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Powertrans

Dématérialisation d'une tonne d’archives papier pour plus de productivité.
Powertrans

Powertrans, spécialiste des tambours moteurs et des organes de transmissions mécaniques, souhaitait dématérialiser 30 ans d’archives pour accéder facilement et rapidement aux informations des dossiers clients et ainsi gagner en productivité. 

Le client

La société Powertrans distribue des produits techniques tels que les tambours moteurs et réducteurs, destinés aux secteurs de l’agro-alimentaire et de l’industrie. Basée à Ploemeur en Bretagne depuis 1994, l’organisation représente un chiffre d’affaires de 2 millions d’euros pour 4 collaborateurs.

Notre défi

De part leur activité, Powertrans devait pourvoir accéder facilement aux différents documents tels que les documentations techniques, factures ou garanties pièces, mais aussi aux dossiers clients, des plus récents aux plus anciens. Sachant qu’un dossier client est constitué de plusieurs offres, de commandes, d’accusés de réception, de factures, de garanties matériels, la masse de papier à gérer répertoriant les informations clients était devenue au fil du temps un frein quant à la productivité des collaborateurs. Les 30 dernières années représentaient 1 tonne d’archives papier !

Se devant de conserver l’historique des dossiers clients au minimum 15 ans et d’y accéder rapidement, l’accès aux informations devenu trop fastidieux soulevait également un autre point.

En effet, l’impression de tous ces documents y compris les factures représentait une somme importante dans la gestion du budget et avait forcément un impact sur les coûts.

Solution

Le tandem LORI SI du groupe HEXAPAGE / Kyocera Document Solutions, deux spécialistes de la gestion documentaire, a proposé la solution de dématérialisation Zeendoc. 

Si Zeendoc a permis à Powertrans la dématérialisation des archives depuis 1994, elle a également participé à la suppression des tâches chronophages telle que la recherche manuelle de documents archivés pour gagner en productivité. Le gain de place a lui été spectaculaire avec l’externalisation des documents archivés !

Et comme dématérialisation rime avec innovation, la solution permet d’accéder 24h/24 aux informations clients depuis n’importe quel poste utilisateur y compris les smartphones des collaborateurs pour plus de réactivité. Les informations étant toujours disponibles, elles sont transmises instantanément à la demande du client !

Si Zeendoc offre une grande interactivité et productivité pour Powertrans, la réduction des coûts d’impression a également été considérable, ce qui renforce sa satisfaction.

Avantages

  • 2 heures gagnées au total et par jour avec la suppression des tâches chronophages
  • Recherche des documents en un clic
  • La mise en place de Zeendoc a permis de gagner de la place en termes de stockage des archives
  • Satisfaction des clients par la réactivité de Powertrans

" La solution de dématérialisation Zeendoc nous a permis de diminuer nos coûts d’impression et de gagner en productivité. Nous sommes plus proches de nos clients et avons gagner en interactivité. Notre image a changé, nous sommes passé d’une entreprise un peu vieillissante à une entreprise innovante. "

Christian SCHNEIDER
Dirigeant de la société Powertrans

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