Vos archives, boîtes e-mail et bases de données sont-elles une mine d’or ou un poids mort ?
Depuis des années, les documents, courriers et bons de commandes se multiplient et s’accumulent en entreprise, alimentés par le flux toujours grandissant des e-mails. La gageure est aujourd’hui d’arriver à gérer efficacement cette masse de documentation.
Comment retrouver rapidement la proposition commerciale faite à votre client il y a deux mois, ou le bon dossier pour la comptabilité ?
Le temps consacré à la recherche du bon document est un levier invisible, mais pourtant concret de votre productivité.
Via la dématérialisation, la montée en puissance de la numérisation des différents documents entrants et l’intégration des pièces jointes du courrier électronique dans des formats standard, il est aujourd’hui possible de constituer une véritable armoire numérique, couplée à des solutions adéquates de classement et d’archivage.
Avec DocuWare, par exemple, l’importation et le stockage en ligne sont facilités, en prenant en compte la capture numérique des documents papiers.
L’indexation et le classement peuvent se faire sur différents mots ou indicateurs clés.
Il existe même la possibilité de reconnaissance et de lecture automatique des informations essentielles comme les noms, prénoms, adresses, codes barres et références qui apparaissent sur les messages ou documents.
De quoi offrir une véritable bibliothèque dans laquelle les collaborateurs peuvent venir chercher une référence précise, et plus rapidement.
RESULTAT : ILS OPTIMISENT LEUR TEMPS EN ETANT PLUS EFFICACES DANS LA RECHERCHE D'UN DOCUMENT.
Ces avantages d’un système de Gestion Electronique d’Informations et de Documents en entreprise révèlent tout leur potentiel avec le développement du BYOD (abréviation de l'anglais « bring your own device » : « Apportez vos appareils personnels » ; en français) et de la mobilité.
Un commercial sur la route pourra accéder, ou qu’il soit, au contrat demandé ou à la documentation complémentaire, et ne sera plus prisonnier de la barrière du papier. Il pourra ensuite valider si besoin les conditions directement depuis son smartphone.
Un tel dispositif est paramétrable pour répondre aux exigences réglementaires, et de sécurité (accès limité, protection des documents et confidentialité des dossiers patients ou clients).
Avantage non négligeable, la gestion électronique vous permet de réduire l’espace nécessaire au stockage papier, et par voie de conséquence les coûts liés à l’archivage.
Ces solutions se basent sur une simple optimisation des possibilités existantes.
Et surtout, elles ne nécessitent pas de remettre à plat les flux existants, car elles peuvent venir s’interfacer avec les outils métiers (par exemple ajout d’un bouton spécifique sur SAP avec un accès direct aux bases documentaires de l’entreprise).
Le plus souvent, vous êtes en possession de la bonne information, mais elle se retrouve enfouie sous des piles de papiers.
Avec plus d’accessibilité et plus de rapidité pour mettre la main sur le bon document consacrez votre temps aux tâches qui comptent vraiment.
LES 8 RAISONS (non exhaustives) D’OPTER POUR UNE GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS
1- Un accès facilité à l’information : grâce à l’archivage et à l’indexation des documents, votre base documentaire est uniformisée et autorise un accès plus rapide aux informations clés pour une meilleure qualité de service. En interne comme auprès de vos partenaires extérieurs.
2-Une souplesse d’exécution : en fonction de vos paramètres, les informations peuvent être consultées, téléchargées ou imprimées à distance. Plus besoin d’être présent physiquement avec le document en main.
3-Une efficacité commerciale renforcée : avec des pièces plus faciles à rassembler et à retrouver par l’ensemble des parties prenantes, les délais de traitement des dossiers clients sont plus rapides.
4-Une réduction de la perte des documents : la numérisation et l’intégration des flux entrants permet de garder une trace de tous vos échanges et dossiers.
5-Une sécurisation accrue : vous pouvez déterminer, filtrer et contrôler les différents niveaux d’accès aux données en fonction de leur caractère sensible.
6-Une optimisation du stockage : moins de papier, c’est moins de surface consacrée aux archives et une économie directement mesurable.
7-Une baisse des coûts d’impression : la mise en place de documents accessibles électroniquement diminue les frais liés à leur impression ou réimpression et à leur envoi.
8-Une meilleure productivité : liée à la réaffectation du temps de travail vers des tâches à valeur ajoutée, qui se révèle un véritable atout concurrentiel.
