Il semble révolu le temps où les serveurs en surchauffe s’amoncelaient dans la salle des machines. Si le cloud devient la nouvelle norme, ce n’est pas sans amener de nombreuses interrogations, notamment en matière de sécurisation des données. Focus sur ces nouveaux enjeux avec Benjamin Claus, Manager Marketing Produits, et Fabien Le Blevec, Ingénieur Avant-Vente chez Kyocera Document Solutions.
Jusqu’avant l’arrivée du cloud, quelles étaient les solutions d’archivage les plus plébiscitées par les entreprises ?
Benjamin Claus : La solution la plus ancienne, mais la plus courante, est la conservation de documents papiers dans des classeurs, eux-mêmes stockés dans des boîtes à archives. Ce type d’archivage concerne très souvent les factures fournisseurs, les documents contractuels ou encore les devis générés. À ce stockage papier traditionnel s’ajoute la numérisation. De plus en plus d’entreprises choisissent aujourd’hui de numériser leurs documents afin d’en conserver une version numérique. Cependant, en règle générale, la numérisation n’est ni ordonnée, ni sécurisée. Tous les documents sont stockés dans un même emplacement et il devient alors très difficile de les retrouver !
Que dit la loi en matière de conservation des documents papier ?
Benjamin Claus : La loi stipule qu’un document doit être conservé dans sa forme originale. Ainsi, lorsque l’on réceptionne une facture au format papier, il est nécessaire de la conserver dans sa version physique. En revanche, une facture réceptionnée par mail doit être conservée sous sa forme digitale. Nul besoin donc de la rematérialiser en l’imprimant.
Fabien Le Blevec : Pour les documents reçus au format papier, si les entreprises sont contraintes de conserver l’original, elles ne sont pas pour autant obligées de les stocker physiquement au sein de l’entreprise. Il est tout à fait envisageable de stocker ces documents volumineux à l’extérieur et d’opter pour un stockage dans le cloud. Ainsi, il est à mon sens essentiel de dissocier le contenu du document lui-même. En effet, un accès à l’information contenu dans le document est primordial, tandis que la possession du document dans sa version originale n’est souvent pas nécessaire. En d’autres termes, le papier n’est qu’un véhicule et le périphérique multifonction offre un moyen de numériser l’information contenu dans le document pour l’ordonner et la rendre accessible.
Certaines entreprises se montrent méfiantes vis-à-vis du Cloud. Craignent-elles pour la sécurité de leurs données sensibles ?
Benjamin Claus : Avant toute chose, il est à mon sens important de rappeler que bon nombre d’entreprises ont vu leurs archives numériques s’envoler suite à un dommage sur un PC ! Le cloud peut apporter une réelle solution à cette problématique. En effet, un stockage dans le cloud va permettre de sécuriser les données, de les rendre disponibles en permanence et d’ordonner les documents, ce qui permettra aux utilisateurs de les retrouver beaucoup plus facilement. Nous constatons, cependant, que certaines entreprises se montrent frileuses quant à l’adoption du Cloud, beaucoup craignant de perdre la main sur leurs données.
Fabien Le Blevec : En effet et pourtant, l’adoption du stockage numérique permet de déléguer la gestion de l’infrastructure aux acteurs du Cloud. Si les grandes entreprises choisissent aujourd’hui de mettre en ligne leurs données sensibles sur le Cloud, c’est parce que la sécurité est réelle et garantie. Ainsi, à l’heure actuelle, tous les logiciels métiers sont en train de passer vers des versions online. Cela est vrai pour les logiciels de comptabilité ou encore les tableaux de bord et les reporting. Bien que situé dans un environnement extérieur, le serveur demeure la propriété exclusive de l’entreprise. Les acteurs du Cloud s’engagent de façon contractuelle sur des niveaux de disponibilité qui talonnent aujourd’hui les 100 %. À titre de comparaison, la disponibilité n’est pas un aspect sur lequel la plupart des DSI sont à même de s’engager. Enfin, je dirai que l’une des grandes avancées du Cloud est de permettre d’accompagner les entreprises dans leur croissance. En effet, auparavant, l’investissement serveur devait se faire a priori, avec une anticipation du développement de l’entreprise et de ses besoins futurs. En payant à l’usage, le Cloud limite les investissements initiaux et s’adapte aux besoins de stockage de l’entreprise.
Qu’apporte le multifonction dans une solution Cloud ?
Benjamin Claus : Le multifonction est le hub qui permet de transformer l’information papier en information numérisée et ordonnée. De fait, nous constatons une progression de l’utilisation de la fonction scanner dans les entreprises qui permet de numériser le document et de le classer directement dans le Cloud, sans avoir besoin de passer par un archivage via l’ordinateur. En effet, la technologie de lecture automatique des documents, autrefois réservée aux grands comptes, s’est aujourd’hui démocratisée. Ces solutions sont aujourd’hui moins onéreuses et plus simples d’utilisation. Grâce au Cloud, les solutions deviennent collaboratives. Ainsi, la solution d’archivage des documents apprend à reconnaître les documents scannés et à les classer directement. Les données des documents restent pour leur part la propriété exclusive de l’entreprise et ne sont à aucun moment divulguées aux autres sociétés.
Propos recueillis par La Tribune.
