuage par rapport aux systèmes de stockage sur site sont évidents. Qu'il s'agisse d'économies, d'évolutivité ou d'accessibilité et d'intégration améliorées, les services basés sur le cloud tels que Kyocera Cloud Capture offrent une approche plus flexible, plus efficace et plus fiable de la gestion des documents.

Pour les entreprises et les groupes de travail, l'adoption de solutions cloud telles que KCC peut favoriser la transformation numérique, réduire les coûts opérationnels et améliorer l'efficacité des flux de travail. En optant pour un système de capture de documents basé sur le cloud, les entreprises peuvent rester agiles et compétitives dans un paysage numérique en constante évolution. N'hésitez pas à contacter notre équipe pour en savoir plus sur KCC.