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Trois raisons pour les organisations de passer à l’archivage numérique

Les solutions numériques : l’autre moyen d’archiver les documents imprimés
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Les données et contenus professionnels suivent une croissance exponentielle, situation qui place les entreprises devant les défis du stockage des documents. Bon nombre d’organisations conservent encore des copies originales et imprimées de leurs données, sans avoir conscience du coût et de l’inefficacité de cette méthode d’archivage. Par ailleurs, le renforcement de la réglementation sur la protection des données complique la question de la conformité, un défi incontournable lancé au monde des affaires dans son ensemble. Pour ne rien arranger, les exigences des clients s’orientent désormais vers des services plus rationalisés et plus sûrs. Une situation que vous connaissez ?

Le marché répond à ces enjeux en créant des solutions numériques à l’intention des entreprises. En matière de gestion des documents, l’une des dernières tendances, appelée services de gestion de contenu, propose une gamme étendue de fonctionnalités de gestion de contenu permettant de numériser les documents afin de convertir le contenu de l’entreprise en un actif numérique qui lui confère une valeur ajoutée. Cette solution technologique offre aux entreprises la possibilité d’automatiser les flux de travail et de centraliser les données afin de régler les problèmes de stockage des documents physiques.

Les entreprises qui s’adaptent à de nouveaux systèmes en retirent bien des avantages. Dans le présent document, Kyocera Document Solutions identifie trois des changements majeurs induits par la mise en œuvre de systèmes de gestion de contenu pour les entreprises :

1.      Réduction des coûts

Selon « l’étude 2019 de Kyocera Document Solutions Europe sur la transformation digitale des entreprises en Europe », 28 % des entreprises affirment ne pas disposer d’un espace de stockage suffisant dans leurs locaux, ce qui a un coût. Devant la hausse des prix de l’immobilier et l’augmentation de la quantité de documents à gérer, les entreprises éprouvent le besoin impérieux d’une méthode plus durable de stockage des documents physiques.

La mise en place d’une solution de gestion de contenu dans une entreprise est propice à une utilisation plus efficace de ses ressources. L’emploi d’outils de gestion de l’information pour collecter et gérer les documents libère de l’espace physique et réduit les dépenses. En clair, ces outils signent la fin des espaces de bureaux sacrifiés tout en donnant aux entreprises des moyens d’optimiser l’utilisation de leurs installations.

Incontestablement, le passage au numérique présente de précieux avantages. Une solution de gestion de contenu numérique réduit les coûts en diminuant la nécessité de la conservation des archives papier avec, à la clé, une baisse des frais de papier, d’impression, de classement et de stockage des fichiers. Tous les documents physiques à conserver sont envoyés dans un système de gestion des documents qui assure des services plus rentables que la conservation de ces documents sur site.

2.      Sécurité renforcée

La question de savoir si les documents numériques sont plus sûrs ne se pose même plus. Si les fichiers imprimés peuvent être facilement perdus ou détruits et consultés par n’importe qui ou presque, les fichiers numériques gérés par une solution de contenu sont, quant à eux, quasi indestructibles, et leur accès peut être limité aux seules personnes autorisées.

Lorsqu’une entreprise opte pour la numérisation de ses documents tout en utilisant une solution de services de gestion de contenu, elle a également la possibilité de sécuriser et de gérer son contenu. Une tâche bien plus aisée lorsqu’il s’agit de fichiers numériques. Les entreprises sont en mesure de contrôler l’accès à leurs documents sensibles et d’empêcher que l’information ne tombe entre de mauvaises mains. Pour ce faire, les services de gestion de contenu offrent aux utilisateurs les moyens de créer des règles qui limitent l’accès à des données spécifiques à certains individus ou groupes au sein d’une entreprise. Il est également possible de définir des règles d’octroi de l’accès aux employés qui occupent un niveau de direction spécifique, ainsi que des règles permettant de savoir qui accède au contenu.

De plus, vos documents sont en sécurité à tout moment grâce à une technologie de chiffrement de bout en bout qui assure la sécurité des informations et des sauvegardes numériques empêchant la perte de données. Enfin, en cas de perte ou d’effacement accidentel des données, il est très simple de restaurer tous vos documents.

3.      Efficacité énergétique

Une réflexion sur le temps qu’un employé consacre en moyenne à l’information aboutit au constat suivant : il passe souvent plus de temps à chercher l’information qu’à l’utiliser et à la rendre productive. Pour qui dispose d’archives numériques, les documents souhaités sont à quelques clics seulement. Résultat, l’efficacité de l’entreprise est plus grande, la productivité s’améliore après la mise en œuvre d’un outil de gestion de contenu.

D’après « l’étude 2019 de Kyocera Document Solutions Europe sur la transformation digitale des entreprises en Europe », près d’une entreprise sur trois admet perdre un temps précieux à traiter des documents, tout en reconnaissant que la présence sur les serveurs et périphériques de plusieurs versions et de copies différentes d’un même document constitue un problème majeur.

En filigrane, cela signifie que les opérations quotidiennes deviennent longues et compliquées. Nombreuses sont les situations dans lesquelles l’extraordinaire quantité de documents imprimés freine les négociations ou même entraîne la perte d’un marché, par exemple dans le cas de la gestion de contrats.

Il est possible de résoudre ces problèmes, et d’en prévenir bien d’autres, grâce à la numérisation des documents. Les solutions logicielles modernes permettent aux entreprises de collecter et de numériser des documents, tout en les indexant et, surtout, en les convertissant en informations utiles et consultables.

Dans un marché qui évolue à grande vitesse, l’emploi d’une technologie pertinente constitue un avantage concurrentiel décisif pour une entreprise. Pour l’entreprise, la numérisation des documents et la centralisation de l’information par les services de gestion de contenu se traduiront par d’importantes économies de temps et d’argent, tout en améliorant l’efficacité globale et en optimisant les possibilités d’utilisation des ressources.

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