De nos jours, les entreprises sont submergées par un flux d’informations incessant qui provoque un véritable raz-de-marée de documents. Technologies convergentes pullulantes, législation foisonnante, contrôles réglementaires et demande toujours plus forte de stockage sécurisé de documents, autant de paramètres qui soulèvent des défis majeurs pour les entreprises qui se débattent en plein chaos documentaire. Ces défis ont des conséquences lourdes sur les entreprises plongées au coeur d’un processus devant aboutir à une véritable transition digitale, mais qui doivent encore surmonter les défis traditionnels qui les paralysent, comme par exemple, le manque d’espace de stockage physique des documents.
Le présent livre blanc a pour objet de mettre en lumière le rapport de cause à effet entre certaines lacunes et points faibles de l’entreprise et un problème de fond, commun aux entreprises. En effet, alors que bon nombre d’entreprises en sont encore réduites à archiver leurs documents sur place, beaucoup ne sont pas conscientes des conséquences d’une gestion et d’un stockage inefficaces. À l’origine de cette situation, le fait que les entreprises ne s’appuient pas sur une solution dédiée d’archivage numérique ou de gestion de contenu, qui pourtant résoudrait leurs problèmes efficacement.
En conséquence, des problèmes de sécurité et de contrôle d’accès se posent fréquemment. Les organisations éprouvent les plus grandes difficultés à contrôler et à suivre l’accès à leurs documents sensibles. Le chaos créé par le monceau de documents qui encombrent les bureaux rend la recherche et la récupération de documents complexes et chronophages. De plus, les coûts de stockage augmentent en proportion de l’espace physique nécessaire, ce qui sacrifie l’espace disponible et grève le budget des entreprises.
Devant les divers symptômes des lacunes et points faibles des entreprises, ces dernières prennent peu à peu conscience des solutions technologiques disponibles sur le marché. La gestion de contenu d’entreprise et les services de gestion de contenu sont deux solutions complètes permettant de résoudre des problèmes tels que le manque d’espace de stockage de documents. En définitive, ces outils logiciels proposent aux entreprises une approche holistique et efficace de la collecte, du stockage, de la gestion et de la sécurisation de leurs documents, tout en optimisant leurs activités et en surmontant les défis quotidiens.
