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Dématérialisation

Dématérialisation des factures : le copieur, cet alié
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La législation évolue. D’ici à 2020, la facturation électronique devrait se généraliser dans toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Pour s’y préparer, elles peuvent compter sur le scanner et ses multiples fonctionnalités numériques.

Réduction de coûts, diminution de l’empreinte carbone, garantie de remise de documents… sont autant d’éléments qui poussent les entreprises à se diriger vers une digitalisation de la facturation. La législation évolue d’ailleurs en ce sens. Ainsi, la facturation électronique sera une obligation, dans plusieurs cas de figure, pour l’ensemble des entreprises d’ici le 1er janvier 2020. Un changement de paradigme important qui se fera par palier.

Zéro facture papier pour les fournisseurs du secteur public

Le législateur a de fait arrêté plusieurs échéances. Premiers concernés : les émetteurs de facture à destination des services publics : l’Etat, les collectivités locales et leurs établissements publics respectifs. Le calendrier des échéances tel que défini par l’ordonnance du 26 juin 2014 rend obligatoire la facturation électronique fournisseur pour les grandes entreprises et les personnes publiques à dater du 1er janvier 2017 ; au 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaires ; au 1er janvier 2019 pour les petites et moyennes entreprises. Les micros entreprises, quant à elles, auront jusqu’au 1er janvier 2020 pour se mettre en conformité. Et pour ce faire, l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (Afei) prépare une plateforme technique baptisée Chorus Portail Pro 2017, censée permettre – gratuitement - le dépôt, la réception et la transmission des factures électroniques.

En 2020, aucune entreprise ne pourra refuser de recevoir une facture électronique

Si les administrations ouvrent la voie, les facturations intra-entreprises sont également largement concernées par la dématérialisation par le biais notamment de la « Loi pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques », plus communément nommée « loi Macron ». Dans le détail, l’article 222 autorise le gouvernement à instituer par ordonnance une obligation d’acceptation des factures dématérialisées. Concrètement, cela signifie qu’à compter du 1er janvier 2017, selon un calendrier progressifen fonction de la taille des entreprises, qui pourrait se caler sur celui des marchés publics, celles-ci ne pourront plus refuser de recevoir une facture au format électronique. L’obligation ne concernera cependant pas l’émission.

Pour l’heure, le pourcentage de factures émises au format électronique par les PME en France est estimé à 28 %, d’après un baromètre de l’éditeur de logiciels Sage publié en 2013. Une proportion qui prouve le nécessaire effort d’adaptation que devront encore opérer bon nombre d’entreprises. Pour ce faire, le copieur demeure un allié de poids. En effet, avec le développement de la dématérialisation, les fonctions scanner ont évolué vers des technologies numériques intelligentes et simples d’utilisation. Depuis la numérisation à la reconnaissance de caractères en passant par le classement et l’archivage automatique de documents, le copieur permet de gérer aussi bien les factures éditées que reçues. A la clé pour les entreprises, un gain de temps et d’efficacité qui assure un véritable professionnalisme vis à vis des fournisseurs et clients.

 

Article rédigé par la Tribune.

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