Performance et pilotage centralisé du parc d’impression.
A la recherche de matériels d’impression et de numérisation plus performants pour accompagner sa croissance, VATP a renouvelé et complété son parc avec des multifonctions haut volume. La société en a profité pour se doter de l’application serveur KYOCERA Net Manager afin d’optimiser et sécuriser ses impressions et bénéficier d’un service de pilotage centralisé.
Client
Créé en 1987, VATP est une entreprise de bâtiment et travaux publics implantée à Aire-sur-la-Lys dans la région Nord Pas-de-Calais. Elle est spécialisée dans le bâtiment et le génie civil, les travaux publics et VRD ainsi que la couverture bardage. Elle emploie plus de 200 salariés et réalise un chiffre d’affaires de 35 millions d’euros. Elle a construit sa croissance sur sa confiance en ses salariés et son indépendance !
Notre défi
Lors du rachat de l’entreprise en 2008, une première rationalisation avait été effectuée avec la suppression dans les bureaux de toutes les imprimantes de proximité, génératrices de frais élevés en consommables. Trois équipements d’impression avaient ainsi été installés dans des endroits stratégiques de l’entreprise. Printemps 2016, VATP décide de renouveler son parc vieillissant pour acquérir des équipements plus performants et rapides. Les marchés auxquels répond VATP sont plus petits mais plus nombreux, augmentant mécaniquement le nombre d’impressions qui atteint pas moins de 18 000 copies par périphériques et par mois. L’entreprise souhaite acquérir trois machines identiques pour optimiser les stocks et les coûts.
Au-delà du simple renouvellement du parc, un audit réalisé par la société Doc Access, sur l’utilisation des matériels d’impression et la gestion des flux documentaires en interne, fait apparaître d’autres besoins stratégiques pour VATP : limiter la gâche de papier, faciliter, accélérer et sécuriser les impressions, simplifier la numérisation, disposer d’options de finition, encourager l’impression responsable et piloter tous les équipements de manière centralisée.
Solution
C’est la société Doc Access en partenariat avec Kyocera Document Solutions qui a emporté le contrat face à trois grands constructeurs. Trois matériels d’impression 75 pages par minute haut volume, équipés chacun de deux double bacs papier latéraux, ont été installés. Ils permettent d’atteindre une capacité papier de plus de 7 000 feuilles, supprimant la nécessité de constamment réalimenter les bacs. Trois matériels d’impression plus petits équipent également le service comptable et personnel et le responsable atelier.
Côté numérisation, l’installation d’un clavier sur le matériel apporte un appréciable confort d’utilisation et la numérisation recto-verso en une seule passe est source de grande productivité. Pour encourager l’impression responsable et réaliser des économies non négligeables, l’impression N&B est programmée par défaut, la couleur nécessitant quant à elle l’entrée d’un code. L’interface des matériels, très facile d’utilisation, a été personnalisée avec la création de deux commandes : « copie classique » qui offre le choix des paramètres d’impression et « copie économique » qui supprime toutes les pages blanches, imprime en N&B et recto verso automatiquement. La finition pliage est intégrée ainsi que l’option en standard qui permet d’éviter l’effet tuile du papier lors d’impressions en grand nombre.
L’application serveur KYOCERA Net Manager permet de sécuriser les impressions qui, comme les copies et les numérisations, ne sont possibles qu’après authentification par code PIN ou par badge sur le périphérique de son choix. Elle met fin aux impressions orphelines ou mélangées et aux impressions confidentielles qui traînent et permet d’annuler les impressions non souhaitées. En cas d’attente sur une imprimante, il suffit de se rendre et de s’authentifier sur un autre périphérique.
La solution facilite aussi grandement l’administration du parc, l’ensemble des multifonctions étant géré à distance grâce à une interface unique. Il n’est plus besoin de se déplacer ou de répéter une même tâche sur chaque machine. Enfin la solution permet d’obtenir des rapports détaillés sur les consommations par utilisateurs et par services et propose la production automatique de graphiques particulièrement esthétiques.
Avantages
UN PARC PERFORMANT ET UN PILOTAGE CENTRALISÉ
- Une productivité accrue grâce à un parc robuste et performant, tant sur l’impression que sur la numérisation.
- Des économies d’impression avec la fin du gaspillage et l’encouragement à l’impression N&B.
- Sécurité et flexibilité garanties par l’authentification par badge ou code Pin sur n’importe quel périphérique d’impression.
- Du confort au travail grâce à des matériels et solutions simples d’utilisation, esthétiques et personnalisables.
- Une gestion simultanée des six matériels d’impression et le suivi des consommations grâce à KYOCERA Net Manager.
