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Fausse économie

Pilotage et pilier de l'optimisation
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Le budget d’impression d’une entreprise n’est pas négligeable : il peut représenter de 1 à 3 % du chiffre d’affaires de l’entreprise, d’après le cabinet Gartner. Aux dépenses d’acquisition et de consommables s’ajoutent celles de maintenance ou encore de réparations… Mais pas seulement. Des facteurs plus indirects, s’ils sont oubliés, sont susceptibles de se transformer en source de pertes financières et de productivité.

Pilotage, pilier de l’optimisation

Faute de visibilité et de suivi, pas facile d’optimiser les coûts, d’exploiter l’intelligence des données ou encore d’agir sur la surconsommation et la préservation de l’environnement. Piloter son parc d’impression permet de maîtriser ces trois volets.

Soixante-dix pour cent des PME européennes ont déclaré, dans le cadre d’un sondage publié en 2014 par le cabinet britannique Quocirca, ne pas disposer d’outils de suivi des impressions au niveau de l’ensemble de leurs appareils. Un manque de visibilité susceptible de conduire à une montée en flèche des coûts, estime le rapport (The MPS opportunity for SMBs).

Car une fois le parc déployé, encore faut-il disposer des indicateurs - de production, de maintenance, comptables, financiers - afin de pouvoir suivre, analyser et optimiser la situation. Les volumes d’impression ont-ils baissé ? Quel a été le ratio des impressions couleur et celles en noir ? Et le taux de disponibilité des machines ? … autant de questions auxquelles répondent des logiciels de contrôle qui mesurent et mettent en forme les données, permettant de vérifier que les compteurs de l’utilisation correspondent bien aux objectifs et, le cas échéant, de mettre en place un plan d’actions correctives. Autrement dit, de piloter l’activité.

Témoin des économies

Pour Bernard Decugis, président du Syndicat national des entreprises de solutions et systèmes d’information et d’impression (Snessii), le pilotage correspond à trois préoccupations principales : celle des coûts, celle de la fonctionnalité et celle de l’environnement.

La première concerne « l’optimisation des moyens de captures, d’impressions, au sein de l’entreprise pour avoir un bon compromis entre la performance et les coûts ».

Tout le monde n’a peut-être pas besoin d’avoir sa propre imprimante…

Sur le plan environnemental, « le pilotage permet de contrôler, de se rendre compte qu’il y a peut-être des impressions tout à fait superflues, et de changer le workflow (ndrl : automatisation de processus) de façon à ce que ces documents n’aient pas besoin d’être imprimés mais puissent continuer leur trajet dans l’entreprise ». Et en termes de fonction, le pilotage permet d’analyser comment sont traitées les données d’une entreprise.

« Renoncer au pilotage, c’est renoncer à savoir en quoi on peut optimiser les choses », estime Bernard Decugis. D’abord, « le fait de ne pas piloter vous interdit de vous pencher de façon sérieuse sur les coûts ». On renonce en outre « à toutes les données de surconsommation et de préservation de l’environnement ». Enfin, cela revient à renoncer à optimiser l’intelligence dont on dispose. De fait, les périphériques multifonction ne sont plus de simples outils d’impression ou de numérisation, mais de véritables plateformes de gestion de documents intelligentes, comme le souligne un récent livre blanc du Snessii, De l’impression du document à la gestion de l’information, l’industrie en pleine évolution.

Comités de pilotage

Comment concrètement le pilotage fonctionne-t-il ? « Le constructeur le fait dans le cadre MPS (ndrl : gestion déléguée des impressions) puisqu’il le prend en main, mais si ce n’est pas le cas, c’est à l’utilisateur de mettre en place un système de pilotage avec les outils proposés par le constructeur », explique le président du Snessii.

Exemple, chez Kyoera Document Solutions, le pilotage englobe, tout d’abord, la gestion des vies de contrats, indique Benjamin Claus, Manager marketing produits de KYOCERA Document Solutions France. Les délais d’intervention sont-ils respectés, les appareils correspondent-ils bien au besoin… Des réunions périodiques avec le client dans le cadre des comités de pilotage abordent ces questions. Mais il peut également s’inscrire dans une dimension prospective. Le comité se penche alors sur les nouveautés technologiques, l’évolution de l’usage… et des solutions pour améliorer l’ensemble. 

 

Article écrit par la Tribune.

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