Les entreprises, quelle que soit leur taille, ont souvent une pléthore de systèmes d’impression dont elles ignorent les coûts de fonctionnement.
Un audit des moyens d’impression peut s’avérer indispensable à condition d’être mené par un spécialiste des processus documentaires.
A l’heure d’Internet et de la dématérialisation, les entreprises continuent de recourir massivement aux solutions d’impression.
Qu’il s’agisse d’imprimantes, de copieurs ou de multifonctions, ces systèmes d’impression trônent dans tous les bureaux engendrant leurs besoins de consommables (cartouches, papiers…), de maintenance et de suivi informatique (mise à jour des drivers…).
Par ailleurs, l’équipement ne répond pas toujours à des besoins « rationnels ».
Afin de ne pas froisser un directeur ou un service, on acceptera pour le premier qu’il ait son imprimante personnelle et pour le second qu’il ne partage pas son périphérique avec un autre département. Sans compter parfois, le flou sur la politique achat : à qui cela revient-il ? La direction des achats ? La DSI ? Et qui gère la maintenance et le suivi des consommables ? Ces éléments grèvent la productivité et surtout coûtent chers à l’entreprise. Une étude d’IDC notait il y a plus de trois ans, que les coûts d'impression à eux seuls représentent 1 à 3% du chiffre d'affaires annuel des organisations.
Pas sur que la proportion ait beaucoup évolué depuis.
Afin d’enrayer cette spirale, il est donc indispensable pour l’entreprise de connaître son parc et de faire l’analyse de ses flux d’impression.
Cela passe donc par un audit qui va permettre d’avoir une idée précise du nombre de périphériques, de connaître le nombre de pages imprimées, de savoir qui imprime et pour quel type de document (factures, présentations, documents A3…).
L’audit va dégager les coûts directs (consommables…) mais aussi les coûts cachés (dépenses énergétiques, mauvaises pratiques qui peuvent avoir des conséquences sur la productivité, maintenance d’un parc hétérogène et/ou obsolète…), autant de points qui sont ignorés car souvent très difficiles à isoler, mais qui peuvent atteindre chaque année des montants substantiels.
1. UNE DEMARCHE STRUCTURANTE POUR L'ENTREPRISE
Ce type d’audit doit être fait par un professionnel qui possède une parfaite maitrise de la gestion des solutions d’impression. Un expert qui saura voir les coûts cachés en raison de sa fine connaissance des processus documentaires de l’entreprise et des flux d’impression.
Aujourd’hui, plusieurs prestataires proposent ce type de service. Parfois gratuitement. Mais attention, il ne s’agit pas ici de faire un simple inventaire du parc ni de regarder combien de ramettes de papier et de cartouches/toners sont achetées chaque année.
Un véritable audit est une démarche structurante qui tient compte de l’organisation des services, des contraintes des utilisateurs et de leurs véritables besoins en termes d’impression, en harmonisant l’ensemble du parc d’impression.
La démarche s’intéressera également à la partie informatique du parc à savoir la manière dont les périphériques s’intègrent dans l’administration du système d’information.
Ces analyses vont permettre de mettre en place des solutions à forte valeur ajoutée qui vont réduire le coût total de possession (TCO) tout en améliorant la productivité.
Au final, une démarche totalement gagnante pour l’entreprise.
2. CONNAISSANCE DU PARC D’IMPRESSION : POURQUOI ? COMMENT ?
- Pourquoi est-il important d’avoir une connaissance de son parc d’impression ?
Parce qu’avant d’être un outil de productivité, c’est un centre de coût.
Il est donc important pour l’entreprise de savoir combien lui coûte l’ensemble de ses périphériques chaque année et quelles sont les mesures à prendre pour rationaliser ce parc afin de l’optimiser de manière quantitative et qualitative.
- Comment procéder ?
L’entreprise peut mener un inventaire avec ses ressources mais souvent elle ne dispose pas de temps ni des compétences pour cela. Par ailleurs, ce genre de démarche peut être source de conflit, l’imprimante restant quand même parfois un attribut de pouvoir ! Il est donc nécessaire pour elle de procéder à un audit mené par un fournisseur de solutions d’impression et de gestion documentaire et ainsi permettre d’évaluer sa situation actuelle tout en projetant une solution en fonction de ses besoins et objectifs.
- Bien déterminer le travail de « l’auditeur »
On l’a vu, l’audit n’est pas un simple inventaire. Il requiert une véritable expertise avec un consultant qui va proposer plusieurs scénarios qui seront validés par l’entreprise.
- Un consultant qui saura comprendre les problématiques techniques, matérielles et logicielles.
