Offrir un service d’impression innovant pour les chercheurs de demain.
Le Centre des Matériaux avait besoin de renouveler son parc de copieurs multifonctions et souhaitait tirer profit de ce changement afin de renforcer le service offert aux utilisateurs tout en apportant de nouvelles fonctionnalités, notamment au niveau de l’utilisation de la couleur et de la numérisation. L’établissement souhaitait également transférer les volumes importants faits sur les imprimantes sur des périphériques plus productifs tels que les multifonctions départementaux. Enfin, le Centre des Matériaux était à la recherche d’une solution pouvant leur donner plus de visibilité sur les volumes et coûts d’impression.
Client
Le Centre des Matériaux de MINES ParisTech est un établissement d’enseignement et de recherche créé en 1967 à Evry (Essonne, France), sur une initiative commune de l’Ecole des Mines de Paris et du constructeur de moteurs d’avions SNECMA (maintenant groupe SAFRAN).
Son effectif en 2012 était de 200 personnes dont 45 enseignantschercheurs, 44 ITA et 88 doctorants. Ses activités de recherche s’appliquent à tous les types de matériaux d’intérêt industriel. Son action relève de trois grandes missions:
- La recherche
Le Centre des Matériaux a pour ambition de réaliser une recherche scientifique du meilleur niveau international sur des thèmes d’intérêt industriel. Dans cette logique, il est une unité mixte de recherche du CNRS.
- La formation
Cette mission se manifeste par la participation des responsables scientifiques aux enseignements du cycle ingénieur de MINES ParisTech, à des interventions dans plusieurs universités de région parisienne.
- La valorisation des résultats de la recherche
L’importance de cette activité de valorisation est illustrée par le fait que la moitié des ressources totales résulte de contrats de recherche impliquant des partenaires industriels français et internationaux.
Notre défi
Les périphériques d’impression n’étaient pas attribués à un service ou un type d’utilisateur particulier. Il était donc très difficile pour la direction des systèmes d’information et de communication d’avoir une idée précise des volumes à attribuer aux différentes populations : étudiants, enseignants, personnel administratif.
De plus, l’établissement accueille une proportion très forte de doctorants dont les besoins sont spécifiques : impression de haut volumes (une thèse peut représenter jusqu’à quatre cents pages), pics d’activité, besoin de confidentialité. A ce sujet, des codes d’identification avaient été mis en place mais leur gestion était problématique. En effet, ces codes étaient entrés manuellement dans la mémoire de chaque copieur ce qui nécessitait d’entretenir une base de données distincte de l’annuaire d’entreprise et ne permettait pas de consolidation.
Enfin, l’infrastructure informatique du Centre des Matériaux est hétérogène : des systèmes Windows, Mac et Linux y cohabitent. Il fallait prendre en compte ce paramètre pour le déploiement de la solution.
Solution
Le Centre des Matériaux a décidé de reconduire le partenariat qui l’unissait à la société Esus afin de mettre en place le nouveau parc composé de multifonctions Kyocera. Au total, 8 nouveaux copieurs, principalement couleur ont été installés.
Le déploiement a été réalisé rapidement, à une période où l’établissement était relativement peu fréquenté. Les fonctionnalités avancées des copieurs, telle que la numérisation couleur ont été paramétrées afin d’offrir ou de généraliser de nouveaux services pour les chercheurs et les enseignants.
De plus, la solution PaperCut MF a été installée sur l’ensemble du parc et pour les 200 utilisateurs. PaperCut MF est une application de gestion des copies et des impressions facile à installer et à utiliser. La comptabilisation des travaux permet le suivi de l’utilisation des périphériques par utilisateur et/ou par département. Ses fonctionnalités de quotas et de routage par règles, quant à elles, permettent d’éliminer le gaspillage et encouragent les comportements responsables.
Avantages
TRAÇABILITÉ DES IMPRESSIONS ET AMELIORATION DE LA PRODUCTIVITÉ
Lorsqu’un utilisateur veut réaliser une copie ou récupérer une impression, il s’identifie désormais grâce à son badge d’accès au bâtiment. Ainsi, il est possible pour le département des systèmes d’information et de communication de pouvoir attribuer des volumes par utilisateur, par département et d’avoir une vision globale sur l’ensemble de la flotte et les coûts d’impression.
L’utilisation de badges est une avancée certaine pour les enseignants et les chercheurs, ces derniers n’ayant plus de code à retenir et fastidieux à entrer. Le lien avec l’annuaire d’entreprise est également appréciable pour le département des systèmes d’information et de communication car il évite d’avoir à incrémenter et à entretenir deux bases distinctes.
De plus, l’utilisation des badges, combinée à la fonction de Print & Follow, garantit maintenant la confidentialité des documents sur l’ensemble des multifonctions et offre aux utilisateurs souplesse et productivité. En effet, si l’un des multifonctions est déjà en cours d’utilisation, il suffit à l’utilisateur de badger sur l’équipement disponible le plus proche pour récupérer ses impressions, en toute sécurité.
