L'environnement économique actuel encourage les entreprises à croître de manière exponentielle, mais cela présente des obstacles, même au niveau local. Les problèmes quotidiens peuvent rapidement devenir prohibitifs pour l’évolution future s'ils ne sont pas traités efficacement.
Heureusement, la technologie est là pour les aider. Des solutions telles que les services de contenu permettent aux entreprises d'éliminer des problèmes qui peuvent s'avérer difficiles à surmonter au quotidien. Cela permet notamment de diminuer la pression liée à la documentation papier qui représente trois des six principaux défis pour les entreprises.
Des milliers d'entreprises de toute l'Europe ont pris part à une étude qui constitue le rapport de Kyocera Document Solutions Europe intitulé Étude 2019 sur la transformation digitale des entreprises en Europe, donnant un aperçu de la manière dont les stratégies de transformation numérique peuvent les aider à surmonter les difficultés. Voici les principaux points à retenir...
1. Stockage de documents
L'information est un élément précieux pour toute entreprise. Certains types de données doivent être stockés afin de tirer des leçons des résultats obtenus afin de les améliorer, tandis que d'autres types d'informations doivent être protégés et conservés en raison d'obligations légales telles que le règlement général de l'Union européenne sur la protection des données.
Cela représente un coût considérable. Les entreprises doivent prévoir un budget non seulement pour les classeurs qui stockent les documents ou pour l'espace de stockage en ligne sur un cloud ou un serveur, mais aussi pour l'espace supplémentaire qu'ils occupent dans leur bureau. Cela représente un défi pour 28 % des entreprises qui admettent ne pas disposer de l'espace physique dont elles ont besoin pour entreposer toute leur documentation.
C'est en soi une préoccupation majeure, mais cela entraîne aussi des répercussions. Dans l'étude de Kyocera, 17 % des entreprises ont admis avoir très peu ou pas de mobilité de documents, ce qui pose des obstacles majeurs à l'efficacité si et quand le personnel est contraint de quitter le bureau. Comme cela devient de plus en plus courant grâce à un environnement professionnel de plus en plus international et à l'émergence d'approches telles que le travail à domicile et la pratique « prenez vos appareils personnels » (BYOD), le besoin d'efficacité en termes de mobilité est plus important que jamais.
2. Trouver ce que vous cherchez
De plus, l'étude a révélé que 16 % des entreprises ont avoué qu'elles se trouvaient dans la situation tant redoutée d’avoir des difficultés à trouver la bonne information. Il en résulte un gaspillage considérable de ressources et de temps pour les employés, car au lieu de travailler sur des tâches difficiles en mettant toutes leurs compétences à profit, ils perdent leur temps à faire des recherches dans des fichiers et des dossiers, que ce soit sous forme numérique ou dans un classeur papier.
Dans de nombreux cas, trouver les données dont vous avez besoin n'est pas la fin du dilemme puisque 28 % des entreprises se sont retrouvées dans la situation de double cliquer sur un fichier après de longues recherches et découvrir qu'il s'agit d'un format incompatible et qu'il est impossible d’accéder aux données. Cela représente un coût important pour les entreprises, dont les employés perdent leur temps à chercher laborieusement dans les fichiers et les dossiers, tant numériques que papier, plutôt que d'utiliser leurs compétences pour aider l'entreprise à progresser.
Pour les entreprises qui cherchent à réduire leurs coûts et à devenir plus efficaces, c'est un moyen rapide d'améliorer leur productivité. Avec la mise en place d'une solution telle que les services de contenu, ce temps perdu peut être facilement retiré des processus et rationaliser de manière significative les flux de travail.
3. Résistance au changement
Certains utilisateurs peuvent avoir peur du changement. L'introduction de nouvelles technologies sur le lieu de travail est souvent suffisante pour que les collaborateurs se rongent les ongles par peur de l'inconnu. En fait, selon l'étude, jusqu'à 28 % des entreprises estiment que la résistance des utilisateurs est un obstacle majeur à l'introduction de nouvelles technologies innovantes.
Toutefois, cette question tient aussi en partie à la façon dont les nouvelles technologies sont mises en œuvre. La peur de l'inconnu signifie qu'une mauvaise stratégie de communication peut causer des problèmes aux professionnels qui hésitent à adapter leurs flux de travail.
« Il est essentiel pour les entreprises de passer par un processus de gestion du changement approprié pour mettre en évidence pourquoi le système est utile et comment il aidera à atteindre les objectifs stratégiques et permettra à l'entreprise d'être prospère », explique Benjamin Claus, Manager Marketing Produits chez Kyocera Document Solutions France.
Si ce processus de gestion du changement est bien exécuté, les entreprises peuvent alors parvenir à ce que leurs employés adoptent les nouveaux produits et chercher à les utiliser autant que possible afin de rationaliser leurs flux de travail.
Beaucoup de ces problèmes peuvent être facilement surmontés en s’appropriant la technologie adaptée. Cependant, ce n'est pas aussi simple que d'acquérir du matériel ou des logiciels. Pour ce faire, les entreprises doivent planifier une stratégie de transformation numérique complète afin d'effectuer une transition vers la numérisation et l'automatisation de manière efficace. Lorsque les entreprises suivent une démarche bien définie vers l’efficacité, elles ont beaucoup à gagner et peuvent facilement surmonter leurs plus grandes préoccupations.
