Gains de productivité, sécurité renforcée, impact environnemental limité et économies de coûts sont autant d’atouts des copieurs multifonctions nouvelle génération. Reste que ces nouvelles fonctionnalités sont souvent méconnues des entreprises. Le point sur les évolutions des solutions d’impression avec Gérard de Carville, Directeur Marketing de Kyocera Document Solutions France.
Les solutions d’impression se modernisent, quel est l’état d’avancement des entreprises en la matière ?
Il faut bien avoir à l’esprit qu’à l’heure actuelle, les entreprises mettent l’accent sur l’évolution de leurs systèmes informatiques. Acheteurs et DSI sont très impliqués ; tous recherchent les solutions les plus innovantes possibles, permettant d’apporter à l’entreprise agilité et économies de coûts. Cependant, dans cette course à la modernisation, les systèmes d’impression accusent un réel retard. En effet, la très large majorité des investissements au sein des entreprises concerne le Cloud et non les systèmes d’impression qui, bien souvent, ne sont considérés que comme de simples terminaux. Pourtant, les solutions d’impression se sont transformées. Les évolutions ne concernent pas tant la qualité ou la vitesse d’impression que la technologie. Finalement, c’est l’ensemble des fonctionnalités du copieur qui sont aujourd’hui impactées. Pour l’utilisateur, les gains sont réels tant en termes de sécurité que de productivité. Ces évolutions permettent également aux entreprises de réaliser des économies de coûts et de limiter leur impact environnemental.
Concrètement, quelles sont les principales évolutions ? Quelles nouvelles fonctionnalités offrent aujourd’hui le copieur ?
Les copieurs sont aujourd’hui équipés d’intelligence embarquée. Ainsi, grâce aux écrans tactiles il est aujourd’hui possible d’intégrer à la fonction copieur des applications métiers. Par exemple, pour un service comptabilité chargé de gérer l’ensemble des factures fournisseurs, une simple numérisation via un copieur doté d’intelligence embarquée va permettre de reconnaître automatiquement les champs de la facture et de les classer. Autre exemple, dans le cas d’un transporteur qui récupère des bons de livraisons et les saisit à la main, il est à présent possible de connecter le copieur avec l’application qui gère les bons de livraison, permettant d’éditer automatiquement les factures. Finalement, la technologie embarquée permet de développer des fonctionnalités propres aux besoins des clients. Le copieur multifonction est aujourd’hui à même de s’interconnecter avec l’ensemble des outils utilisés au sein de l’entreprise : qu’il s’agisse d’ERP standards ou d’applications spécifiques. Ces connexions sont réalisées au moment du déploiement de la solution, mais il est également possible de les ajuster et d’en ajouter de nouvelles en cours d’utilisation.
Quel investissement initial nécessaire à la mise en place d’outils de pilotage des règles d’impression avec intelligence embarquée vs. retours sur investissements ?
L’objectif n’est pas de remplacer l’intégralité du parc d’impression ! En effet, il est possible de moderniser le fonctionnement du parc avec quelques petits changements, par le biais notamment de la rationalisation. Il s’agit alors par exemple de réfléchir en amont aux solutions les plus adaptées au fonctionnement de l’entreprise. Par exemple, certaines ont opté pour plusieurs petits copieurs, alors qu’il apparaît qu’un copieur multifonction pour l’ensemble des utilisateurs serait mieux adapté. A mon sens, l’essentiel, lors du choix d’un outil de pilotage des impressions est de s’assurer que les logiciels proposés sont bien multimarques et multi propriétaires. Cela évitera ainsi de changer l’ensemble du parc. En parallèle, l’entreprise peut mesurer les retours sur investissements réalisés. En termes de productivité, mais également en termes de consommation énergétique. Par exemple, il est aujourd’hui possible de paramétrer la mise en marche et l’arrêt des copieurs, de sorte à ce que le copieur s’éteigne automatiquement une fois que tous les salariés ont quitté les locaux. Il est également possible de paramétrer les autorisations en couleur et celles qui ne peuvent se faire uniquement noir et blanc.
Quid de la sécurité ?
Les niveaux d’exigences en termes de sécurité sont différents selon les types de clients. La politique sécuritaire varie également en fonction des profils d’utilisateurs. Le copieur multifonction permet aujourd’hui de faire varier les autorisations en fonction des profils d’utilisateurs : certains auront ainsi accès à l’ensemble des fonctions, tandis que d’autres n’auront que des accès limités. Par ailleurs, la gestion via le Cloud offre des garanties supplémentaires en termes de sécurité et permet la mobilité. Ainsi, les collaborateurs d’une entreprise ont désormais la possibilité de réaliser des impressions à partir d’une tablette ou d’un mobile en s’identifiant avec leur mot de passe. Si un visiteur a besoin d’imprimer des documents il est également possible de lui créer un accès facilité au copieur sans lui créer d’identifiants via la fonction « visiteurs ». Il aura ainsi la possibilité d’imprimer, sans avoir accès à l’ensemble des infrastructures privées de l’entreprise.
Propos recueillis par La Tribune.
