Aujourd’hui les technologies permettent d’imprimer à partir de n’importe quel terminal mobile. Mais les entreprises sont encore frileuses à autoriser les accès pour des raisons de sécurité.
La sécurité des données et des documents est devenue une priorité pour les entreprises. Et cela est parfaitement légitime quand on connaît le nombre exponentiel des attaques informatiques de toutes sortes : + 51% l’année dernière en France selon une récente étude de PwC.
Face à ces menaces, les entreprises s’organisent et mettent en place tout une stratégie qui vise à protéger leurs données et leurs infrastructures.
Avec néanmoins, beaucoup de disparités.
Si les serveurs et les PC font l’objet d’attention particulière, ce n’est pas toujours le cas pour les autres terminaux et périphériques comme les smartphones ou les imprimantes (pourtant connectées au réseau d’entreprises) pas suffisamment considérés comme faisant partie de la chaîne de risque. Or de même qu’un virus chez un sous-traitant peut contaminer son donneur d’ordre, un smartphone piraté ou une imprimante infectée peuvent causer des dommages.
Et les risques ne vont faire que s’accroître avec le développement des objets connectés.
Rappelons-le : la sécurisation de l’information doit s’opérer de bout en bout.
Paradoxalement, c’est aussi pour des raisons de sécurité (ou plutôt pour des principes de précaution) que les organisations hésitent à autoriser les utilisateurs (internes et surtout externes) à imprimer via leur terminal mobile.
La difficulté de devoir gérer une flotte hétérogène, la crainte sur la confidentialité des documents imprimés, la peur d’une intrusion sur le serveur d’impression et surtout l’ignorance de solutions qui donnent la possibilité d’imprimer en toute sécurité freinent les initiatives.
Ceci bien sur doit être clairement intégré dans la politique d’impression sur laquelle s‘appuie l’entreprise et qui inclut l’identification et l’authentification de l’utilisateur.
1. CODE D’ACCÈS TEMPORAIRE
Pour les visiteurs externes, l’accès se fait sans passer par le réseau de l’entreprise, par exemple grâce à un code temporaire qui est envoyé sur le smartphone juste pour l’impression. Comme cela se fait pour certains payements par carte bancaires.
Il n’y a donc pas de connexion directe entre le terminal mobile et l’imprimante, la politique de sécurité de l’entreprise est ainsi respectée.
De là, l’entreprise (ou la DSI) peut définir différents niveaux d’accès à l’imprimante, le type et le nombre de documents pouvant être imprimés et la possibilité ou non de numériser.
Aujourd’hui, ce choix stratégique (car donner la possibilité d’imprimer via un terminal mobile relève de la stratégie de l’entreprise et de sa relation client) se trouve facilité par le Cloud et particulièrement le cloud privé qui fournit un environnement sécurisé et flexible au serveur d’impression.
Les fournisseurs de solutions d’impression ont aujourd’hui bien compris les enjeux et mettent à la disposition des entreprises un environnement sécurisé qui leur permet d’envisager plus sereinement ces nouveaux modes de travail et de collaboration.
2. DES ÉTAPES A RESPECTER
L’impression via des terminaux mobiles ne déroge pas aux règles de sécurité en vigueur pour l’impression interne et connectée.
Voici quelques étapes à respecter :
- Définition d’une charte des bonnes pratiques :
Qui peut imprimer (interne et/ou externe) ? A partir de quel terminal ? Quelles restrictions (par exemple utilisateur pourra numériser un document et d’autres seulement copier ou imprimer)
- Détermination des imprimantes qui seront autorisées à l’impression mobile :Toutes les imprimantes de l’entreprise sont-elles autorisées à ce mode où est ce prévu pour certains lieux : les espaces de co-working, un business center (dans un hôtel par exemple) ?
- Authentification et identification des utilisateurs.
- Choix de la solution sans fil qui déterminera le protocole de sécurité.
- Mise en place d’une solution adaptée aux visiteurs extérieurs:
Cela permet de se connecter à l’imprimante sans entrer sur le réseau de l’entreprise : L’utilisateur envoie son document à une adresse mail spécialement créé pour ce besoin. Il reçoit par retour de mail un code temporaire qui lui permet de récupérer ses documents sur la ou les imprimantes autorisées.
- Contrôle des impressions à postériori.
Ne pas laisser trainer des documents confidentiels contenant des informations sensibles. Cela passe aussi par la formation des utilisateurs en amont.
