Un parc homogène et des solutions d’impression mobile.
Lorient Agglomération a lancé le renouvellement de son marché de location de systèmes d’impression en parallèle d’un projet de déménagement sur un site unique de 300 collaborateurs auparavant répartis sur huit sites. Le renouvellement était ainsi l’occasion d’entièrement repenser la constitution du parc et des solutions mis à disposition des agents utilisateurs. Homogénéité, intuitivité, mobilité et sécurité étaient les maîtres mots de cet appel d’offres !
Client
Lorient Agglomération emploie 600 agents et regroupe 25 communes animées par la volonté de réaliser ensemble un projet de territoire que l’intercommunalité rend plus dynamique et plus ambitieux. Troisième agglomération de Bretagne, Lorient Agglomération met au coeur de son projet ses 204 500 habitants pour en faire un territoire de vie, dynamique et durable, ouvert sur le monde. Forte d’une relation privilégiée avec la mairie de Lorient, les deux entités lancent régulièrement des appels d’offres communs. C’est donc ensemble qu’elles ont renouvelé leur marché de location de systèmes d’impression.
Notre défi
L’appel d’offres s’est déroulé dans le cadre d’un projet de regroupement des principaux services de l‘intercommunalité, sur un site unique, la Maison de l’Agglomération. En tout, 300 agents, auparavant ventilés sur huit sites, y ont été rassemblés. Le renouvellement du parc constituait ainsi une opportunité de redéfinir les besoins de Lorient Agglomération en matière de systèmes d’impression. Il s’agissait aussi d’homogénéiser le matériel et d’en faciliter la maintenance, mais également de profiter des nouvelles fonctionnalités offertes, en particulier en matière de mobilité, pour mieux servir les agents utilisateurs.
Solution
Suite à l’appel d’offres, l’Agglomération de Lorient a choisi de confier la mission de renouvellement de son parc à LORI SI du Groupe HEXAPAGE, avec des solutions Kyocera Document Solutions. Une trentaine de multifonctions, de catégories différentes en fonction des besoins et de la volumétrie des impressions, ont été installés dans les secrétariats de services (MFP A4 N&B), dans les étages (MFP A4/A3 Couleurs) et dans le service de reprographie (solutions d’impression de production).
Des tests utilisateurs, organisés avec la participation des agents, ont permis de définir une interface personnalisée, unique quel que soit le matériel, et particulièrement ergonomique car basée sur les usages. Elle est ainsi constituée de six grosses touches – copie rapide recto, copie recto/verso, copie avancée (incluant des options de finition), scan rapide recto, scan recto-verso, et scan avancé. La fonction scan rapide permet d’envoyer automatiquement les scans sur un espace personnel de stockage de données. Pour accompagner le changement, un guide d’usage des MFP présentant les différentes fonctions, a été créé.
Des règles ont été définies pour maîtriser les flux d’impression et ainsi éviter les engorgements. En-dessous de cinquante pages, les usagers peuvent utiliser n’importe quel copieur ; au-delà de cinquante et de cent pages, les documents peuvent respectivement être libérés sur les copieurs d’étages et les matériels de reprographie. La solution de sécurisation des flux et de gestion centralisée des impressions MyQ (KYOCERA Net Manager) a également été mise en place. L’impression, la copie et la numérisation restent sur un serveur dans le système, et ne sont libérées qu’après authentification par badge ou par code de l’utilisateur sur l’appareil de son choix. Les utilisateurs peuvent ainsi accéder à leurs travaux en tout lieu et à n’importe quel moment, un atout, voire même une nécessité aujourd‘hui. La solution garantit également la totale confidentialité des documents.
Toutes les imprimantes satellites, en place sur certains bureaux, ont été supprimées, un changement bien accepté par les agents, grâce à la qualité et aux performances des nouveaux systèmes d‘impression. La maintenance du matériel est simplifiée à l’extrême grâce à l’homogénéité du parc. Un système d’envoi automatique d’alertes de consommable ou de panne à LORI SI a été mis en place, évitant ainsi toute rupture de stocks et garantissant des interventions rapides.
Avantages
UNE IMPRESSION INTUITIVE, MOBILE ET SÉCURISÉE
- Un parc homogène simplifiant à l’extrême sa maintenabilité et permettant une appropriation rapide par les utilisateurs.
- Une interface utilisateurs unique, quel que soit le matériel utilisé, ergonomique et intuitive car basée sur les usages.
- Une impression mobile et sécurisée permettant d’accéder à ses travaux en tout lieu et à n’importe quel moment.
- Des flux d’impression maîtrisés pour éviter l’engorgement aux systèmes d’impression.
- Une maintenance facilitée par l’envoi automatique d’alertes consommables ou panne.
- Un nouveau parc bien accueilli grâce à des tests utilisateurs et un accompagnement au changement.
