Coûts, sécurité, environnement… sont autant de dimensions clés autour desquelles peut s’articuler un ensemble d’objectifs, de règles, d’outils et de suivis liés à l’impression de documents au sein d’une organisation.
À quoi peut-il bien servir de mettre en place une politique d’impression ? Les réponses dépendront nécessairement des objectifs que se sera fixés l’entreprise. Si la maîtrise des coûts vient d’emblée à l’esprit, une politique d’impression est tout aussi nécessaire pour réduire l’impact environnemental ou encore améliorer la sécurité, tout en tenant compte de la productivité et de la satisfaction des collaborateurs. Focus sur ces quatre axes autour desquels, une fois les objectifs identifiés, une organisation peut mettre en place, avec le fournisseur, un ensemble de règles et d’outils logiciels pour y parvenir.
Productivité et satisfaction des utilisateurs
Première question, incontournable : que veut l’entreprise ? Souhaite-t-elle que les utilisateurs aient accès à l’ensemble des fonctions, sur tous les systèmes d’impression, de sorte qu’il n’existe aucun frein à leur productivité ? Ou bien tous n’ont peut-être pas forcément besoin d’avoir accès à certaines fonctions… Par ailleurs, lorsqu’on met en place une nouvelle politique d’impression, mieux vaut accompagner les utilisateurs sur ce nouveau chemin. Autrement dit, les sensibiliser, les former et les informer, tout en évaluant leur satisfaction grâce à des enquêtes permettant d’établir des tableaux de bord.
Réduction des coûts
Les économies sont-elles une priorité absolue, même sous peine de perdre en productivité ou en satisfaction des utilisateurs ? En période difficile, peut-être voudra-t-on interdire les impressions couleur, celle des e-mails, ou contraindre à n’en réaliser qu’en recto-verso. À moins de vouloir trouver un juste milieu entre productivité et économies et limiter l’impression couleur à certains utilisateurs, documents ou applications…
Sécurité des documents et des données
Les règles ne seront pas les mêmes en fonction de l’activité : certains secteurs sont plus sensibles que d’autres. Autre paramètre, l’usage des documents : une confidentialité accrue peut être exigée pour des fichiers imprimés par la direction générale ou un responsable des ressources humaines. Sans oublier la nécessité d’identifier les failles et d’installer des systèmes d’authentification sur le multifonction afin d’éviter des envois anonymes.
Impact environnemental
Au-delà des pratiques liées à la volumétrie, il y a la question de la consommation énergétique. À l’entreprise de définir si elle souhaite, par exemple, paramétrer les systèmes d’impression de façon à ce qu’ils s’éteignent automatiquement le soir et se rallument le matin. Autre facteur, les consommables. Les cartouches d’encre seront-elles remises dans un circuit de retraitement et de recyclage ? Et le copieur lui-même ?
Autant de réflexions à mener et de règles à établir dans le cadre de la mise en place d’une politique d’impression efficace. Reste à mesurer, grâce à des tableaux de bord, la réalité par rapport aux objectifs initiaux, dans une optique d’optimisation en fonction des évolutions des technologies, de l’entreprise et de ses utilisateurs.
Article écrit par la Tribune.
