L’accompagnement au changement

Le déploiement d’un parc d’impression n’est pas une fin en soi.
Commence alors pour l’entreprise et ses salariés, une phase de changement parfois très importante qui doit être accompagnée et comprise afin d’en tirer les plus grands bénéfices.
Certaines entreprises estiment qu’une fois le parc d’impression mis en place et les solutions de gestion documentaire déployées, le travail est terminé. 
il ne s’agit ici que de la première étape...

Sans formation des utilisateurs, sans accompagnement au changement face à ce nouvel environnement, les bénéfices attendus (meilleure productivité, baisse des coûts…) ne seront pas atteints.

C’est en démontrant l’intérêt pour tous, qu’il y aura adhésion de tous !
Mettre en place une gestion documentaire avec des workflow structurés requière en effet de mettre en place une gouvernance qui veille au bon déroulé du projet dans la ligne des objectifs fixés.

1. CET ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT PEUT PRENDRE PLUSIEURS FORMES

D’abord en interne, en identifiant précisément le ou les sponsors qui, dans l’entreprise, va pousser le projet et faire comprendre aux équipes tous les bénéfices qu’elles peuvent en tirer.
C’est le moment où l’on peut élaborer (en collaboration avec la DSI et les RH par exemple), une charte des bonnes pratiques et où l’on va expliquer les nouveaux usages (par exemple l’obligation de saisir son code avant de lancer des copies…) et rappeler que ce qui était possible hier ne le sera plus désormais.
Cette communication doit cependant véhiculer un message positif afin d’obtenir l’adhésion du plus grand nombre.

2. A CE TRAVAIL INTERNE DE SENSIBILISATION, S'AJOUTRE L’EXPERTISE DU FOURNISSEURS DE SERVICE

En effet, aujourd’hui les entreprises lorsqu’elles déploient un parc d’envergure ne se contentent plus de statistiques sur leurs taux d’impression et sur le changement des consommables.
Elles exigent d’avoir de vrais services à valeur ajoutée qui vont leur permettre d’optimiser l’utilisation de leurs systèmes d’impression mais aussi de rendre leur solution documentaire la plus efficiente possible en étant capable de gérer les contenus et les processus métiers.
Dans une étude parue en 2014, le cabinet de conseil IDC estime que la connaissance des workflows métiers d’un client  s’avèrera de plus en plus décisif à l’avenir.
Dans ce contexte, le fournisseur de services se doit donc d’être pro-actif. Il lui faut mettre en place des solutions logicielles qui vont aider à anticiper les incidents matériels, à prévoir les mises à jour des logiciels et  les déplacements sur site.
A lui d’apporter à l’entreprise un accompagnement personnalisé tout au long du contrat afin d’optimiser la qualité, l’efficacité et les coûts, et de garantir la qualité de services (SLA).
Il peut par exemple identifier les copieurs qui impriment beaucoup et proposer d’opérer des rotations avec les systèmes qui impriment moins afin d’optimiser le cycle de vie du parc.
En anticipant les besoins, en analysant les usages, en étant là de bout en bout si c’est nécessaire, le fournisseur de services va rassurer l’entreprise et ses salariés et ainsi participer activement à la réussite du changement.