Choisir la bonne solution de gestion de contenu d'entreprise (ECM) peut s'avérer une tâche difficile et écrasante. La clé est de trouver la solution qui répond à vos propres besoins, préférences et budget. Vous devez analyser soigneusement chaque solution ECM pour savoir comment elle peut rationaliser les opérations actuelles, améliorer la sécurité des documents et réduire les coûts.
Il va sans dire que la bonne solution ECM doit être capable de capturer, traiter et stocker automatiquement des documents papier dans un format numérique.
De cette façon, vous pouvez minimiser l'erreur humaine du traitement manuel des fichiers et des documents, augmenter la précision des documents, et améliorer la productivité grâce à un accès facile à toutes les informations nécessaires.
Dans cet article, nous proposons une liste des étapes à suivre afin de choisir la meilleure solution ECM pour votre entreprise.
Tout d'abord : qu'est-ce que l'ECM ?
La gestion de contenu d'entreprise ou ECM offre un moyen efficace de stocker, gérer et partager tous les contenus de l'entreprise. Elle adopte une approche holistique de la gestion de l’information et permet aux équipes de:
- Organiser toutes les données dans une bibliothèque de documents centralisée et sécurisée.
- Améliorer les flux de contenus permettant au personnel de configurer et d'accéder facilement à tous les documents.
- Améliorer la sécurité des documents avec des niveaux d'accès spécifiques pour les employés et l'enregistrement d'un journal d'accès horodaté aux informations.
Une solution ECM permet également de convertir les documents papier au format numérique, afin qu'ils puissent être facilement suivis, gérés et contrôlés.
Quels paramètres devez-vous prendre en compte pour choisir une solution ECM ?
Si votre entreprise a décidé qu'elle avait besoin d'une solution de gestion de contenu et que vous avez été chargé de trouver celle qui convient à l'entreprise, voici les principales questions que vous devez vous poser avant de partir en quête de vos propres solutions de gestion de contenu d'entreprise.
1. Est-ce en adéquation avec les objectifs de votre entreprise ?
Le choix d'une solution de gestion de contenu est un investissement important pour l'entreprise. C'est pourquoi il doit aider votre entreprise à progresser et à atteindre ses objectifs globaux.
- Qu'attendent la direction et le reste de l'entreprise de la solution?
- Quel sera son impact sur les processus et les flux de travail actuels?
Lorsque vous analysez une solution de gestion de contenu spécifique, assurez-vous que ses fonctionnalités et fonctions peuvent ajouter de la valeur à vos opérations actuelles.
2. Les solutions de gestion de contenu sont-elles faciles à utiliser ?
Comme avec tous les autres logiciels ou plateformes, pour maximiser l'adoption dans toute l'entreprise, la solution ECM doit être facile à utiliser et fonctionner aux niveaux attendus pour tous les utilisateurs.
- Le système de gestion de contenu est-il convivial ?
- De quelle formation le personnel a-t-il besoin pour pouvoir utiliser correctement l'ECM ?
Même avec une formation minime, le personnel devrait être en mesure d'améliorer sa productivité, et d'accéder et de gérer facilement les fichiers et les documents dont il a besoin.
3. Est-il facile d'intégrer un nouveau système de gestion de contenu aux systèmes et applications existants ?
Parfois, la partie la plus longue et la plus stressante de toute implémentation est l'intégration avec l'environnement informatique existant. La bonne solution ECM doit s'intégrer de manière transparente à vos systèmes et applications en place.
- Quelle est la configuration requise pour garantir son fonctionnement avec les systèmes existants ?
- Combien de temps l'équipe informatique consacrera-t-elle à la gestion continue de l'intégration ECM ?
En d'autres termes, votre équipe informatique ou de développement ne devrait pas consacrer beaucoup de temps et de ressources uniquement à faire fonctionner le nouveau système de gestion de contenu au sein du réseau actuel. Une solution ECM qui nécessite peu ou pas de programmation est préférable, car elle doit vous fournir une compatibilité suffisante pour un large spectre de systèmes et d'applications.
4. La nouvelle solution de gestion de contenu est-elle suffisamment flexible pour s'adapter à d'éventuels changements futurs ?
L'ECM devrait pouvoir évoluer au rythme de votre entreprise et de vos besoins.
- Est-elle suffisamment évolutive pour s'adapter aux exigences croissantes du flux de travail ?
- Peut-elle s'adapter à l'augmentation des effectifs à mesure que l'entreprise se développe ? Pouvez-vous ajouter plus de fonctionnalités et de capacités pour répondre aux besoins futurs ?
Ainsi, votre décision ne repose pas sur la taille et les besoins actuels de votre entreprise, et votre solution ECM est à l'épreuve du temps.
5. La solution de gestion de contenu est-elle proposée en mode Cloud ?
Le stockage des données dans le Cloud peut offrir de nombreux avantages à l'entreprise, notamment une évolutivité, une accessibilité et une sécurité accrues.
- Le système de gestion de contenu est-il adapté au Cloud ?
- Quelle est la sécurité de cette solution de gestion de contenu dans le Cloud ?
Pensez à vous doter d'une solution ECM dans le Cloud pour pouvoir accéder et gérer facilement les documents dans un Cloud privé ou public sécurisé. Le maître-mot est la sécurité : vous devez donc examiner les mesures de sécurité et les protocoles du fournisseur.
6. Le personnel peut-il facilement accéder aux fichiers et aux documents lorsqu'ils travaillent à distance ?
Les personnes accèdent de plus en plus aux documents et aux fichiers via leurs ordinateurs portables, téléphones ou tablettes – et votre ECM doit suivre la tendance.
- Le personnel peut-il facilement accéder aux informations requises quel que soit le lieu et le moment sur différents appareils et plateformes ?
- Le personnel peut-il télécharger et modifier des documents en déplacement ?
Ce paramètre est particulièrement important pour les entreprises qui gèrent des effectifs à distance.
7. Le système de gestion de contenu est-il sécurisé ?
La solution ECM est-elle sécurisée ? La sécurité est une préoccupation constante pour de nombreuses entreprises, en particulier si leurs données sont stockées sur des serveurs Cloud.
Votre solution ECM doit pouvoir:
- Accorder des niveaux d'accès et des autorisations aux individus et aux groupes
- Effectuer des sauvegardes automatiques régulières
- Surveiller l'utilisation des documents
- Assurer une visibilité et un contrôle parfaits
Il peut être intéressant de se renseigner sur les mesures et procédures appliquées en cas de violation de données.
8. La solution ECM respecte-t-elle toutes les exigences réglementaires ?
Se conformer aux exigences réglementaires est un défi permanent pour toute entreprise et, malheureusement, les réglementations relatives aux données numériques deviennent de plus en plus complexes.
C'est pourquoi il est essentiel que votre solution ECM soit suffisamment flexible pour s'adapter à toutes les exigences en matière de tenue de registres et de sécurité.
9. Le fournisseur ECM offrira-t-il une formation et une assistance spécialisées pendant et après la mise en œuvre ?
Il est important de prendre en compte l'expérience, l'expertise et les antécédents du fournisseur de solutions ECM pour vous doter d'un véritable partenaire commercial et non d'un simple fournisseur de produits.
- Le fournisseur est-il spécialisé dans les solutions de gestion de documents/contenus ?
- Assure-t-il une formation et un support continu ?
Vous devez examiner attentivement le service et l'assistance fournis avant, pendant et après la mise en œuvre. Il devrait comprendre un programme de formation pour tout le personnel à tous les niveaux de compétence technique.
