Chaque entreprise génère des données, mais les collecter ne suffit pas. Il faut disposer des bons outils pour s'assurer que les informations recueillies puissent être numérisées, partagées et stockées efficacement. Une capture de données optimisée accélère la prise de décision, réduit les coûts et diminue les risques en garantissant un accès facile, une recherche rapide et un partage fluide des informations à travers toute l’organisation.
La nouvelle série d’imprimantes multifonctions A3 TASKalfa MZ7001ci/MZ7001i de Kyocera est conçue pour répondre à ces enjeux. Dotée de capacités de numérisation avancées et d’une intégration fluide au cloud, elle simplifie les processus de capture de données, limite le traitement manuel et améliore la productivité. Grâce aux fonctionnalités Scan to Cloud de Kyocera Cloud Capture (KCC), Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) et Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS)*, les entreprises peuvent optimiser leur gestion de l’information.
1. Traitement et récupération des documents plus rapides
La capture de données traditionnelle est lente. Les employés passent un temps précieux à numériser, renommer et classer manuellement les fichiers, ce qui augmente le risque de mauvaise gestion ou de perte de documents importants. Les MFPs compatibles cloud comme la série TASKalfa MZ7001ci/MZ7001i simplifient ce processus en permettant aux utilisateurs de scanner et d’acheminer directement les documents vers des dossiers prédéfinis, un stockage cloud ou des applications métier.
Avec des solutions comme Kyocera Cloud Capture, l’automatisation prend le relais. La technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) transforme les documents numérisés en fichiers consultables, rendant leur recherche rapide et intuitive. Plus besoin de fouiller dans des dossiers mal organisés : les données essentielles sont accessibles en un clic. Cela permet de gagner du temps, de réduire la frustration et d’améliorer l’efficacité globale des flux de travail.
2. Précision améliorée et réduction des erreurs
La saisie manuelle de données à partir de documents papier est sujette aux erreurs. Même de petites fautes dans le traitement des factures, les dossiers clients ou les documents de conformité peuvent entraîner des retards et des pertes financières. La capture automatisée des données permet d’éliminer ces risques en extrayant, classant et vérifiant les informations avec une grande précision.
La série TASKalfa MZ7001ci/MZ7001i propose une intégration optionnelle avec Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS), permettant aux entreprises d’uniformiser les flux documentaires et d’assurer une cohérence entre les services. Qu’il s’agisse de capturer des factures, des formulaires ou des contrats, les workflows numériques réduisent la dépendance à la saisie manuelle, minimisent les erreurs et garantissent la conformité aux réglementations en matière de données.
3. Gestion documentaire sécurisée et conforme
La sécurité des données est une préoccupation croissante, notamment lorsqu’il s’agit de gérer des informations sensibles. Les processus papier augmentent les risques de perte ou de mauvaise manipulation de documents, tandis que l’accès non autorisé aux fichiers numériques peut entraîner des violations de données. L’optimisation de la capture de données permet un stockage sécurisé des documents, accessibles uniquement par les utilisateurs autorisés.
Grâce à Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), les entreprises peuvent mettre en place des contrôles d’accès, suivre l’activité sur les documents et se conformer aux réglementations telles que le RGPD. Le stockage dans le cloud sécurisé évite les pertes de données, tandis que la transmission chiffrée garantit la confidentialité des informations. La série TASKalfa MZ7001ci/MZ7001i renforce encore cette sécurité grâce à des fonctions d’authentification intégrées, assurant que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents critiques et les traiter. Ces mesures de sécurité et de conformité permettent de prévenir les violations de données coûteuses, qui peuvent avoir de lourdes conséquences financières et nuire à la réputation de l’entreprise.
4. Une intégration fluide avec les applications métiers
L’un des avantages majeurs de la capture de données optimisée réside dans sa capacité à générer des économies tangibles. En réduisant la saisie manuelle, les erreurs humaines et le temps passé à traiter ou rechercher des documents, les entreprises diminuent leurs coûts opérationnels.
La série TASKalfa MZ7001ci/MZ7001i, grâce à la fonction Scan to Cloud (KCC) et à sa compatibilité avec les applications métiers (ERP, CRM, etc.), permet d’automatiser la saisie et le transfert des données. Qu’il s’agisse d’intégrer automatiquement des factures dans un logiciel comptable ou de mettre à jour les données clients dans un CRM, cette automatisation améliore les flux de travail tout en limitant les ressources mobilisées
L’un des avantages majeurs de la capture de données optimisée réside dans sa capacité à générer des économies tangibles. En réduisant la saisie manuelle, les erreurs humaines et le temps passé à traiter ou rechercher des documents, les entreprises diminuent leurs coûts opérationnels.
La série TASKalfa MZ7001ci/MZ7001i, grâce à la fonction Scan to Cloud (KCC) et à sa compatibilité avec les applications métiers (ERP, CRM, etc.), permet d’automatiser la saisie et le transfert des données. Qu’il s’agisse d’intégrer automatiquement des factures dans un logiciel comptable ou de mettre à jour les données clients dans un CRM, cette automatisation améliore les flux de travail tout en limitant les ressources mobilisées
5. L'efficacité des coûts et la réduction des déchets
Les coûts d'impression et de gestion documentaire peuvent rapidement s'accumuler, en particulier pour les entreprises qui dépendent de flux de travail lourds en papier. Des processus de capture de données inefficaces entraînent souvent des impressions inutiles, des coûts de stockage accrus et des ressources gaspillées.
En optimisant la capture des données, les organisations peuvent réduire considérablement leurs coûts. Les flux de travail intelligents réduisent le besoin de processus basés sur le papier, ce qui diminue les frais d'impression et minimise les déchets. Le stockage numérique des documents réduit également le besoin de systèmes de classement physiques, libérant ainsi de l'espace de bureau et réduisant les coûts généraux.
De plus, les MFP (Multifunction Printers) compatibles avec le cloud aident les entreprises à optimiser leur environnement d'impression. Avec des fonctionnalités telles que le suivi des impressions et l'authentification des utilisateurs, les entreprises peuvent surveiller et contrôler les activités d'impression, empêchant les usages excessifs ou non autorisés. Au fil du temps, ces efficacités entraînent des économies de coûts mesurables et une approche plus durable de la gestion documentaire.
