Rationalisation du parc et encadrement des impressions.
A la recherche d’économies de fonctionnement tout en améliorant les services mis à disposition de ses salariés, Quevilly Habitat a profité du renouvellement de son parc vieillissant pour rationaliser les équipements et mettre en place une politique d’impression responsable. Elle a pour cela choisi une solution combinant les matériels KYOCERA et le logiciel PaperCut qui permet un encadrement efficace des règles d’impression, sécurise les documents confidentiels grâce à l’authentification avant libération des impressions et offre une vue détaillée des consommations.
Client
Fondée en 1924, Quevilly Habitat, Entreprise Sociale pour l’Habitat (ESH), exerce son activité de construction et de gestion immobilière sur 17 communes de la Métropole Rouen Normandie. Avec un patrimoine de 10 209 logements au 1er juin 2016, la société loge plus de 20 000 locataires sur 500 000 habitants. Certifiée Qualibail, elle a la volonté de leur offrir une très grande qualité de service. Elle emploie 200 salariés dont une centaine au sein de son siège.
Notre défi
Alors que le parc de copieurs du siège social arrivait à son terme, Quevilly Habitat a souhaité profiter de son renouvellement pour le rationaliser et mettre en place une politique d’impression plus responsable, génératrice d’économies. Un audit sur les volumes d’impression et les modes d’utilisation a permis de définir les besoins de chacun des cinq étages. L’objectif était de réduire au maximum le nombre d’imprimantes individuelles dans les bureaux, en les remplaçant par des matériels plus performants mais partagés sur les étages. Se posait alors la question de la confidentialité des impressions, source d’inquiétude et donc de potentielle résistance au changement de la part des utilisateurs...
Il s’agissait aussi de mettre fin au gaspillage lié aux impressions non récupérées et de limiter les impressions couleur trop souvent utilisées au détriment de l’impression noir & blanc. Enfin, Quevilly Habitat souhaitait se doter d’un outil permettant d’étudier les habitudes d’impressions des utilisateurs pour bien comprendre les usages et mettre à leur disposition les solutions les mieux adaptés à leurs besoins.
Solution
Suite à un appel d’offres, c’est la société ABR qui a emporté le contrat avec des systèmes d’impression KYOCERA. Cinq multifonctions ont été installés, dont quatre monochromes, et un couleur, équipé d’options de finition. Pour l’impression des avis d’échéance, qui ne représentent pas moins de 10 000 éditions par mois, une imprimante monochrome à haute vitesse d’impression, est venue compléter ce dispositif. Afin de répondre efficacement à la problématique de sécurisation des impressions confidentielles et de mise en place de pratiques d’impression plus responsables, Quevilly Habitat a choisi PaperCut.
Cette solution a plusieurs vertus. Les utilisateurs doivent désormais s’authentifier par badge ou par code PIN sur le multifonction pour libérer les impressions, ce qui règle le problème de confidentialité, les impressions étant immédiatement récupérées. Elle permet également de limiter le gaspillage et de réaliser de fortes économies grâce à la suppression des impressions orphelines et la possibilité d’annuler une impression regrettée, ainsi que toutes les impressions lancées mais jamais libérées. La mise en place de règles précises pour les impressions constitue un autre point fort de la solution, car elle permet de les encadrer au maximum. Par exemple, lorsque l’outil identifie des impressions d’emails, il déclenche automatiquement l’impression noir et blanc. Le recto verso est également paramétré par défaut.
Surtout, en cas de demandes d’impression de gros volumes, celles-ci sont systématiquement redirigées vers le multifonction le plus économique pour ce genre de travaux. Enfin, la force de PaperCut réside dans la possibilité de faire des statistiques très poussées permettant d’étudier les habitudes des utilisateurs et à l’avenir, affiner davantage encore les capacités des systèmes d’impression pour répondre au mieux aux besoins de chacun.
Avantages
UN PARC RATIONALISÉ ET UN ENCADREMENT EFFICACE DES IMPRESSIONS
- Une économie de plus de 500 000 impressions annuelles dès la première année d’installation de PaperCut
- Une limitation sensible des impressions couleurs qui passent de 20% du total des impressions à 14% en un an
- Les gros volumes redirigés automatiquement vers un MFP pour une impression plus économique
- Un paramétrage extrêmement facile des règles d’impression
- La création de rapports et de graphiques détaillés sur les usages
