Rationalisation et centralisation du suivi du parc de copieurs multifonctions.
L’Université de Technologie de Compiègne (UTC) souhaitait rationaliser son parc de photocopieurs multifonctions, l’homogénéiser et en réduire le coût. Elle voulait également mettre en place un outil de suivi centralisé des consommations (copies et impressions) et une nouvelle solution d’authentification par badge sur certains MFP. Le parc a été totalement repensé et personnalisé en fonction des services, et des solutions technologiques ont été mises en place pour répondre aux besoins exprimés.
Clients
Première école d’ingénieur post-bac, l’Université de Technologie de Compiègne (UTC) accueille chaque année près de 5 000 étudiants et emploie 400 salariés administratifs et techniques ainsi que 450 enseignants et enseignants-chercheurs. Avec ses 9 laboratoires de recherche et son ouverture internationale, l’UTC se positionne parmi les meilleures écoles d’ingénieurs dans le monde.
Résolument intégrés à la ville de Compiègne, les locaux se répartissent principalement sur deux sites : le centre Benjamin Franklin, proche du centre-ville, qui accueille principalement les étudiants pour les cours et dans ses bibliothèques, et la zone du centre de Recherches, plus particulièrement réservée aux laboratoires de recherche, aux services administratifs et techniques.
Notre défi
Avant le premier marché « photocopieurs » de l’UTC, chaque service avait ses propres contrats de location de matériels de photocopies. Le parc était ainsi très hétérogène et la gestion complètement décentralisée. Le coût de fonctionnement du parc était loin d’être optimisé. Dans ce contexte, un système de marchés publics a été mis en place avec pour objectifs de rationaliser le parc, d’en réduire les coûts, et d’en centraliser l’administration avec la mise en place d’un logiciel de gestion de parc commun à toutes les machines.
L’an dernier, l’UTC a dû changer la solution d’authentification installée sur les copieurs mis à disposition des étudiants pour mettre en place une solution qui accepte la carte d’étudiant de l’université comme support d’authentification et moyen de paiement, et palier à la disparition de « Moneo ».
Solution
Suite à un appel d’offres, c’est le tandem ABS du Groupe HEXAPAGE / Kyocera Document Solutions qui a emporté le contrat de renouvellement du parc de l’UTC, avec l’installation des solutions KYOCERA Net Viewer et PaperCut, pour le suivi du parc et la gestion d’une partie des impressions.
Au total, 44 multifonctions ont été installés. Il s’agit de modèles en noir et blanc de 35 ou 45 pages / minute, placés selon les consommations constatées. Toute une série d’options a été proposée en fonction des sites et des besoins des utilisateurs. Certains MFP sont équipés de magasins papier supplémentaires, d’autres de l’option finisseur. Les services gros consommateurs de scans bénéficient d’un chargeur recto/verso en un seul passage, extrêmement pratique. L’UTC fonctionne ainsi avec un nombre très restreint de modèles qui ont été totalement personnalisés.
Quatre copieurs destinés aux étudiants sont en libre-service dans les bibliothèques de l’UTC. L’ancienne solution d’authentification par badge pour pouvoir libérer les impressions, faire des photocopies ou des scans a été remplacée par PaperCut. Solution très ouverte aux développements tiers, elle a su s’adapter pour accepter la carte d’étudiant de l’UTC comme support d’authentification et moyen de paiement. La carte est en effet équipée d’un porte-monnaie électronique, développé au sein de l’UTC, qui permet aussi de payer des services fournis par les associations étudiantes ou encore des friandises dans les distributeurs automatiques !
Les 40 autres MFP sont installés dans les différents centres de l’UTC et fonctionnent, par authentification par badge (logiciel Pcounter), par code personnel ou de services voire pour quelques-uns sans authentification. Avec l’utilisation des badges pour libérer les impressions, les documents confidentiels ne traînent plus sur les machines.
Grâce à la mise en place de KYOCERA Net Viewer, un logiciel de gestion de périphériques réseau, commun à tout le parc, la gestion des copieurs et de toutes les consommations est désormais centralisée au sein de la Direction des Systèmes d’Informations de l’UTC. Cela permet de publier des tableaux globaux précis de suivi de consommation du parc.
Avantages
UN PARC DE PHOTOCOPIEURS MULTIFONCTIONS RATIONALISÉ, SÉCURISÉ ET À L’ADMINISTRATION CENTRALISÉE
- Un parc homogène et rationalisé
- Des machines robustes et fiables
- Des impressions sécurisées grâce à l’authentification par badge
- Une carte unique, la carte d’étudiant, pour payer des services fournis par les associations étudiantes, des friandises dans les distributeurs automatiques ou encore photocopier, imprimer et scanner
- Une augmentation sensible de la qualité du service et du confort d’utilisation grâce à toute une série d’options intégrées selon les besoins des utilisateurs
- Le centralisation de toute la gestion du parc de l’UTC et des consommations dans un seul outil, et ce pour l’ensemble des copieurs installés sur les deux sites
- Un parc sensiblement moins couteux que par le passé
