Dans l’entreprise, la gestion du parc d’impression composé d’imprimantes et de multifonctions apparaît souvent comme un simple service et un poste de dépenses. Cette activité est un poste majeur, et méconnu, en termes de gains de productivité et d’efficacité, à condition bien sûr de fournir des outils pour un meilleur usage au quotidien.
Soumis a une multiplicite des donneurs d'orderes en matiere de commade et de gestion, la parc d'impression peut etre optimise grace a plusieurs leviers.
- Quel est votre volume d’impression?
- Les périphériques disponibles sont ils adaptés aux usages, à un pic d’activités?
- Sont-ils en nombre suffisant, ou sont-ils trop nombreux?
Ces quelques questions permettent de repérer les pistes d’optimisation à la fois pour les utilisateurs mais aussi pour les administrateurs informatiques.
Ainsi, la réalisation d’un audit dans l’entreprise permet de repérer les pistes de progrès, qui partent souvent du sous ou du surdimensionnement du parc d’impression.
Dans le premier cas, il sera source de frustration, et de perte de temps des collaborateurs qui dépenseront une part non négligeable de leur précieux temps de travail pour gérer des tâches simples.
Dans le second, le surdimensionnement s’apparente à une dépense inutile et une captation des budgets qui pourraient être utilisé à meilleur escient.
La simple uniformisation du parc représente un gain mesurable via la massification des commandes de consommables, les stocks, et la réduction du temps d’indisponibilité des périphériques lors des phases de maintenance.
Mais c’est loin d’être la seule piste.
Avec des solutions logicielles, l’interopérabilité entre les périphériques permet de rediriger un travail vers une autre machine en cas d’indisponibilité.
Ce service de back up, simple à mettre en place, offre plus de souplesse aux utilisateurs qui ne sont plus bloqués dans l’exécution de leurs travaux, et peuvent ainsi améliorer leur productivité.
Cette dernière s’améliore aussi pour les directions des services informatiques.
En centralisant toutes les informations du parc sur une console unique consultable d’un seul coup d’œil (nombre d’impressions, état des consommables, maintenance, etc…), les responsables informatiques peuvent économiser un temps précieux. Délivrés des tâches de support, ils pourront se consacrer à des tâches plus critiques et plus stratégiques pour le développement de l’entreprise.
Des solutions existent pour gérer votre parc plus efficacement, comme KYOfleetmanager, un outil de gestion de parc multimarque reposant sur une interface web.
Les leviers sont multiples pour être plus efficace et plus rapide dans la gestion documentaire. Avec un parc adapté et des solutions sur mesure comme la reconnaissance optique des documents, l’identification des utilisateurs et le monitoring, l’entreprise peut (enfin) se focaliser sur la recherche et la création de valeur.
LES 6 POINTS CLES POUR AMELIORER VOTRE PRODUCTIVITÉ
1. Identifier les donneurs d’ordre:
Services centraux, généraux, DSI, direction métiers… Les parties prenantes dans les décisions liées au parc de périphériques d’impression sont nombreuses. Mieux les connaître, c’est être plus efficace et accélérer la prise de décision permettant l’optimisation du parc.
2. Analyser les besoins:
La charge de travail est-elle régulière ou aléatoire ? Le calibrage et le redimensionnement des outils en fonction des tâches réelles permettent d’améliorer la satisfaction des collaborateurs et l’allocation des ressources.
Certains métiers dans l’entreprise ont-ils des usages/contraintes spécifiques… (Confidentialité, format, pic d’activité,…)
3. Rationnaliser le parc:
En évitant la trop grande dispersion des modèles et des copieurs, l’entreprise facilite la maintenance et réduit les temps d’immobilisation tout en améliorant les temps d’apprentissage et d’acquisition de la technologie.
4. Impliquer les collaborateurs:
L’implication des salariés est essentielle pour mener une politique de changement au sein de l’organisation. Elle nécessite des échanges et la mise en place de bonnes pratiques et de remontée d’informations.
5. Réduire les coûts:
Via la centralisation des commandes, des stocks, et le déploiement de solutions intégrées du début à la fin de la chaîne de gestion du document (matériel, logiciel et services), l’organisation gère plus efficacement ses dépenses et les réoriente vers des thématiques business.
6. Développer les services gain de temps:
L’avènement de la mobilité, du Cloud et des solutions logicielles, doit permettre de faciliter les usages. Le fait de réorienter un travail d’un périphérique bloqué vers un périphérique libre, aussi simple soit-il, est emblématique des possibilités de gain de temps offertes.
