Client
Etablissement support du GHND (Groupement Hospitalier du Nord-Dauphiné) et 1er employeur du Nord-Isère, le CHPO assure la prise en charge sanitaire du territoire Nord-Isère qui compte environ 310 000 habitants répartis sur 158 communes. Il bénéficie d’un plateau technique performant et dispose d’une capacité totale d’accueil de 430 lits et places de Médecine, Chirurgie, Obstétrique, Pédiatrie et Pédopsychiatrie, et de 180 lits et places pour personnes âgées (Centres de Longs Séjours et EHPAD Jean Moulin et Delphine Neyret).
Notre défi
Lors du renouvellement de son parc vieillissant, la Direction Générale du CHPO a fixé plusieurs objectifs : diviser pratiquement par deux la taille du parc et rationaliser les équipements composés de plusieurs marques et de modèles différents, mettre en place des services à valeur ajoutée autour de la dématérialisation ainsi qu’une politique d’impression responsable et évolutive. Le but principal de cette rationalisation vise à améliorer la qualité de services pour les utilisateurs tout en réalisant des économies substantielles. De plus, cela représente une opportunité pour la Direction des Systèmes d’Information du Territoire (DSIT) lui permettant de réduire la charge de travail du service informatique sur cette activité, en particulier en ce qui concerne la gestion des consommables et le suivi des pannes.
Solution
La société C’PRO fournissant les systèmes d’impression Kyocera Document Solutions a emporté l’appel d’offres lancé par le CHPO. Un audit réalisé en amont sur le parc existant et les besoins des collaborateurs a permis de passer de plus de 400 imprimantes à moins de 200 en fédérant les utilisateurs autour de pôles d’impression partagés. Seuls quatre modèles ont été retenus, de la petite imprimante individuelle de bureau monochrome au multifonction départemental A3 couleur.
Le réapprovisionnement des consommables est désormais géré en toute autonomie grâce à une commande automatique qui se déclenche lorsqu’un niveau de seuil critique est atteint.L’offre de service comprend aussi la mise à disposition sur quatre demijournées d’un technicien en régie qui connaît parfaitement les matériels et s’occupe du traitement des incidents, de la formation et de l’accompagnement des utilisateurs sur les nouveaux usages en matière d’impression. Un stock de toners et trois machines en réserve ou dites « de spare » pré-paramétrées sont également disponibles sur site offrant ainsi une solution de dépannage immédiat en cas d’urgence.
Pour encourager l’impression responsable, le CHPO s’est également doté de la solution PaperCut qui permet de paramétrer par défaut l’impression en recto-verso et en noir et blanc sans pour autant interdire l’usage de la couleur. Le système de libération des impressions après authentification de l’utilisateur avec son badge d’établissement permet aussi de réduire de manière drastique les impressions orphelines, oubliées ou lancées par erreur ou avec précipitation... Au-delà de quatreheures en file d’attente, les impressions sont automatiquement annulées. L’authentification avant impression, avec une présence physique de l’utilisateur devant le système d’impression, garantit en outre sécurité et confidentialité, une nécessité absolue pour certains documents à diffusion restreinte (ex. : documents médicaux).
Engagé depuis plusieurs années dans une démarche intensive de dématérialisation, le CHPO tire aussi profit des outils disponibles sur le matériel tel que la fonction numérisation des multifonctions et des fonctionnalités comme le Scan to Mail qui génère des document PDF joint à un e-mail prêt à être traité. Il reste encore à déployer la fonctionnalité AutoStore qui permettra d’aller plus loin dans la démarche de dématérialisation en intégrant des fonctionnalités de type OCR (reconnaissance optique de caractère) par exemple, avec l’assistance de la société C’PRO.
Le matériel et les solutions ont été déployés en six semaines, formation comprise. Un comité de pilotage trimestriel sur toute la durée du contrat permet d’accompagner le CHPO dans sa recherche d’optimisation des impressions et de dématérialisation.
Avantages
DES ÉCONOMIES RÉELLES GRÂCE Á UN PARC RATIONALISÉ ET DES IMPRESSIONS RESPONSABLES
- Une diminution drastique de 50% du volume du parc.Une baisse importante du coût des consommables grâce à la rationalisation du parc.
- Une réduction sensible du nombre d’impressions : 6 millions de pages imprimées par an contre 7 millions lors de l’audit.
- Une réduction immédiate de 20 points de l’usage de la couleur qui passe de 37% des impressions lors de l’audit à 17%, un taux bien en-dessous du niveau moyen d’usage constaté dans d’autres centres hospitaliers.
- La sécurité et la confidentialité des informations garanties par l’authentification par badge.
- Une réduction de la charge de travail du service informatique et une amélioration du suivi et de la prise en charge du matériel grâce à la présence d’un technicien en régie et la commande automatique des consommables.
- Des rapports détaillés et des graphiques fournis par PaperCut pour analyser l’usage des imprimantes.
