Rationalisation et pilotage du parc d’impression
La Communauté d’Agglomération de Montélimar, à la recherche d’économies de fonctionnement à tous les niveaux de l’organisation, a profité du renouvellement de son parc d’impression vieillissant pour en rationaliser l’organisation et les coûts. Le nouveau parc de 30 périphériques d’impression et les solutions PaperCut et KYOfleetmanager ont permis d’atteindre cet objectif.
Client
La Communauté d’Agglomération de Montélimar regroupe 26 communes et emploie 300 salariés. Avec un budget de fonctionnement annuel de 35 millions d’euros, elle assure des activités aussi variées que celles qui touchent à la famille (crèches, centres de loisirs…), la culture (médiathèque, conservatoire…), le sport et les loisirs, l’environnement (collecte, recyclage…), le développement économique (tourisme, emploi…) ou encore le logement. Sa structure est éclatée sur une vingtaine de sites, ce qui constitue un véritable facteur de complexité.
Notre défi
Le projet de rationalisation du parc d’impression de la Communauté d’Agglomération de Montélimar a été insufflé par la Direction Générale qui souhaitait réaliser des économies de fonctionnement dans tous les domaines, y compris sur la partie impression. Dans ce contexte, un audit qui s’est déroulé sur trois mois a permis de réaliser un inventaire physique et géographique de tous les matériels sur l’ensemble des sites et d’analyser les flux (quantité, provenance...), les comportements (recto-verso, couleurs...) ainsi que le TCO (coût total de possession) global.
L’audit a mis en exergue un manque de rationalisation du parc comme des pratiques : un parc hétérogène, avec plus d’une dizaine de marques représentées, un matériel vieillissant, avec une moyenne d’âge de six ans, des contrats passés avec une quinzaine de prestataires différents, un nombre d’imprimantes locales trop élevé au détriment de multifonctions mutualisés, un taux d’impression recto/verso à 20% très insuffisant comparé aux 50% généralement recommandés... Suite à ce constat, la Communauté d’Agglomération de Montélimar a lancé une consultation visant le remplacement complet et la rationalisation de son parc, avec pour contrainte un coût à la page unique quel que soit le matériel utilisé.
Solution
C’est le tandem VBS du Groupe HEXAPAGE / Kyocera Document Solutions qui a emporté le contrat. La totalité du parc de 60 périphériques a été remplacée par une trentaine de matériels, répartis sur vingt sites. Afin de rationaliser le parc et couvrir l’ensemble des besoins, sept groupes de matériels ont été définis, de la petite imprimante locale au gros multifonction. L’étendue de la gamme Kyocera Document Solutions a permis de couvrir six groupes. Un coût par page unique, quel que soit le matériel, a permis de réaliser plus de 20% d’économie. Toutes les solutions d’impression sont désormais en réseau, rendant possible la mutualisation des matériels.
VBS est l’unique interlocuteur pour l’ensemble du parc ce qui simplifie grandement les démarches. Le renouvellement du parc a aussi été l’occasion de lancer une nouvelle politique d’impression avec PaperCut, une solution universelle de suivi et de contrôle des coûts (par utilisateur, service, périphérique...), et de gestion de l’ensemble des fonctionnalités matériel. L’impression noir & blanc en recto-verso a été programmée par défaut sur l’ensemble du parc.
La mise en place d’un système de badge et de code pour libérer les impressions a également permis de réduire le nombre d’impressions orphelines et limiter les encombrements autour des multifonctions, les impressions ne s’accumulant plus comme dans le passé. Pour accompagner le changement, une campagne de sensibilisation par voie d’affichettes incitant à moins d’impressions a été déployée. Grâce à PaperCut, des rapports mensuels sur les consommations sont envoyés à la Direction Générale ainsi qu’aux Directions de chaque service. Enfin, l’adoption de l’outil de gestion de parc multimarque KYOfleetmanager, permet l’envoi automatique d’alertes de toner bas à VBS, déclenchant ainsi la livraison des toners nécessaires de façon proactive et à temps.
Avantages
UN PARC RATIONALISÉ ET PILOTÉ
- Un nombre de périphériques divisé par deux.
- Un service de meilleur qualité grâce à du matériel neuf et plus performant, intégrant notamment des fonctions scan et fax.
- Une réduction de plus de 20% du coût à la page.
- Une augmentation du taux de recto-verso qui passe à 60% et témoigne de l’efficacité des règles d’impression économiques et écologiques activées avec PaperCut.
- Un parc désormais piloté et des coûts contrôlés.
