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Les 3 grandes évolutions de la gestion des solutions d’impression

Un contrôle amélioré sur vos flottes pour un meilleur contrôle de vos coûts.
man working with a laptop

LES FLOTTES REMPLACENT LES PARCS
D’un côté, les entreprises connaissent aujourd’hui avec précision le nombre d’automobiles ou de téléphones mobiles dont elles disposent, qui en utilise et la consommation de chacun. 
De l’autre, les mêmes entreprises ignorent souvent le nombre d’imprimantes et de copieurs installés chez elles.

UN DEBLOCAGE DE LA SITUATION S'ANNONCE : LES FLOTTES DE SOLUTIONS D'IMPRESSION REMPLACENT LES PARCS.

PARC ou FLOTTE ?
Il ne s’agit pas uniquement d’un choix de vocabulaire : c’est la façon de comptabiliser les solutions d’impression qui est en jeu.
On sait que la principale raison qui fait que les entreprises ne connaissent pas avec précision le nombre de matériels en fonctionnement chez elles est la prolifération des imprimantes personnelles et la confusion liée à la convergence des copieurs et des imprimantes.

Quelle est l’étape suivante ?
Les entreprises sont aujourd’hui amenées à mettre en place une gestion des périphériques d’impression comparables à celle qu’elles ont pour les véhicules ou pour les téléphones mobiles. En l’occurrence, tout commence par un recensement complet des matériels en place, ce qui peut être un travail d’envergure dans les grandes entreprises multi sites.
Ces données vont désormais alimenter les outils logiciels développés par l’industrie de l’impression, dans les noms desquels on retrouve d’ailleurs souvent le mot « fleet », ou « flotte ».
Une fois cette connaissance acquise, il devient possible de mettre en place des indicateurs et d’imaginer des processus d’amélioration continue.
C’est le sujet du second volet de cette analyse.

LES INDICATEURS REMPLACENT LES ESTIMATIONS
Pour les outils de gestion des flottes de solutions d’impression, la connaissance de l’existant est un préalable : elle ouvre en effet de nombreuses possibilités pour réduire les coûts, maîtriser l’utilisation des consommables ou améliorer les services rendus. Pour certains secteurs d’activité, l’importance de l’impression conduit à parler d’une fonction critique.

  • Les exemples sont nombreux mais il suffit d’en rappeler deux pour mesurer l’enjeu : Une opération retardée parce que le chirurgien n’a pas encore reçu l’impression des nouvelles analyses du patient, ou encore un vol aérien ajourné parce que le pilote n’a pas pu faire imprimer à temps les informations nécessaires avant l’heure du décollage. Dans ces contextes, la première utilité des outils de gestion des solutions d’impression est de prévenir et d’anticiper les dysfonctionnements, notamment lorsqu’ils peuvent être empêchés par une opération de maintenance ou par la commande de nouveaux consommables.
  • Parallèlement, ces outils permettent d’optimiser la gestion des périphériques d’un point de vue financier : Une moindre consommation d’énergie grâce à une mise « hors tension » automatique, des commandes groupées pour le papier et l’encre, la génération de rapports sur les coûts d’impression par machine ou par service, etc.

Concrètement, ces applications doivent être considérées comme des systèmes d’aide à la décision, le but étant d’améliorer les performances de l’entreprise, de réduire ses coûts, ou les deux ensemble.
Dans les faits, ce ne sont pas ces outils qui sont nouveaux : c’est la prise de conscience qu’ils peuvent être utiles à toute entreprise.

LE « DOCUMENT INTELLIGENT» REMPLACE LE « ZERO PAPIER»
Le concept même du « zéro papier » était une ineptie.
Il est aujourd’hui dépassé, après avoir fait couler beaucoup d’encre pendant les années 1990 et 2000.
Devenu un repoussoir, cet objectif inatteignable a fait place à l’idée que le document imprimé pouvait devenir intelligent, à condition de faire du numérique son allié plutôt que son adversaire...

340 millions de tonnes par an environ : c’est la quantité de papier consommée au niveau mondial.
A ce sujet, on doit constater que non seulement nous ne nous rapprochons pas du « zéro papier », mais nous nous en éloignons d’année en année : + 2,2% par an en moyenne.
A noter : ces chiffres concernent uniquement la consommation globale de papier ! Car si l’on fait un focus sur les pages imprimées, la progression est bien plus importante : environ + 20% par an selon Gartner : 3 millions de milliards en 2011, selon IDC.

Dans ce contexte, il semble illusoire de vouloir supprimer le papier. Le but est plutôt de le rendre « intelligent », c’est-à-dire d’imprimer moins si c’est pertinent mais – surtout – d’imprimer mieux, notamment pour « retrouver » la trace de l’imprimé.

En la matière, le document doit se structurer pour devenir « intelligent » et s’intégrer à l’archivage numérique.
C’est la condition pour que nos bureaux deviennent – sinon mieux rangés – plus efficaces.
Pour réussir, ce ne sont pas les outils qui manquent, c’est notre volonté à tous.

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