Un système de gestion de contenu d'entreprise (ECM) existe pour faciliter la gestion des données au sein de votre organisation, réduire le risque d'erreurs humaines et augmenter la productivité en automatisant les tâches.
Mais comment savoir si vous tirez vraiment le meilleur parti de votre système de gestion de contenu? Ou, si vous êtes seulement à la recherche d'une solution ECM, qu'espérez-vous obtenir?
Si vous pouvez répondre aux quatre questions suivantes par un grand « oui », soyez certain que vous tirez le meilleur parti de votre solution de gestion de contenu.
1. Votre contenu est-il accessible ?
Il n'est pas rare que les organisations utilisent des processus de vente complexes. Les étapes à suivre pourraient comprendre toute une série de points de contact au cours de l'approche commerciale du client, de la rencontre en personne avec le client à la réponse aux questions techniques, en passant par la création de devis dans le système CRM et, une fois les devis acceptés, à l'envoi du devis au service approprié pour traiter et expédier la commande.
Comme vous pouvez l'imaginer, avec un processus aussi complexe impliquant autant de services (ventes, logistique et finances), il peut être difficile de garantir que chacun soit toujours sur la même longueur d'onde. Mais si, à un moment donné, le processus est bloqué et que les services n'en ont pas conscience parce qu'ils n'ont tout simplement pas accès à l'information, vous risquez de devenir terriblement inefficace. C'est pourquoi il est extrêmement important de faciliter l'accès à l'information, si vous voulez faire bonne impression face au client.
Alors, comment pouvez-vous savoir si votre contenu est accessible?
- Le personnel distant peut accéder à ce dont il a besoin avec une connexion Internet et un appareil mobile.
- Une seule connexion est nécessaire pour accéder à tout le contenu car son stockage est centralisé.
- Chaque service impliqué peut voir la progression d'une tâche à tout moment.
- Les retards dans le processus sont évidents pour ceux bénéficiant d'un accès approprié.
2. Tout votre contenu est-il digital ?
Il va sans dire que, lorsque le contenu est stocké sur papier et rangé dans des classeurs, il est beaucoup plus difficile de récupérer ce que vous recherchez. C'est pourquoi la gestion du contenu avec une solution ECM est devenue la norme moderne.
Lorsque le contenu est digital, il est facile à chercher car il est trié et indexé. Les utilisateurs peuvent ainsi rechercher dans tout le contenu et appliquer des filtres pertinents afin de ne voir que les résultats les plus intéressants.
Le contenu virtuel présente également des avantages significatifs du point de vue de la sécurité, car avec une solution ECM, vous pourrez limiter la visibilité du contenu en fonction du niveau d'accès des utilisateurs. En d'autres termes, ils ne pourront rechercher que dans le contenu qui leur est disponible.
Alors, quelles sont les attentes vis-à-vis du contenu virtuel dans un système ECM ?
- Il est présenté dans un format consultable (digital par opposition à papier).
- Tout le contenu est indexé et étiqueté avec des balises appropriées.
- Le personnel peut appliquer des filtres et des balises pour trouver ce dont il a besoin.
- C'est intuitif et facile à utiliser pour le personnel.
3. Votre contenu est-il sécurisé ?
L'un des principaux objectifs de la gestion de contenu d'entreprise est d'appliquer des contrôles de sécurité robustes autour du contenu circulant dans toute votre organisation.
En effet, la plus grande menace pour la sécurité est l'erreur humaine – par exemple, si un membre du personnel imprime un document confidentiel et le laisse sur son bureau!
Alors, comment pouvez-vous savoir si votre contenu est sécurisé ?
- Vous pouvez appliquer des contrôles d'accès, organiser les utilisateurs en groupes et appliquer des droits d'accès élémentaires (lire, modifier, supprimer) sur un ensemble de documents regroupés par type et catégorie.
- Vous pouvez appliquer des commandes de fonctionnalités (limiter les manipulations autorisées une fois que les employés ont accès au contenu – par exemple, l'impression, l'envoi par courrier électronique ou l'exportation).
- Les pistes d'audit sont enregistrées pour chaque document.
4. Votre contenu est-il pertinent ?
Le but de la gestion de contenu d'entreprise est de faire en sorte que le personnel puisse facilement accéder au contenu pertinent. En plus de permettre aux utilisateurs de filtrer le contenu, une solution ECM prendra en charge la gestion des versions de documents afin que le personnel puisse utiliser les documents en toute confiance, avec la certitude de toujours travailler avec la dernière version. Elle vous permettra également de configurer des flux de travail, en automatisant chaque étape du processus. Ainsi, seule la personne concernée voit le contenu à un moment donné.
Certains systèmes modernes de gestion de contenu incluront également un module complémentaire offrant des rapports sous forme de tableau de bord. Si vous travaillez au service Comptabilité, il vous permet de configurer un tableau de bord pour voir combien de factures sont en cours de traitement, combien de factures sont en attente de paiement et combien sont prêtes à être payées, le tout sous forme de tableau. Vous pouvez alors accéder à votre liste de factures contestées et voir la liste des personnes avec lesquelles vous avez ces litiges, ainsi que tous les documents pertinents.
Alors, quels sont les signes que votre système ECM aide les utilisateurs à accéder à un contenu pertinent ?
- Le personnel travaille toujours sur la dernière version d'un document.
- Des flux de travail automatisés peuvent être configurés entre les services avec des limites de contrôle d'accès et de contrôle des fonctionnalités variables.
- Des rapports détaillés sont disponibles et consultables à l'aide de listes et/ou de tableaux de bord.
