L'intégration des solutions de capture dans le flux de travail

La poussée moderne vers la transformation numérique pousse les organisations à adopter davantage de solutions basées sur le cloud. Cependant, de nombreuses entreprises et groupes de travail se heurtent à des obstacles importants lorsqu'ils numérisent leurs documents.

Les environnements traditionnels sur site nécessitent un investissement important dans l'infrastructure informatique, y compris les serveurs et les coûts de maintenance. En outre, le déploiement et la gestion de ces systèmes peuvent prendre beaucoup de temps, en particulier pour les entreprises qui n'ont pas de personnel informatique dédié.

Qu'est ce que Kyocera Cloud Capture?

KCC est une solution de capture de documents basée sur le cloud qui facilite le transfert de documents numérisés à partir de MFP directement vers la solution de stockage basée sur le cloud de votre choix. En plus de la numérisation vers le cloud, il peut également convertir rapidement les documents numérisés dans différents formats de sortie. Cette solution Kyocera permet un déploiement rapide et rentable sans nécessiter d'infrastructure informatique complexe. 

Avec KCC, les entreprises peuvent entamer efficacement leur parcours de numérisation et migrer vers le cloud. La capacité de KCC à lier les informations pour faciliter la recherche signifie que les utilisateurs n'ont plus à perdre de temps à parcourir de multiples emplacements de stockage pour trouver des documents spécifiques. Qu'il s'agisse de factures, de contrats ou d'autres documents essentiels, KCC rend le stockage et la récupération intuitifs, apportant efficacité et simplicité à la gestion des documents.

Les avantages de Kyocera Cloud Capture

Qu'il s'agisse d'une petite ou d'une grande entreprise, la transition vers une gestion documentaire basée sur le cloud peut sembler décourageante. KCC s'attaque à plusieurs problèmes courants :

1. Abordable et rapide à mettre en œuvre : Les systèmes traditionnels de capture de documents nécessitent souvent des installations matérielles et logicielles coûteuses. Cependant, KCC est une solution de capture de données basée sur le cloud qui est à la fois abordable et facile à déployer. Les responsables informatiques n'ont pas besoin de s'occuper de l'installation ou de la maintenance des serveurs. Avec ce logiciel Kyocera, il vous suffit de vous inscrire, de le déployer et de commencer à rationaliser votre processus de gestion des documents grâce aux flux de travail de numérisation et à la connectivité MFP.
2. Pas de soucis d'infrastructure informatique : Les environnements sur site nécessitent de lourds investissements en serveurs et en maintenance. KCC, étant basé sur le cloud, ne nécessite aucune installation d'infrastructure, ce qui permet aux entreprises de se concentrer sur leurs activités principales sans se soucier de la gestion ou de la maintenance des serveurs.
3. Récupération facile des documents : La recherche de documents stockés peut être une tâche fastidieuse. Les capacités d'indexation et de liaison des documents de KCC aident les utilisateurs à définir et à localiser rapidement les documents dont ils ont besoin, évitant ainsi les frustrations liées à l'éparpillement des fichiers.
4. Intégration transparente dans le cloud : De nombreuses organisations ont déjà adopté des solutions de stockage dans le cloud, telles que Sharepoint, Google Drive, OneDrive Business ou Kyocera Cloud Information Manager, mais le processus d'intégration des documents dans ces systèmes peut s'avérer fastidieux. KCC simplifie ce processus en permettant la transmission directe de votre multifonction Kyocera vers votre environnement de stockage dans le nuage préféré ou par e-mail. Il n'est pas nécessaire d'envoyer le document sur un PC puis de le télécharger sur le cloud. Cela permet de gagner du temps et de réduire les frictions dans le processus de gestion des documents.
5. Réduction des tâches manuelles : Les processus manuels tels que le stockage, l'indexation et la numérisation des documents peuvent nécessiter une main-d'œuvre importante et entraîner des erreurs humaines. KCC rationalise ces tâches, minimise le risque d'erreurs et permet aux employés de se concentrer sur des activités plus importantes. Ses capacités d'OCR plein texte et ses fonctions de conversion de format (telles que la conversion en PDF interrogeables et en formats Office) rendent les documents plus accessibles et utilisables dans l'ensemble de l'organisation.

Comment la gestion rationalisée des documents stimule l'activité

L'intégration des solutions de capture dans les flux de travail existants est essentielle pour améliorer l'efficacité et la productivité des entreprises. En rationalisant la capture de documents et le flux d'informations, les entreprises peuvent réduire les tâches manuelles monotones et éliminer les goulets d'étranglement dans leurs opérations.

Cette efficacité accrue libère un temps précieux pour les employés, qui peuvent ainsi se concentrer sur des activités plus urgentes, telles que la stimulation des ventes et de la croissance de l'entreprise. Au lieu d'être accaparées par des tâches administratives, les équipes peuvent collaborer plus efficacement et donner la priorité aux efforts générateurs de revenus.

En fin de compte, les solutions de capture de documents aident les organisations à optimiser leurs flux de travail, à améliorer leurs performances globales et leur productivité, tout en leur permettant de se concentrer sur le développement de leur cœur de métier.

L'importance de l'intégration des solutions de capture dans les flux de travail existants

L'intégration de solutions de capture et de numérisation telles que Kyocera Cloud Capture dans les flux de travail existants est cruciale pour les entreprises visant à améliorer l'efficacité, à réduire les erreurs humaines et à adopter la transformation numérique. En s'appuyant sur des solutions basées sur le cloud, les organisations peuvent rationaliser la gestion des documents, réduire les coûts et améliorer l'accessibilité.

Grâce à la plateforme abordable et rapide à déployer de KCC, les entreprises de différents secteurs peuvent facilement entamer leur parcours de numérisation, même avec des ressources informatiques limitées. Contactez Kyocera dès aujourd'hui pour savoir comment nous pouvons vous aider à optimiser votre système de capture et de gestion de documents.