Renouvellement du parc impression pour un service managé et un pilotage centralisé.
Le Rectorat de Limoges a profité d’une migration entre deux marchés pour entièrement renouveler son parc de multifonctions et déployer des solutions d’administration de parc et de gestion des flux. Ce projet d’envergure et à délais contraints s’est déroulé dans le cadre du marché national SOLIMP II, lancé par les Services des achats de l’Etat (SAE), piloté par le Ministère de l’Education Nationale sur son parc, et emporté par Kyocera Document Solutions.
Background
L’académie de Limoges, gouvernée par le Recteur, est l’échelon administratif déconcentré en région permettant de décliner la politique gouvernementale en matière d’éducation, de la maternelle à l’université. Les services de l’académie sont implantés sur trois départements : la Corrèze, la Creuse et la Haute Vienne. La Direction des Systèmes d’Infor mation académique (DSI) du Rectorat a notamment en charge la mise en oeuvre et le fonctionnement des systèmes d’information et des services numériques, leur bonne intégration et leur évolution dans l’ensemble de l’informatique du ministère. Le projet SOLIMP couvre le périmètre des services académiques de l’Education (Rectorat, DSDEN, CIO, ... ), ce qui représente environ 500 usagers sur 15 sites différents.
Notre défi
En partenariat avec Kyocera, la DSI a piloté le renouvellement de son parc d’une trentaine d’équipements et la mise en oeuvre de solutions d’administration de parc et de gestion des flux. La migration devait se faire à minima à iso-fonctionnalités, avec une continuité de services totale.
Elle s’inscrivait également dans une dynamique de réduction des coûts et du nombre d’imprimantes, impulsée dès 2009. De nouvelles fonctionnalités, non couvertes dans SOLIMP I, étaient également souhaitées pour apporter modernisation, simplification et des services à valeur ajoutée : mise en place d’un service de gestion des flux pour assurer une politique d’impression et un pilotage centralisé des systèmes, impressions sécurisées depuis les anciennes applications métiers (SIRH, scolarité, examens et concours…), gestion des accès par badges, détection des pannes, relevé des compteurs et commande automatique des consommables par transmission réseau. Une des contraintes fortes du projet résidait dans les délais extrêmement contraints, à peine deux mois et demi séparant la réunion de lancement de la mise en oeuvre du nouveau service d’impression, sur tous les sites.
Solution
Les équipes projet de la DSI et de Kyocera Document Solutions ont défini un retroplanning précis. Un maquettage de la solution, réalisé en cinq jours avec deux matériels, a permis de valider tous les besoins exprimés. Sur cette base, une étude technique et financière a été réalisée à la DSI pour définir précisément les configurations des équipements et les différentes options, en maîtrisant le budget et sans dégrader la qualité de service. Il a été décidé de généraliser la «couleur» et de ne retenir que trois configurations d’équipements «monochrome / couleur» pour tous les sites.
La première vague a permis d’installer 25 multifonctions dans les délais impartis. Grâce à la convergence avec le SI académique, les utilisateurs s’authentifient sur le système d’impression de leur choix avec leur identifiant personnel, pour libérer leurs impressions.
Une expérimentation est en cours, avec un accompagnement spécifique de Kyocera, pour permettre une authentification par badge NFC (smartphone, clé interne, carte bancaire...). L’impression sécurisée à partir des anciennes applications métiers (monde UNIX) est opérationnelle. Le parc des imprimantes de bureau va pouvoir être protégé et limité à des impressions locales modestes. Il sera réduit progressivement. Le ratio d’un équipement d’impression pour six utilisateurs, prévu dans le « plan administration exemplaire », pourra être atteint. Une politique d’impression responsable a également été définie.
Les usagers sont invités à convertir si besoin les impressions en noir et blanc et recto/verso. Pour les impressions volumineuses de plus de 100 pages, un pop-up et un mail invitent les utilisateurs à se diriger vers le service de reprographie du rectorat. Une fenêtre « PaperCut » est aussi montée sur le bureau windows de l’utilisateur pour le sensibiliser sur ses consommations et lui offrir un accès à ses travaux d’impression.
PaperCut permet d’élaborer des rapports détaillés pour suivre et analyser finement les usages. Le logiciel KYOCERA Fleet Services, en mode SAAS, offre une vision partagée de la flotte des MFP, un diagnostic de panne et un relevé automatique des compteurs, tâche faîte manuellement auparavant. KYOCERA Net Admin, solution de gestion unifiée des périphériques d’impression, permet d’améliorer la supervision des équipements et la gestion des flux sur une interface unique. Enfin, l’extranet de commande des équipements, KYOLINK, est pratique et didactique.
Avantages
UN PARC IMPRESSION DE QUALITÉ ET Á L’ADMINISTRATION CENTRALISÉE
- La couleur généralisée, le périmètre de couverture étendu, et les services à valeur ajoutée pour les clients optimisés, avec des coûts globaux maîtrisés.
- Une utilisation modérée de la couleur (15,79% des impressions).
- Une augmentation sensible des impressions en recto/verso (67% des impressions).
- De nombreux documents volumineux, réorientés vers le service de reprographie.
- Des outils de reporting sur les usages, fondamentaux pour une DSI.
- Des équipements de qualité générant peu d’interventions.
- Des prix de location et d’achat de consommables compétitifs.
