Plus rapide et moins onéreuse que le traitement papier, la facturation digitale est en passe de se généraliser sous l’impulsion notamment d’une législation incitative. Pour les entreprises, il s’agit dès à présent de mettre en place les bons réflexes en matière de procédés ayant une valeur auprès de l’administration fiscale. Explications.
La dématérialisation des factures gagne du terrain, portée par une législation fortement incitative. Ainsi, d’ici à 2020, selon un calendrier progressif en fonction de la taille de l’entreprise, la facturation électronique deviendra obligatoire pour tous les émetteurs de factures à destination de l’Etat ; dans le même temps, plus aucune entreprise ne sera en droit de refuser de recevoir une facture électronique. Si ces évolutions vont permettre aux entreprises de réaliser à terme des gains de coûts et de productivité importants, encore faut-il qu’elles fassent le nécessaire pour se mettre aux normes.
Les normes fiscales : ce qu’il faut savoir
A l’heure actuelle, plusieurs solutions s’offrent aux entreprises qui souhaitent opter pour la facturation électronique. Une condition néanmoins : les documents émis doivent être conformes aux normes de l’administration fiscale et doivent comporter les mentions de montant de TVA, numéro de commande ainsi que le nom du client.
La solution la plus plébiscitée, notamment au sein des petites et moyennes entreprises, est celle de l’édition de factures au format PDF ou JPEG, avec signature électronique par un certificat électronique qualifié. Ce certificat - agrée par l’Etat - est délivré par un organisme tiers indépendant à l’attention d’une personne physique agissant pour le compte de l’entreprise. Cet outil offre une sécurité maximale en authentifiant l’identité de la personne signataire et en garantissant l’intégrité des documents échangés. Autre moyen de sécuriser les factures numérisées, la piste d’audit fiable est largement utilisée par les entreprises. Elle consiste à mettre en place des contrôles permanents à chaque étape du traitement de la facture.
Les plus grandes structures optent pour des solutions normalisées par le biais d’un système EDI (échange de données informatisées) qui offre la possibilité d’échanger numériquement des facturations en automatisant les informations comptables sous des formats spécifiques. Dans ce cas précis, l’échange de documents se fait directement entre ordinateurs dans un format électronique standard et permet de garantir l’identité entre le message reçu et le message envoyé. Clients et fournisseurs peuvent alors échanger des factures entièrement numérisées qui ont valeur de preuve au regard de l’administration fiscale.
L’archivage, un impératif
A noter enfin, toute facture, quelle que soit sa forme, doit être archivée et conservée, tant du côté client que du côté fournisseur. Ainsi, de la même façon que pour les factures au format papier, les factures numériques doivent être stockées par les deux parties. Un système d’archivage adéquat peut permettre de les retrouver facilement en cas de demande de la part de l’administration fiscale.
Article écrit par la Tribune.
