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Fausses économies liées à l’impression du document

documents travail pc stylo

Le budget d’impression d’une entreprise n’est pas négligeable : il peut représenter jusqu’à 3 %* du chiffre d’affaires, d’après une étude du cabinet IDC. Aux dépenses d’acquisition et de consommables s’ajoutent celles de maintenance ou encore de réparations… Mais pas seulement. Des facteurs plus indirects, s’ils sont oubliés, sont susceptibles de se transformer en source de pertes de productivité et financière. Focus de la première partie de ce tour des frais cachés : la sécurité du document imprimé.

Sécuriser le document imprimé, une nécessité souvent négligée.

La protection des impressions dans une entreprise reste un enjeu de taille dans le souci de préserver la confidentialité des informations et éviter ainsi des pertes financières potentielles.

Qui n’a pas déjà aperçu au bureau une feuille abandonnée dans les parages de l’imprimante ? Et si celle-ci contenait des informations confidentielles ? La question n’est pas anodine, loin s’en faut. Car un document imprimé, c’est aussi un document… facilement oublié, transporté, ou encore partagé… Or, les incidents liés à la sécurité des données peuvent non seulement nuire à la réputation d’une entreprise, elles peuvent aussi provoquer des pertes financières. La dernière enquête de Ponemon Institute le constate : le coût global moyen d’une atteinte aux données d’une entreprise ne cesse de croître depuis quelques années...

Si de plus en plus d’inquiétudes se concentrent autour de la cyber sécurité, le document papier n’en reste pas moins un maillon faible potentiel dans la protection de l’information. A en croire une étude publiée en 2013 par le cabinet Quocirca, spécialisé dans l’analyse de l’impact des technologies d’information, 63 %** des 150 entreprises de plus de mille employés, françaises, allemandes et britanniques interrogées, admettent avoir vécu un ou plusieurs incidents de sécurité liés à l’impression de documents. Dans le même temps, l’enquête a révélé que seules 22 %** des sociétés sondées avaient mis en place un moyen d’impression sécurisé. Pis, elles n’étaient que 14 %** dans l’Hexagone… De quoi illustrer l’importance de savoir qui, dans une structure, imprime quels documents, afin de limiter le risque de négligences.

« Pull printing » : authentifier pour mieux maîtriser

Des solutions permettant de protéger l’impression de documents sur des périphériques multifonctions au sein d’une entreprise existent pourtant bel et bien. Au premier rang desquelles, la technique baptisée « pull printing », autrement dit l’authentification ou l’identification de l’utilisateur, amené à réaliser des photocopies, des impressions ou des scans. En clair, il s’agit de lui demander, avant toute libération des impressions lancées - qu’elles soient locales, depuis son ordinateur, ou mobiles, par exemple depuis son téléphone - mais aussi avant de procéder à un scan ou une photocopie, de renseigner sur la machine un login et un mot de passe, voire de s’identifier au moyen d’un badge. Des prérequis ? Il suffit de disposer d’un écran tactile, plus facile pour renseigner ses codes que des touches, comme le souligne Benjamin Claus, Manager marketing produits chez Kyocera Document Solutions.

Une gestion de l’impression intelligente

L’essentiel de cette technologie ne se trouve cependant pas sur le multifonction, mais sur des logiciels installés sur un serveur. De fait, suite au passage du badge sur la machine, le copieur demande au système centralisé si la personne identifiée dispose de droits nécessaires pour procéder à certaines impressions, sur certains systèmes d’impression, si elle peut réaliser des impressions couleur, etc. Une façon de maîtriser en même temps le budget via un quota d’impressions alloué à l’utilisateur.

S’inscrire dans la politique de la sécurité informatique

Reste que la protection de l’impression doit s’inscrire dans une politique plus large de la sécurité informatique d’une entreprise. « Si on ne protège que des documents au format informatique et qu’on ne se préoccupe plus de l’imprimé, on ne protège pas vraiment l’information de bout en bout », estime Jean-François Louâpre, co-fondateur du Club des experts de la sécurité de l’information et du numérique (Cesin). D’autant que les périphériques multifonction sont dotés de disques durs, de mémoire, de processeurs… En somme, ce sont de véritables ordinateurs. Et de citer parmi les mesures de sécurité pratiquées, l’isolation de la machine du réseau, la limitation des accès à distance de télémaintenance, voire l’effacement du disque dur. Autre mesure de précaution, évoquée elle par Benjamin Claus : le cryptage de données sur le disque dur du copieur.

En résumé, la protection du document imprimé reste un enjeu de taille. Une démarche de sécurité qui peut d’ailleurs tout aussi être, grâce à la limitation des impressions, un levier des économies et de l’éco-responsabilité.

* Source IDC
**Source Quocirca

Article écrit par la Tribune.

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