Déployer un parc d’impression

La mise en place d’un parc d’impression ne se limite pas à la livraison des machines et aux raccordements électriques.
Il s’agit d’un processus complet qui requiert une méthodologie rigoureuse et une bonne connaissance de l’entreprise et de ses usages.
Car les enjeux sont énormes…

Pour une entreprise décidée à faire évoluer son parc d’impression, le déploiement est un moment crucial durant lequel elle va pouvoir mettre en application les recommandations de l’audit préalablement fait, car un déploiement réalisé par un prestataire professionnel n’est pas qu’une livraison de systèmes d’impression ou de raccordement électrique.
Il s’agit d’un accompagnement global s’appuyant sur une méthodologie rigoureuse qui prend en compte les usages et les besoins de l’entreprise.

Le déploiement se fait sous la responsabilité d’un chef de projet qui va s’assurer du bon déroulé des opérations jusqu’à la formation des utilisateurs.
Dans le livrable fourni à l’entreprise sont présentées les différentes étapes et pour chacune d’entre elles les services associés.
Cela permet à l’organisation de se préparer en amont et de voir si la solution proposée correspond bien aux objectifs, si elle est réaliste et fonctionnelle par rapport à  ses attentes.

C’est aussi l’occasion de déceler les éventuels problèmes techniques et logistiques, de mener les derniers ajustements et de préparer le changement.
Un copieur, une imprimante, quand ils sont dans des bureaux individuels restent pour certain un objet de propriété voire de pouvoir. Dans un couloir, ils peuvent devenir des lieux de « rencontre » et de convivialité (à l’instar de la machine à café).
Si rationaliser un parc doit aider à améliorer l’efficacité de l’organisation, imposer de nouveaux flux n’est pas sans impacts sur l’adhésion ou non des utilisateurs.

1. LA METHODOLOGIE EST ESSENTIELLE

Pour un meilleur résultat, cette étape peut prendre la forme d’un POC (Proof of Concept) qui permet de tester puis de valider la solution et de voir si elle supporte les objectifs business.
A ce stade vont être conçus les guides de configuration et de déploiement.
Le POC se décompose également en plusieurs phases. Outre la revue des objectifs, c’est le moment où l’on va définir l’environnement de test, la configuration des matériels et des logiciels ainsi que les différents tests qui seront effectués.
Cette étape permet de définir les critères de succès qui seront consignés dans le procès-verbal de recette.

La méthodologie est ici essentielle car de la bonne adéquation de tous ces éléments va dépendre le succès du projet.

Autre phase primordiale du déploiement :
l’installation et l’intégration du logiciel dans l’environnement informatique de l’entreprise. Là aussi le prestataire peut apporter son savoir-faire en garantissant que la solution sera installée et configurée selon les besoins définis préalablement.
Si le déploiement est d’envergure, cette étape pourra être réalisée en amont parfois avant même la livraison.
Pour l’entreprise, le gain est évident : un administrateur réseau qui ne perd pas son temps à configurer les machines et au final un coût de mise en place du parc sensiblement réduit.
Le matériel monté et prêt à rentrer en fonction, il ne reste plus qu’à assurer la formation des utilisateurs. Un moment loin d’être anecdotique qui permettra aussi d’aborder en confiance la conduite du changement.
 

2. UNE VRAI CONDUITE DE PROJET

Déployer un parc de solutions d’impression nécessite une gestion de projet. Avec ses composantes logistiques, techniques, humaines.

• Prévoir les éventuels travaux nécessaires (installation de prises réseaux, aménagements d’espaces …)
• Prévoir un calendrier précis de déploiement
• Prévoir le retrait des matériels en place
  
• Prévoir les réglages par défaut qui seront mis en place sur l’ensemble du parc : recto-verso, N&B…
  
• Prévoir le planning des formations utilisateurs en envisageant des séances «prises en main » et  d’autres plus tard sur les fonctionnalités avancées
  
• Prévoir la gestion des consommables (achat, stockage, recyclage)