La transformation numérique commence par la documentation
Le monde de l’entreprise vit actuellement une révolution technologique dans laquelle la réussite dépend fortement de la capacité à suivre et à s’adapter au rythme effrénédu monde numérique d’aujourd’hui. Passer à côté de la numérisation n’est plus une option. En d’autres termes, l’avenir de l’entreprise numérique a lieu maintenant et n’est pas prêt de disparaître. Mais quel impact cela a-t-il sur la façon dont les entreprises gèrent le contenu et l’information ? En résumé, cela prouve qu’il n’y a pas de temps à perdre pour passer au tout numérique. Pourtant, plus de 40 % des entreprises en Europe ignorent les solutions qui existent déjà pour y parvenir.
Les solutions de pointe telles que les services de contenu, la gestion de contenu d’entreprise (ECM) et les systèmes de gestion électronique de documents (GED), sont actuellement considérés comme des technologies et des stratégies matures pour gérer le contenu et les informations des entreprises. Pour tirer parti de ces outils, il est essentiel de dynamiser et de numériser les entreprises ordinaires, car il ne fait aucun doute que de devenir une entreprise numérique est désormais de la plus haute importance.Néanmoins, la plupart des entreprises ne sont pas au courant de ces solutions et sont toujours confrontées aux problèmes les plus basiques, car, même aujourd’hui, elles ont besoin des fonctionnalités que les services de contenu, la gestion de contenu d’entreprise, ou les systèmes de gestion électronique de documents peuvent fournir.
Les défis de la gestion des informations sont devenus monnaie courante pour les entreprises, car les problèmes liés à la gestion traditionnelle des documents et des données entraînent rapidement des pertes et deviennent non viables. Ainsi, de nombreuses entreprises se retrouvent encore face à des problèmes liés à des environnements de travail traditionnels inefficaces.
- Tout d’abord, les entreprises stockent encore des informations en de multiples endroits, ce qui rend la recherche d’informations fastidieuse et longue pour les employés.
- Deuxièmement, il n’existe aucun moyen d’assurer la conformité et la cohérence des données stockées dans l’entreprise.
- Troisièmement, les organisations ne disposent pas des capacités adéquates ou, dans d’autres cas, éprouvent des difficultés à saisir et à catégoriser les vastes quantités de données qu’elles reçoivent chaque jour.
- Quatrièmement, la tâche consistant à s’assurer que les bonnes informations sont accessibles aux bonnes personnes, tout en assurant le suivi de l’accès, n’est pas automatisée.
Comment une entreprise peut-elle remédier à ces problèmes ? La réponse réside dans les services de contenu : un ensemble de solutions intégrées de logiciels, de matériel informatique et de services visant à relever les défis de l’entreprise. En tant que prédécesseur des services de contenu, la gestion de contenu d’entreprise a déjà apporté des changements significatifs à l’industrie en aidant les entreprises à rationaliser leur organisation tout en optimisant et en rendant leurs processus toujours plus efficaces. Aujourd’hui, les services de contenu ont pris le relais en combinant la technologie de nouvelle génération, comme l’intelligence artificielle, avec la réalité des entreprises numériques d’aujourd’hui.
Étonnamment, la solution technologique aux défis auxquels les entreprises sont confrontées est déjà disponible sur le marché, comme on peut le voir avec l’utilisation des services de contenu et de gestion de contenu d’entreprise. Pourtant, les entreprises ne semblent pas comprendre la valeur que ces outils peuvent apporter et n’ont donc jamais pris conscience qu’il existe une véritable solution pour résoudre leurs problèmes. De plus, beaucoup considèrent à tort que la technologie, et les services associés à sa mise en oeuvre, sont coûteux et inabordables pour les budgets des petites et moyennes entreprises. Un cas typique dans lequel les avantages dépassent certainement les coûts.
À cette fin, Kyocera Document Solutions Europe a mené une étude pour partager son expertise avec ses partenaires et acquérir une véritable vue d’ensemble de la sous-estimation et de la perception actuelle de la « gestion de contenu d’entreprise » et des « systèmes de gestion électronique de documents » sur le marché. En somme, les résultats visent à aider les clients à développer des stratégies de gestion de l’information impliquant ces solutions et à ajouter de la valeur à leurs activités, en les laissant réfléchir à la manière de réaliser leur véritable numérisation.
