De plus en plus de sociétés passent à la facture électronique. Une étape désormais obligatoire pour se mettre en conformité avec la législation. A la clé pour les entreprises : des économies de coûts, des gains de productivité, mais également des solutions d’archivages facilitées. Autant d’éléments qui incitent à dématérialiser l’ensemble de leurs documents qu’ils soient entrants ou sortants.
Pas moins de 64,5 milliards d’euros. Tel est le montant estimé des économies que pourraient réaliser les entreprises européennes chaque année en optant pour la facturation électronique, selon les chiffres de la Commission Européenne. Dans le détail, les économies de coûts se réalisent tout au long de la chaîne de traitement des factures : depuis la saisie à la gestion des litiges en passant par la validation et l’archivage. Selon les données livrées par la Direction générale des entreprises (Ministère de l’Economie, de l’industrie et du numérique), dans une note de synthèse intitulée « Dématérialisation des factures et gestion comptable et financière », le coût de traitement d’une facture entrante au format papier oscille entre 14 et 20 euros, réparti comme suit : 1,40 euro pour la saisie, 5,40 euros pour la validation, 2,80 euros pour le paiement, 1,50 euro pour l’archivage et 1,80 euro pour la gestion des litiges. Dans le même temps, le coût de traitement d’une facture sortante est compris entre 5 et 10 euros. Des sommes importantes, à comparer avec le coût d’une facture dématérialisée qui s’élève en moyenne à 4 euros, et peut même plonger à 0,45 centimes d’euros lorsque la chaîne de traitement est parfaitement optimisée.
Gains de productivité et archivage facilité
Outre les économies de coûts, la facture électronique permet également de générer de réels gains de productivité. Ainsi, selon une synthèse réalisée par le cabinet d’études technologiques IDC, les services comptables consacrent 30 % de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs. Avec la numérisation, le temps de traitement est réduit de 30 % et l’économie réalisée par rapport à un traitement papier se situe entre 50 et 75 %, selon les cas.
Un autre avantage de taille de la dématérialisation est un archivage facilité avec à la clé d’importants gains de productivité pour les entreprises. En effet, une fois numérisés, les documents peuvent être stockés plus facilement. S’ils sont correctement caractérisés, les recherches sur le serveur deviennent alors beaucoup plus efficaces offrant aux collaborateurs un gain de temps précieux. Pour ce faire, de plus en plus de solutions d’optimisation d’archivage voient le jour, à l’instar de celle proposée par Kyocera dans le cadre de son partenariat avec Sages. Avec la solution Zeendoc, l’utilisateur a la possibilité de caractériser les documents entrants via la fonction scanner de son copieur. Sur certains types de documents, a l’instar des factures les plus courantes notamment (ERDF, Orange, Bouygues Telecom…), le scanner est à même de reconnaître directement l’émetteur. Les documents numérisés seront alors directement classés de façon optimale sur le serveur de l’entreprise, en mode Saas, permettant aux différents collaborateurs de l’entreprise de les retrouver très facilement à partir d’une recherche simple.
Autre avancée qui concerne les documents sortants : la possibilité d’envoyer directement via la fonction scanner du copieur des documents sécurisés par email, tels que les factures ou encore les devis. Dans ce cas, nul besoin de passer par l’interface de l’ordinateur, le copieur transfère lui-même les documents tout en permettant des modifications et des ajouts de logo ou encore de signature électronique.
Article écrit par la Tribune.
