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Comment choisir le bon multifonction ?

Vérifiez que votre entreprise investit dans la bonne imprimante multifonction.
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Vous êtes donc chargé de trouver une imprimante multifonction (MFP) pour votre entreprise. Vous avez commencé à faire des recherches en ligne et vous avez peut-être même déjà discuté avec quelques fournisseurs. La recherche peut être déroutante compte tenu de la multiplicité des marques et des modèles, mais aussi de leurs fonctionnalités et capacités.

La grande question est de savoir comment choisir la bonne imprimante multifonction pour votre entreprise.

L'achat d'un MFP peut être une décision d'investissement majeure, vous voudrez donc prendre le temps d'évaluer sérieusement vos options. Dans cet article, nous vous prodiguons quelques conseils sur la façon de choisir le meilleur MFP répondant aux besoins et aux préférences spécifiques de votre entreprise.

 

Qu'est-ce qu'une imprimante multifonction ou MFP ?

Une imprimante multifonction ou MFP est un petit périphérique d'impression compact, capable d'imprimer, de numériser, de faxer et de photocopier. Son format vous permet d'économiser de l'espace dans votre bureau, car vous n'avez besoin que d'une seul système pour effectuer différentes tâches.

Le MFP est très apprécié des entreprises soucieuses de leur budget, en raison de ses faibles coûts d'achat et de fonctionnement. Avec toutes ces fonctions réunies dans un seul appareil, vous économisez non seulement sur les factures d'électricité, mais aussi sur les consommables courants. Le MFP est également facile à installer et à entretenir.

 

Éléments à prendre en compte pour choisir un MFP

Il est important de choisir un MFP qui correspond parfaitement à votre entreprise – celui qui répond à vos besoins, s'intègre bien aux systèmes existants et vous apporte un gain de temps et vous fait faire des économies. Voici quelques éléments à prendre en compte:

 

1. Vos besoins d'impression professionnels

Voici quelques-unes des questions qui peuvent vous aider à évaluer les besoins d'impression de votre entreprise:

  • Souhaitez-vous imprimer des documents en couleur ou en noir et blanc ?
  • Quel est le volume d'impression de votre entreprise ?
  • De quelle qualité d'impression avez-vous besoin ?
  • Combien d'utilisateurs avez-vous et quelles sont les exigences en matière de connectivité dans votre bureau ?

Une fois que vous aurez une idée plus précise de vos besoins d'impression, il vous sera plus facile de déterminer les fonctionnalités du MFP qui conviendront à l'entreprise.

 

2. Frais d’impression à long terme

Lorsque vous envisagez l'achat d'une imprimante multifonction, vous devez tenir compte du coût total de possession. Cela comprend non seulement le prix d'achat, mais aussi les dépenses à long terme associées à votre imprimante, tels que les consommables, les coûts de maintenance et les frais de réparation. 

Si vous avez besoin d'aide pour calculer le coût total de possession (TCO) de vos appareils et de conseils sur la manière de réduire considérablement les coûts récurrents pendant la durée de vie de vos imprimantes, n'hésitez pas à contacter un représentant Kyocera près de chez vous. Nous vous recommandons de ne pas évaluer votre MFP exclusivement en fonction de son prix d'achat car il faut considérer que les coûts peuvent s'avérer être deux à trois fois supérieurs à l'investissement initial.

3. Impact environnemental

L'imprimante multifonction est-elle écologique ? Intéressez-vous aux marques qui œuvrent pour la réduction de leur empreinte carbone dans la fabrication, la distribution, l'entretien et l'élimination/le recyclage des périphériques MFP. L'efficacité énergétique est aussi importante que la vitesse et la qualité de l'impression. Un appareil économe en énergie est bon pour l'environnement et réduit en même temps vos coûts globaux d'impression.

Par exemple, les imprimantes de Kyocera incluent la technologie ECOSYS capable d'imprimer jusqu'à 600 000 pages sans avoir à remplacer le tambour d'impression. Concrètement, cela se traduit par un coût des consommables inférieur et une réduction significative des déchets.

 

4. Service d'assistance pour votre MFP

Le fabricant fournit-il des normes écrites de service et d'assistance pour ses périphériques MFP ? Assurez-vous de lire attentivement ces documents.

Leurs normes de service incluent-elles le coût de la maintenance périodique et de l'utilisation/la disponibilité des consommables, des mises à niveau/de la compatibilité des logiciels ? En fonction des besoins de votre entreprise, les Services d'impression managés de Kyocera peuvent être plus adaptés pour vous permettre d'assurer la bonne maintenance, la rentabilité (moins de pannes ou de problèmes logiciels) et la durabilité d'un MFP.

5. Des MFP conviviaux et une intégration facile avec d'autres applications

Dans un environnement commercial mouvementé, la facilité d'utilisation d'un équipement est essentielle. Assurez-vous de choisir un MFP convivial. Demandez une démonstration au fournisseur pour vous aider à évaluer les fonctionnalités, la vitesse et la qualité de l'imprimante.

Prenez également en compte les besoins de votre entreprise en termes de connectivité, tels que l'USB, les cartes mémoire, le Bluetooth, l'intégration réseau et AirPrint, ou tout autre logiciel utilisé pour imprimer des documents dans votre bureau. Parmi toutes ces exigences de connectivité, vous devez également veiller à respecter les politiques de sécurité des documents de l'entreprise.

Le MFP doit être facile à utiliser, capable de s'intégrer aux systèmes existants et conforme aux exigences de sécurité des documents et des données de votre entreprise.

 

6. Avis des utilisateurs et des tiers avant d'acheter votre MFP 

Avez-vous vérifié les avis en ligne ? Lorsque vous décidez d'acheter un MFP, il serait judicieux pour vous de vérifier les évaluations des utilisateurs et des sites tiers, qui vous fournissent des avis impartiaux sur l'imprimante multifonction que vous envisagez d'acheter.

Un certain nombre d'éléments doivent être pris en compte pour choisir le bon MFP. Nous vous suggérons de commencer par comprendre les habitudes d'impression et les exigences actuelles de votre entreprise. Chaque entreprise étant unique, l'identification précise des besoins de votre organisation simplifie nettement la recherche du MFP parfait.

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