La mobilité en entreprise

Avec des parcs de terminaux mobiles qui ne cessent de croitre, l’accès facile à une imprimante devient indispensable. Un choix qui touche tout l’écosystème de l’entreprise.

Pendant longtemps, accéder à une imprimante - fut-elle portable- n’était possible que via un ordinateur branché directement sur le périphérique ou sur le réseau de l’entreprise.

L’arrivée des imprimantes Wifi et/ou Bluetooth a changé la donne en permettant à des terminaux mobiles que ce soit un ordinateur, une tablette ou même un smartphone d’imprimer à distance sans lien physique.
Cet usage s’est d’abord développé chez les particuliers avant que la « consumérisation » n’atteigne l’entreprise. Comme ce fut d’ailleurs le cas pour l’utilisation des smartphones.
Mais aujourd’hui encore beaucoup d’organisations hésitent à autoriser ce genre de pratiques, que ce soit pour leurs collaborateurs ou pour leur écosystème,  principalement pour des raisons techniques et de sécurité. Ce qui d’ailleurs peut entrainer une certaine frustration des salariés qui ne comprennent pas pourquoi ils ne peuvent pas avoir dans leur entreprise le même niveau de service que chez eux.
Une récente étude révèle que 33% des utilisateurs de smartphones voudraient imprimer mais ne le peuvent pas car leur entreprise ne dispose pas des solutions adéquates.

Or il s’avère que pouvoir imprimer via un terminal mobile est un facteur d’efficacité et de productivité.
Cela permet à une population de plus en plus nomade d’accéder facilement aux ressources de l’entreprise et de sortir des documents lorsque cela est nécessaire.
C’est un service ajouté particulièrement appréciable mis à disposition de l’écosystème (clients, partenaires, visiteurs…).

Les populations concernées sont très nombreuses : le salarié qui a récupéré un document sur sa tablette ou son smartphone et souhaite l’imprimer directement sans repasser par la « case » ordinateur ; les forces commerciales qui veulent sortir un devis chez le client ; les techniciens qui vont pouvoir fournir un compte-rendu d’intervention ; des hôtels pour un besoin ponctuel (par exemple imprimer une carte d’embarquement) ou des services publics (mairies, centres de formation…) qui exigent beaucoup de photocopies sans mettre à disposition des usagers le matériel nécessaire…
Car au final, qu’il s’agisse de documents commerciaux, contractuels ou officiels, la version papier reste encore la plus simple à reproduire.

Par ailleurs, avec les nouvelles solutions proposées par certains fabricants de solutions d’impression, il est possible d’aller plus loin que la simple impression et d’accéder via son terminal mobile à une véritable solution de gestion de document.
A partir de son smartphone ou de sa tablette, le salarié va pouvoir indexer les documents, les partager, les archiver… Le gain est alors énorme en terme de temps et d’efficacité. D’autant que les solutions mobiles sont souvent d’un usage plus simple et intuitif que les applications informatiques et  donc sont plus rapidement maîtrisées par les collaborateurs.
Bien sur la mise en place de telle solution répond à des exigences de sécurité car il n’est pas question d’accéder n’importe comment aux imprimantes de l’entreprise.
C’est un véritable projet porté par la DSI mais qui comme l’installation du wifi il y a quelques années ne doit plus faire peur.

1. IMPRESSION MOBILE : BIEN CERNER LES USAGES

Si toutes les entreprises aujourd’hui peuvent mettre en place et autoriser l’impression via des terminaux mobiles, cette solution doit cependant être déployée dans le cadre d’un projet plus global de la gestion de la mobilité.

Cela suppose de :

• MENER UN AUDIT INTERNE
  Bien définir les usages et les besoins : qui va utiliser ces solutions en interne ? Faut-il l’autoriser à tous les collaborateurs ? Quels sont les processus basés sur la mobilité et sont-ils connus par tous ? Et surtout quels sont les besoins métier car si le projet est déployé par la DSI, il doit d’abord répondre aux attentes des directions opérationnelles.
• DÉFINIR LE TYPE DE MOBILITÉ
  On parle d’impression mobile mais il faut définir comment : s’agit il d’imprimer en étant en situation de mobilité via par exemple un PC portable lorsque l’on est chez un client ou qu’à l’inverse un visiteur souhaite se connecter à une imprimante ? Où va-t-on imprimer via un terminal mobile (donc aussi smartphone et tablette) ? Les deux solutions peuvent être communes mais cela pose différentes questions techniques et de sécurité : mise en place de drivers sur les terminaux mobiles ; imprimante dédiée pour l’externe déconnectée du réseau de l’entreprise (comme cela existe pour le Wifi…)
  
• L’INTÉGRER DANS UN PROJET DE LA DSI
  La DSI est au premier rang pour mener ce projet d’impression mobile :. Il faut notamment que les logiciels soient compatibles avec les principales solutions de MDM (Mobile Device Management) déjà mises en place. C’est aussi à la DSI de définir les niveaux de sécurité et d’accessibilité des imprimantes.