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Interview

Comment les technologies mobiles transforment la gestion des documents
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Smartphones et tablettes sont toujours plus nombreux à s’inviter dans le quotidien des professionnels. Une réalité qui modifie les processus en entreprise en permettant de gérer bon nombre de contenus de manière entièrement électronique. À la clé : des gains de productivité, une meilleure traçabilité et davantage de sécurité. Entretien avec Benjamin Claus, Manager marketing produits chez Kyocera Document Solutions France.

Du moment que l’on équipe ses collaborateurs en appareils mobiles, comment intègre-t-on les documents qu’ils utilisent et les captures qu’ils génèrent sur le terrain dans les processus de l’entreprise ?

Benjamin Claus (B. C.) : Aujourd’hui, plutôt que de remplir un formulaire papier, revenir au bureau et le scanner pour l’intégrer aux documents métiers, pourquoi ne pas faire cette opération directement sur le terrain ? Exemple, les experts d’assurance automobile historiquement transportaient des appareils photo et des formulaires, puis revenaient au bureau afin de vider leur carte mémoire, donner le formulaire avec des informations à saisir dans l’outil de l’assurance avant de commencer à mettre en place les processus. L’idée est d’accélérer cela en utilisant le téléphone portable pour prendre la photo, être géolocalisé, rentrer directement les mots-clés concernant le sinistre, puis envoyer le document vers le logiciel métier, par exemple grâce à la solution Autostore. Lequel va recevoir l’image et les mots-clés, les stocker dans le logiciel métier et en parallèle reconstituer ces mots-clés dans un formulaire type pour l’envoyer au client final.

Pouvez-vous citer quelques exemples concrets de GED en lien avec les technologies mobiles ?

B.C. : Aujourd’hui nous avons à disposition tous les outils technologiques qui permettent de gérer des workflows depuis son téléphone. Un flux très utilisé en entreprise est la gestion des notes de frais. Historiquement, elle était faite sur papier : un formulaire à imprimer et à remplir, avec une facturette à joindre et à remettre à son supérieur. L’objectif est de scanner les facturettes avec un scanner mobile ou un téléphone portable puis de créer un workflow automatique dans la GED qui permettra au collaborateur de soumettre une note de frais à son responsable. Dans un logiciel de GED comme Docuware, celui-ci peut utiliser un tampon vert pour valider une note de frais qui passera ensuite à un échelon supérieur puis à la comptabilité. Tout cela de façon électronique sur le téléphone portable.

Nombre de flux peuvent être imaginés de cette manière. Par exemple, passer à la digitalisation des fichiers d’évaluation des compétences.

Ces transformations s’appliquent-elles souvent aux RH et à la comptabilité ?

B.C. : Aujourd’hui, nous sommes principalement sur ces domaines, mais on a également ce type de processus sur des services techniques. Nous rentrons souvent par la partie comptabilité avant de déployer l’outil par exemple au service commercial pour la gestion des notes de frais, des ouvertures de comptes ou la signature de contrats. 

Quels gains permettent ces transformations digitales des processus ?

B.C. : Le premier gain est celui de productivité, en diminuant la charge administrative des équipes qui devaient auparavant remplir le papier, le manipuler, le stocker… Le deuxième avantage est une meilleure traçabilité en cas d’audit comptable. Lorsqu’un commissaire aux comptes vient certifier les comptes, il est bien plus aisé de lui montrer dans un outil de GED la traçabilité d’une note de frais - qui l’a créée et validée, qui l’a refusée et quand - que de ressortir les documents papier. Le troisième avantage est la sécurité. Dans le cas, par exemple, de la gestion des fiches d’évaluation, à partir du moment où elles ont été gérées électroniquement, seules les personnes habilitées peuvent voir ces documents.

Quelles sont les bonnes pratiques pour mettre en place ces technologies ?

B. C. : Il est important de mettre en place des audits des processus. Lorsqu’on transforme un processus papier en électronique, nous sommes amenés à intervenir chez le client pour d’abord comprendre la façon dont se déroule son processus : quelles sont les parties prenantes, les destinataires, les contraintes… puis nous l’aidons au travers d’un audit à le rationaliser. Sans cela, je pense qu’il est difficile pour un client de se projeter dans la numérisation de ses processus. Il vaut mieux qu’il se fasse accompagner par un cabinet, un constructeur, ou en interne s’il y a des personnes formées en lean management. Dans notre offre, nous proposons l’audit documentaire qui permet de voir, dans une entreprise, où se trouvent des gains de productivité, comment mettre en place un projet ainsi que d’accompagner ce changement.

 

Propos recueillis par La tribune.

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