Fini le temps où il fallait dédier un copieur exclusivement aux personnes de passage dans l’entreprise. Aujourd’hui, le Wifi de courtoisie, les smartphones avec connexion 4G et les systèmes d’identification permettent aux visiteurs de se connecter aux multifonctions de la société et de ventiler leurs impressions par rapport aux impressions globales de l’entreprise.
Focus sur ces nouvelles solutions avec Benjamin Claus, Manager Marketing Produits, et Philippe Caramel, Ingénieur Avant-Vente chez Kyocera Document Solutions.
Comment les entreprises géraient-elles les demandes d’impression de leurs visiteurs avant l’arrivée de solutions adaptées et performantes ?
Philippe Caramel : Il faut bien avoir à l’esprit qu’il y a quelques années, les entreprises n’avaient pas à leur disposition de solutions performantes leur permettant de gérer les impressions de visiteurs. Ainsi, pour éviter que les visiteurs n’aient accès à leur réseau interne, les entreprises choisissaient de s’équiper de copieurs dédiés qu’elles positionnaient dans des lieux stratégiques ou dans des salles de réunions. Ceux-ci étaient alors exclusivement destinés aux visiteurs, ce qui permettait une comptabilisation séparée des impressions réalisées par les collaborateurs et de celles réalisées par les visiteurs. Ce type d’usage avait pour conséquence une sous-utilisation des copieurs dédiés aux visiteurs et donc un impact fort en termes de coûts pour l’entreprise.
Benjamin Claus : Autre solution largement plébiscitée par les entreprises qui ne souhaitaient pas faire l’acquisition de copieurs dédiés, le passage par un intermédiaire, collaborateur de l’entreprise qui imprimait le document à la place du visiteur. Cette solution nécessitait alors l’envoi de documents par e-mail ou l’échange d’une clé USB sur laquelle étaient chargés les documents à imprimer. Si cela n’engendrait pas de coûts supplémentaires pour l’entreprise, cela induisait des problématiques de productivité pour les collaborateurs, mais également de confidentialité des documents échangés !
Quelles nouvelles solutions s’offrent à présent aux entreprises ?
Benjamin Claus : Il est aujourd’hui possible de permettre à un visiteur de lancer ses impressions à partir des multifonctions de l’entreprise, sans pour autant perdre la comptabilisation des flux. En effet, grâce à un système d’identification, la solution d’impression va pouvoir ventiler les impressions en fonction de l’utilisateur qui les a réalisés, employé ou visiteur. Cela permet ainsi de ne plus multiplier les copieurs au sein de l’entreprise.
Philippe Caramel : La solution de gestion des visiteurs via l’identification est très simple d’usage et très facile à mettre en place. Concrètement, le visiteur va pouvoir se connecter au réseau Wifi de courtoisie de l’entreprise. Il ne se connectera donc pas au serveur et n’aura pas accès à l’infrastructure informatique et aux données de la société. À partir de ce Wifi ou d’une connexion 3G ou 4G, le visiteur va envoyer le document qu’il souhaite imprimer sur une adresse e-mail dédiée. À noter, il est possible d’envoyer le document à partir de tout périphérique : ordinateur fixe, smartphone ou encore tablettes. En retour d’e-mail, le visiteur reçoit immédiatement un code de libération d’impression. Il lui suffira ensuite d’entrer ce code sur l’un des multifonctions de l’entreprise pour que son document soit édité. Ce code pourra ensuite être réutilisé par le visiteur pour réaliser des photocopies ou d’autres impressions via les copieurs de l’entreprise.
Cette solution convient au dépannage d’un visiteur occasionnel, mais comment gérer des visiteurs plus réguliers, tels que, par exemple, les commissaires au compte ?
Philippe Caramel : Pour ce type de visiteur, il existe une solution hybride permettant de donner accès au réseau. Les visiteurs récurrents auront alors la même connexion réseau que les salariés de l’entreprise, cependant leurs impressions seront comptabilisées à part.
Benjamin Claus : Ce type de solution laisse entrevoir de nouvelles fonctionnalités pour les entreprises qui vont pouvoir, par exemple, refacturer les impressions à leurs prestataires.
Ces types de systèmes d’impression permettant d’accéder à ces fonctionnalités sont-ils aujourd’hui courant chez les constructeurs ? Quelles sont les entreprises qui les ont adoptés ?
Benjamin Claus : Globalement oui, aujourd’hui les copieurs récents intègrent, le plus souvent en option, ces fonctionnalités. De plus en plus d’entreprises se tournent vers ces solutions qu’elles soient grands comptes ou PME. Par ailleurs, les collectivités locales et notamment celles qui reçoivent et gèrent du public sont très attentives à ces nouvelles modalités de gestion des visiteurs.
Philippe Caramel : En effet, à terme, avec ce type de solutions couplé à un moyen de paiement ou non, on pourrait imaginer qu’elles soient accessibles au grand public. Pour exemple, les documents manquants à transmettre à une administration pourraient être rematérialisés sur place, ce qui offrirait un véritable gain de temps aux usagers !
Propos recueillis par La Tribune.
