La maintenance, une clé pour préserver la productivité
Ne pas prendre en compte le coût global de possession d’une machine peut rapidement s’avérer être un mauvais calcul en raison des frais indirects potentiels. Pour maîtriser ceux-ci, mieux vaut éviter de faire l’impasse sur les services d’entretien ! Car un périphérique multifonction mal ou pas entretenu est susceptible de tomber plus souvent en panne et d’avoir une moins bonne qualité de fonctionnement. Autrement dit… de représenter une perte de temps pour l’utilisateur.
La maintenance représente environ 15 à 25 % des dépenses informatiques totales des entreprises chaque année, selon le cabinet d’études Gartner. Des frais que les entreprises pourraient bien être tentées de réduire ces temps-ci… y compris en matière de maintenance de périphériques multifonctions. Mais faire l’impasse sur l’entretien de ceux-ci pourrait se révéler une fausse économie. « Sur une machine tel qu’un copieur, il existe un certain nombre de coûts incompressibles : celui des pièces et, surtout, celui de la main d’œuvre qualifié », indique Benjamin Claus, Manager marketing produits chez Kyocera Document Solutions France. En conséquence, « une machine mal ou pas entretenue du tout va au fur et à mesure se dégrader en qualité d’impression et risque de tomber en panne plus souvent ». Il n’est pas difficile d’en imaginer les impacts : des documents que l’on ne parvient pas à imprimer, la recherche de solutions de secours, des appels à l’assistance… En clair, un temps de disponibilité de la machine moindre avec, en prime, une perte de productivité pour l’utilisateur.
L’avantage des services
Pour éviter cet écueil, Benjamin Claus note l’existence de « contrats de maintenance tout en un. Le client va payer un coût à la page qui inclut la fourniture de pièces de maintenance, le temps de l’intervention du technicien et de son déplacement, ainsi que le toner ». Autre pratique, certains achètent des contrats d’extension de garantie et le toner à part. Le mauvais calcul, en revanche, serait, selon lui, d’acheter un appareil sans prendre en compte le coût du toner et sans maintenance, en prévoyant de payer celle-ci à l’acte.
La maintenance peut typiquement faire partie de la gestion déléguée des impressions, ces services proposés par un prestataire extérieur pour optimiser ou gérer la production de documents d’une entreprise. Pour Louella Fernandes, Directrice associée des Services et solutions d’impression du cabinet d’analyses britannique Quocirca, un contrat de services a de multiples bienfaits à condition que les SLA (ndrl : « service level agreements » ou « accords de niveau de contrat », dans lesquels on formalise la qualité du service) soient définis en amont et que les entretiens soient réguliers. Par ailleurs, « le fait de compter sur le support et la maintenance en interne étant susceptible d’être chronophage et de constituer une perte de productivité pour les équipes informatiques en place, il vaut mieux avoir recours à un spécialiste tiers afin que l’entreprise puisse se concentrer sur son cœur de métier », estime-t-elle.
Raisonner en TCO
Dans tous les cas, lorsqu’il s’agit de s’équiper en périphériques multifonction, mieux vaut ne pas perdre de vue la notion de coût global de possession (TCO, « total cost of ownership » ou TCP, « total cost of printing », ndrl). Celui-ci englobe, bien au-delà du simple prix d’acquisition du matériel, des frais potentiels plus ou moins directs : non seulement de maintenance, mais aussi de remplacement de consommables, d’utilisation de supports d’impression, de gestion de la machine, de consommation énergétique… Sans oublier tout autre coût caché lié à d’éventuelles pannes et la perte potentielle de productivité pour l’utilisateur.
Article écrit par la Tribune.
