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Interview

Zeendoc démocratise la GED
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Consciente des problématiques spécifiques aux entreprises de petites tailles, la start-up corse Sages Informatique a imaginé une solution innovante de gestion électronique des documents à destination des PME et TPE. Entretien avec Jean-François Guiderdoni, Directeur Marketing & Communication de l’éditeur.

Comment est né Zeendoc ?

Jean-François Guiderdoni (J.-F. G.) : A l’origine, Sages Informatique propose des solutions de sauvegarde de données à distance. Peu à peu, nous nous sommes orientés vers la sauvegarde et les problématiques documentaires et notamment la numérisation. Cependant, nous avons vite constaté que le seul service de dématérialisation d’archives n’était pas suffisant. En effet, nos clients et notamment au sein des plus petites structures, étaient fortement en demande de solutions de classement et d’accès à leurs documents dématérialisés. Reste que sur le marché, ces solutions sont souvent limitées aux seuls grands comptes, car compliquées à mettre en place et utiliser, avec, de plus, des coûts d’entrée très élevés. C’est la raison pour laquelle nous avons imaginé Zeendoc. Très vite, cette solution a rencontré un grand succès auprès des TPE et PME ainsi que des petites et moyennes collectivités.

Concrètement de quelle façon fonctionne Zeendoc ? Quel coût pour l’entreprise qui choisit cette solution ?

J.-F. G. : Zeendoc démocratise la GED en la simplifiant. Avec une solution Zeendoc, nous offrons à nos clients trois bénéfices essentiels : un niveau de sécurisation élevé de leur base d’information, grâce au mode Saas (Software as a Service, NDLR), un accès ultra-rapide à l’ensemble de leurs documents sous un format dématérialisé et, pour ce faire, un système de classement intelligent de ces mêmes documents. Il faut bien avoir à l’esprit qu’à l’heure actuelle, 30 % des recherches réalisées par un employé dans la base d’information d’une entreprise sont inefficaces. En clair, bien souvent, seule la personne qui a réalisé le classement de documents via des sous-dossiers est à même de le retrouver. Notre ambition est donc de « tuer » le classeur papier et son équivalent électronique, l’arborescence. Avec Zeendoc, chaque document est doté d’une étiquette de classement, remplie en grande partie automatiquement grâce à notre technologie de mémorisation et reconnaissance de l’information, qui permet ainsi de le retrouver par le biais d’une recherche simple. A cela s’ajoute une sécurisation des documents en mode Saas et la consolidation de l’information au sein d’une base documentaire unique, papier, fichier électronique ou e-mail.

Finalement, je dirai que nous avons souhaité créer la solution la plus simple d’utilisation possible. En effet, au sein des TPE et PME, les dirigeants n’ont que très peu de temps à consacrer à la GED. Aussi, Zeendoc s’installe en quelques heures. Quelques semaines après l’implémentation de la solution, nous faisons des ajustements si nécessaires afin que Zeendoc s’adapte parfaitement aux problématiques de l’entreprise. Côté coût, il est difficile de donner une fourchette de prix, puisque la tarification est fonction de la volumétrie des documents. Néanmoins, une entreprise peut aujourd’hui opter pour Zeendox pour moins de 100 euros par mois.

Vous avez noué un partenariat avec le spécialiste des copieurs KYOCERA. Pour quelles raisons vous êtes-vous rapprochés de cet acteur ?

J.-F. G. : Kyocera est un des leaders sur le marché des copieurs et équipe un très grand nombre d’entreprises tant en France qu’à l’international. Pour nous, c’est un vrai gage de qualité. Actuellement, près de 90 % des copieurs commercialisés par Kyocera possèdent un écran tactile. Sur cet écran, nous sommes aujourd’hui à même d’ajouter une fonction Zeendoc. L’utilisateur a donc la possibilité de profiter de l’interface du copieur pour envoyer des documents via Zeendoc. Nul besoin de repasser par l’interface ordinateur pour retraiter les documents. L’écran tactile permet également d’effectuer des recherches de documents à imprimer sans avoir à passer par l’arborescence du serveur. C’est là à mon sens toute la force des propositions de solutions Kyocera. En effet, les copieurs commercialisés prennent en considération le très fort besoin de dématérialisation pour les TPE et PME. Il faut bien avoir à l’esprit que si, depuis quelques années, la fonction scanner s’est largement répandue au sein des entreprises, le papier conserve une place de choix notamment au sein des plus petites structures. Cela s’explique notamment par l’impossibilité de classer facilement les documents scannés. En couplant la solution Kyocera à la solution Zeendoc, nous sommes aujourd’hui à même de proposer un plan de classement simple et efficace qui oriente les documents scannés vers la bonne destination, facilitant ainsi les recherches.

Quelles sont vos perspectives de développement ?

J.-F. G. : Zeendoc équipe actuellement 600 entreprises au sein de l’Hexagone. Nous espérons porter ce nombre à 3 000 d’ici deux ans, avec au moins 10 % de clients internationaux. Nous commençons également à équiper des grands comptes à mesure que notre notoriété grandit et que les DSI valident les offres en mode SaaS et la robustesse de notre offre en particulier. Nous avons connu au cours de ces dernières années une très forte croissance, notamment grâce à la mise en place de partenariats avec des grands noms du secteur à l’instar de Kyocera.

 

Propos recueillis par La Tribune.

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