Il y a seulement 100 ans, un ordinateur dépassait les rêves les plus fous des innovateurs et des inventeurs. Aujourd'hui, il est difficile d'imaginer comment la race humaine pourrait s'en sortir sans la technologie numérique qui s’est si fortement intégrée dans notre vie quotidienne, et qui s'applique également à notre vie professionnelle.
Avec l'Internet des objets (IoT), l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique qui renforcent encore davantage cette interconnexion, l'automatisation des processus sur le lieu de travail est inévitable. Cela permet d'accroître l'efficacité et la productivité, rendant ainsi les entreprises plus rentables.
Des outils tels que les services de contenu dominent désormais le secteur de l'automatisation, fournissant les services nécessaires pour accomplir les tâches dès la saisie, de la réception de l'information jusqu'à sa livraison dans le système intégré de l'entreprise ou dans la boîte mail professionnelle désignée.
La clé du succès
Pour réussir en tant qu'entreprise moderne, l'intégration de nouvelles technologies est essentielle. Plus que jamais, les entreprises doivent s'adapter aux changements de l'environnement professionnel et du marché. Si une entreprise refuse de rester à jour, elle risque d'accuser un retard par rapport à la concurrence.
L’étude 2019 de Kyocera Document Solutions Europe sur la transformation digitale des entreprises en Europe a révélé que neuf entreprises sur dix prévoient d'investir dans des solutions de gestion de contenu au cours des 12 prochains mois. Toute entreprise dépassant ce délai risque de laisser passer ses chances d'être l'un des premiers adoptants ; chances qui sont déjà en train de s'amenuiser.
Il existe de bonnes raisons pour lesquelles les entreprises devraient envisager de le faire. Des outils et des logiciels innovants sont conçus pour optimiser les flux de travail. Cela permet d'économiser du temps et de l'argent, d'allouer plus efficacement les ressources et d'éliminer les tâches subalternes et fastidieuses des processus d'entreprise. Au lieu de cela, les professionnels formés et qualifiés peuvent consacrer leurs efforts à des tâches plus complexes, plutôt que d'exécuter des tâches qui pourraient facilement être prises en charge par une solution de gestion de contenu.
Définir une stratégie
Alors que plus d'un tiers des entreprises ont déjà fait de l'automatisation des flux de travail un objectif stratégique clé, 25 % d’entre elles ont automatisé certaines tâches hautement prioritaires, mais n'ont pas de stratégies bien définies pour l'avenir concernant l'automatisation. En l'absence d'un plan clairement défini, les entreprises risquent de prendre la mauvaise direction dans leur transition vers l'automatisation dans le cadre d'une stratégie plus large de transformation numérique.
Ce qui ressort clairement de l'étude de Kyocera, c'est qu'il n'existe pas d'approche uniforme pour réaliser une telle transition. Au total, 35 % des entreprises déclarent que l'automatisation est décidée selon une approche progressive, la direction prenant position et appliquant la décision à l'ensemble de l'entreprise. Pourtant, un pourcentage presque égal de 33 % a révélé que leur entreprise prend des décisions en matière d'automatisation suivant les différents services.
Aucune approche n'est meilleure ou moins bonne qu’une autre. Une stratégie à l'échelle de l'entreprise garantit une intégration complète dans l'ensemble de l'entreprise, ce qui facilite la collaboration et la coordination. Chaque service prend sa propre décision en choisissant la solution qui répond le mieux à ses besoins spécifiques.
Le rôle de la taille des entreprises
De nombreuses petites entreprises peuvent se sentir limitées lorsqu'il est question de numérisation et d'automatisation, supposant que ce n'est accessible qu’aux grandes entreprises multinationales. Le fait que les premiers adoptants soient majoritairement des grandes entreprises reflète cet état de fait. En effet, 72 % des entreprises de plus de 500 employés ont automatisé la majorité de leurs processus, contre seulement 41 % pour les petites entreprises et les indépendants.
Toutefois, les petites entreprises ne devraient pas être mises de côté. En fait, avec leurs ressources et leurs budgets limités, ce sont elles qui ont le plus à gagner. Ce n'est qu'une question de temps avant que ces petites entreprises ne commencent à rattraper leur retard en suivant l'exemple des premiers adoptants qui s’insèrent déjà dans la sphère de la numérisation et de l’automatisation. Il convient de noter la différence de considération d’investissement : 43 % des petites entreprises affirment qu'elles envisageront un nouvel investissement contre 70 % pour les grandes entreprises, ce qui indique que de nombreuses petites entreprises sont encore réticentes.
Alors que la révolution numérique professionnelle est toujours en cours et que l'automatisation peut représenter un défi pour de nombreuses entreprises, les entreprises de toutes tailles prennent de plus en plus conscience des avantages que l'automatisation et l'optimisation du flux de travail ont à offrir. Dans cette optique, l'automatisation du milieu professionnel semble devenir une tendance qui ne fera que se renforcer dans les années à venir.
