Astic Emballage

Astic Emballage, distributeur de produits d’emballage sur le secteur industriel, souhaitait alléger le processus du traitement des factures fournisseurs au sein de toutes les entités du groupe pour plus de cohérence et de fluidité et gagner en productivité. 

Le client

La société ASTIC Emballage commercialise des produits d’emballage destinés au secteur industriel et propose des services associés tels que des solutions de stockage, des appels à livraison, des prêts de matériel, des démonstrations sur site ou chez les clients.Le siège se situant à Andrezieux Boutheon (42), ASTIC possède 5 agences sur le territoire national.

Notre défi

Les 5 sites régionaux et les 3 entités qui composent le groupe sont responsables de leurs achats et ont leurs propres fournisseurs.

Une fois les commandes passées et le matériel livré, les fournisseurs transmettaient donc les factures par voie postale aux agences, qui à leur tour après les avoir vérifiées, voir corrigées,  les transmettaient au siège pour paiement et ce toujours par voie postale, la comptabilité étant centralisée au siège. S’en suivait un classement numéroté des factures papier dans de nombreux classeurs rangés les uns à côté des autres et prenant énormément de place.

Bilan : beaucoup de courriers à gérer, des erreurs de transmission car il n’était pas rare que les fournisseurs envoient les factures directement au siège, des retards de paiement, des recherches manuelles en cas de litiges, des archives papier, et évidemment une perte de temps considérable…

Avec ce bilan plutôt incohérent, Astic Emballage a décidé d’implémenter une solution de dématérialisation des factures fournisseurs ayant pour objectif d’homogénéiser, de simplifier et d’automatiser leur traitement et ainsi améliorer la productivité des collaborateurs du groupe.

Solution

C’est le tandem ELAN / Kyocera Document Solutions qui a remporté le dossier en proposant la solution de dématérialisation Zeendoc.

Zeendoc est la solution idéale pour Astic Emballage qui, outre la capacité de la solution à partager et transférer les factures fournisseurs automatiquement entre les différents intervenants de l’entreprise, voit d’autres nombreux avantages à son utilisation tels que l’accès aux documents 24h/24 depuis n’importe quel poste utilisateur, la simplicité d’utilisation, la suppression des tâches chronophages pour plus de productivité, ou encore  le gain de place dû à la dématérialisation.

La solution Zeendoc a permis d’automatiser les tâches répétitives au niveau de la facturation fournisseur comme la lecture et le classement de la facture.

Enfin, la société Astic Emballage a pu mettre en place un flux de validation électronique de ses factures entrantes.

Avantages

• 93 000 documents accessibles en quelques clics depuis Zeendoc    
• Fluidité dans le processus de traitement des factures    
• Rapidité dans le traitement des règlements fournisseurs, temps de traitement réduit d’une semaine à deux jours    
• Recherche des factures en un clic    
• Vision sur le processus de facturation : la mise en place de Zeendoc a permis de faire des économies en facilitant le recoupement de contrats    
• Plus de classement papier. Les factures sont numérisées et intégrées dans Zeendoc pour être classées et archivées

Ces résultats ont amené Astic Emballage à étendre le périmètre d’application de Zeendoc en gérant de nouveaux documents : bulletins de paie et factures clients.

Les factures sont ainsi accessibles en un clic sur l’interface Zeendoc, cela facilite leur suivi et permet de répondre rapidement aux demandes des clients.

" Nous avons particulièrement apprécié la démarche conseil de la société ELAN qui a cherché à comprendre nos véritables besoins et nous a accompagné tout au long du projet. Elle forme un bon duo avec KYOCERA Document Solutions. "

Christophe ASTIC
Dirigeant de la société Astic-Emaballage