L'importance des solutions de capture dans le cloud

La collaboration efficace entre les équipes est essentielle pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur productivité, favoriser l'innovation et renforcer leurs performances globales. Cependant, la collaboration ne se limite pas aux interactions en présentiel au sein d’un même bureau. Le télétravail, les projets interservices et les équipes réparties à l’international ont rendu la collaboration plus complexe et plus dépendante de la technologie. Pour qu’une collaboration soit réussie, les entreprises ont besoin de solutions qui simplifient la communication, facilitent le partage de documents et assurent un accès facile à l’information.

Les solutions de capture cloud comme Kyocera Cloud Capture (KCC) sont conçues pour faciliter une collaboration plus fluide entre les équipes. En numérisant les documents papier et en s’intégrant parfaitement aux plateformes de stockage cloud, KCC aide les entreprises à casser les silos d’information, rendant ainsi la collaboration entre les équipes plus simple, quel que soit leur emplacement.

Surtout dans un environnement de travail de plus en plus digitalisé et hybride, la collaboration entre équipes est confrontée à de nombreux défis. Si l’une de ces difficultés courantes impacte votre entreprise, KCC pourrait être la solution idéale.

1. Silos d’information : Les différents départements stockent souvent les informations dans des systèmes ou emplacements distincts, ce qui rend difficile le partage des documents et des données entre les équipes. Cela entraîne un manque de visibilité sur des informations importantes et freine une collaboration efficace.
2. Accès incohérent : Les employés travaillant à distance ou dans des bureaux différents ont du mal à accéder aux documents nécessaires. Ce problème est aggravé lorsque les documents sont stockés sur des serveurs locaux ou dans des classeurs physiques.
3. Processus chronophages : La gestion manuelle des documents, comme le scan et le téléchargement des fichiers sur des espaces partagés, leur indexation, puis leur envoi aux bonnes personnes, prend beaucoup de temps et augmente le risque d’erreurs.
4. Problèmes de sécurité : Le partage de documents sensibles, tels que des contrats ou des états financiers, via des méthodes traditionnelles (e-mail, courrier physique) soulève des questions de sécurité. Les équipes ont besoin d’un moyen sécurisé pour gérer et partager leurs documents tout en protégeant les informations sensibles.

Les solutions de capture cloud transforment la collaboration

Les solutions de capture cloud sont conçues pour numériser les documents papier, automatiser les flux de travail et s’intégrer aux plateformes de stockage cloud, rendant ainsi l’information facilement accessible à toutes les équipes. Un exemple phare est Kyocera Cloud Capture (KCC).

Voici comment les solutions de capture cloud comme KCC améliorent la collaboration entre équipes :

Accès centralisé à l’information

Lorsque les documents sont stockés dans le cloud, ils sont accessibles aux membres autorisés de l’équipe, quel que soit leur emplacement. KCC permet aux utilisateurs de capturer des documents directement depuis un multifonction Kyocera (MFP) et de les envoyer vers des plateformes de stockage cloud spécifiées telles que Google Drive, OneDrive Business, SharePoint ou Kyocera Cloud Information Manager (KCIM).

En envoyant les documents dans le cloud, KCC supprime le besoin pour les employés de passer du temps à chercher des fichiers physiques ou à coordonner avec d’autres départements pour obtenir les informations nécessaires. Les équipes peuvent accéder en temps réel aux documents dont elles ont besoin, facilitant ainsi une collaboration plus fluide et une prise de décision plus rapide.

Intégration transparente avec les environnements Cloud  existants

MDe nombreuses entreprises utilisent déjà des solutions de stockage en nuage pour faciliter la collaboration. Cependant, le téléchargement de documents sur ces plateformes peut s'avérer fastidieux si le processus de capture n'est pas intégré. KCC s'intègre directement aux solutions de stockage en nuage les plus répandues, telles que Google Drive, OneDrive et SharePoint, ce qui permet aux utilisateurs de capturer, de traiter et de stocker des documents de manière transparente.

Cette intégration transparente signifie que les équipes peuvent continuer à utiliser leurs environnements cloud préférés sans se soucier des processus de transfert compliqués. Lorsqu'un document est numérisé par KCC, il est automatiquement synchronisé avec la plateforme cloud spécifiée, ce qui le rend immédiatement accessible pour la collaboration. collaboration. 
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Intégration transparente avec les environnements cloud existants

De nombreuses entreprises utilisent déjà des solutions de stockage cloud pour faciliter la collaboration. Cependant, le téléchargement de documents sur ces plateformes peut rester laborieux si le processus de capture n’est pas intégré. KCC s’intègre directement aux solutions de stockage cloud les plus utilisées comme Google Drive, OneDrive et SharePoint, permettant aux utilisateurs de capturer, traiter et stocker les documents de manière fluide.

Cette intégration transparente permet aux équipes de continuer à utiliser leur environnement cloud préféré sans se soucier de processus de transfert compliqués. Lorsqu’un document est scanné via KCC, il se synchronise automatiquement avec la plateforme cloud spécifiée, le rendant immédiatement accessible pour la collaboration.

Collaboration entre équipes : l’importance des solutions de capture cloud

Cependant, la collaboration entre équipes est souvent freinée par des silos d'information, un accès incohérent aux documents et des processus manuels chronophages.

Kyocera Cloud Capture répond à ces défis en proposant une solution simplifiée de gestion documentaire dans le cloud.

En numérisant les documents papier et en s’intégrant aux environnements cloud existants, KCC rend l’information accessible à tous les membres de l’équipe, optimise les flux de travail documentaires et facilite la collaboration à distance.

Cette accessibilité améliorée et cette efficacité accrue permettent aux équipes de travailler ensemble plus efficacement, de partager l’information sans friction, et de contribuer à la réussite de l’entreprise.
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