Client
Depuis sa création en 1907, au sein de l’Institut Catholique de Paris, l’ESSEC Business School se caractérise par son humanisme et son esprit pionnier. Classée parmi les toutes premières écoles de commerce et de management dans le monde, elle a placé l’innovation, l’implication et l’internationalisation au coeur de son projet d’avenir. Elle accueille sur ses trois campus de Cergy-Pontoise, Paris-La Défense et Singapour, 4 800 étudiants en enseignement académique et 7 000 adultes en formation continue, 680 personnels administratifs et enseignants et 2 500 vacataires.
Notre défi
Le parc de l’ESSEC était hétérogène, tant en termes de marques que de références. Les technologies des matériels étaient désuètes et le coût d’entretien élevé eu égard aux services offerts. A l’occasion du renouvellement de son parc, l’ESSEC s’est lancée dans l’un des projets les plus fédérateurs et transversaux que l’école n’ait jamais connu, impliquant l’ensemble des décideurs et utilisateurs, à savoir la Direction Générale, les services informatiques, les achats, la CNIL, le corps professoral, les instances représentatives du personnel et les étudiants !
Son objectif était d’offrir à une plus large cible d’usagers, de nouveaux services plus performants, sécurisés et facturables, et notamment des services d’impression mobile pour les utilisateurs nomades inter campus, le tout en obtenant l’adhésion de tous grâce à un processus de concertation et d’accompagnement particulièrement bien huilé ! Il s’agissait aussi de définir et mettre en place une véritable politique d’impression, de doter le service responsable des flux documentaires papier d’outils de contrôle et de pilotage mais également de simplifier l’entretien et réduire le temps alloué à la maintenance des matériels.
S’ajoutait une contrainte de temps, l’appel d’offres devant se dérouler en trois mois seulement depuis la diffusion de l’appel d’offres jusqu’au choix du partenaire et l’installation du matériel et des solutions !
Solution
Suite à l’appel d’offres, c’est le tandem DIJIPRINT FRANCE / KYOCERA Document Solutions qui a emporté le projet. Près de 50 imprimantes et multifonctions ont été installés dans les bureaux, les étages et à la reprographie, avec la solution universelle de gestion des impressions PaperCut. Des services nouveaux, tels que l’impression couleur ou les fonctionnalités scan to me et scan sur répertoire réseau, ont été mis à disposition des usagers.
Grâce à un système d’authentification pour libérer les travaux stockés sur le serveur, les utilisateurs peuvent lancer leurs impressions depuis n’importe quel support (PC, tablette ou smartphone) puis accéder à leurs impressions sur le site et l’appareil de leur choix et à n’importe quel moment : un service primordial pour un groupe multisite comme l’ESSEC qui compte de nombreux utilisateurs nomades.
C’est la carte ESSEC (étudiant ou staff) qui a été choisie comme support d’authentification. Elle permet d’affecter différents droits en fonction des utilisateurs, de débiter la carte étudiant ou de refacturer le service concerné. Les cartes étudiants peuvent être créditées par carte bleue ou par PayPal. Ce système d’authentification par carte sécurise les impressions et garantit une traçabilité de chaque flux.
Dans le cadre de la nouvelle politique d’impression, le noir et blanc et le recto-verso ont été paramétrés par défaut. La couleur et le recto seul sont ainsi à l’initiative de l’utilisateur. Pour un volume d’impressions important, un message pop-up incite l’usager à utiliser un matériel plus performant et moins couteux, aux étages ou à la reprographie, pour libérer ses impressions. Une démarche de sensibilisation et de responsabilisation est ainsi déployée.
Pour garantir l’adhésion de tous et accompagner le changement, toutes les familles d’utilisateurs ont été impliquées dans le choix du matériel. Les deux fabricants shortlistés ont dû installer un showroom dans les locaux de l’ESSEC et mettre en place un POC ( Proof of Concept ) ou maquette en test réel, sur une durée de 15 jours. Toutes les caractéristiques des matériels (ergonomie, design, équipements, fonctionnalités, qualité, rapidité...) ont pu être passées au crible par les utilisateurs finaux qui ont choisi Kyocera. Des développements spécifiques ont été effectués pour répondre aux besoins remontés. La mise en place d’un POC a permis par la suite de déployer très rapidement la solution.
Avantages
UNE IMPRESSION RESPONSABLE, MOBILE ET SÉCURISÉE
- Un parc homogène (technologie, ergonomie, services et consommables) et moderne.
- Une solution d’impression mobile sécurisée indispensable aux nombreux utilisateurs nomades.
- Une politique d’impression responsable suggérée et non imposée qui se met progressivement en place.
- La sécurisation et la traçabilité des flux.L’économie de 200 000 pages stockées sur le serveur et non imprimées sur les six premiers mois d’exploitation.
- Une maintenance facilitée par l’homogénéité du parc et l’envoi automatique d’alertes consommables ou panne. Plus de rupture de services.
- Un nouveau parc bien accueilli par l’ensemble des utilisateurs grâce aux processus de concertation mis en place en amont.
- Le pilotage du parc avec un suivi et un contrôle des coûts par machines et utilisateurs.
