Les documents papier d’un côté, et les documents électroniques de l’autre…
Cette segmentation est en train de vaciller en même temps que les différentes tâches de traitement se transforment car le flux documentaire est multiple en entreprise : impression, identification des destinataires, indexation, archivage ou reroutage…
Le travail de gestion ne manque pas, mais mal maitrisé, il mobilise de plus en plus le temps des collaborateurs, au détriment de tâches à plus forte valeur ajoutée. Pourtant, les solutions ne manquent pas pour automatiser ces tâches et les routines, avec comme leitmotiv « moins de papier, plus d’efficacité ».
Les factures, bons de livraisons et contrats qui doivent être répartis entre les différents services (comptabilité, opérations, archives) peuvent aujourd’hui être numérisés ou adressés directement à leur destinataire au sein de la structure.
Plus besoin de faire transiter les factures par le courrier interne, ou de les laisser dans les bannettes en attendant qu’elles soient récupérées.
Avec la bonne solution logicielle, elles sont imprimées directement dans les services concernés, ou dématérialisées et adressées directement dans la boîte mail de leur destinataire.
Idem pour les papiers à en-tête, qui peuvent être gérés de cette manière en évitant de stocker physiquement toutes les versions existantes.
Ce n’est plus à l’utilisateur d’aller à la recherche du document, mais c’est le document qui vient directement vers l’utilisateur.
Un flux de travail plus court est synonyme de gain de temps non négligeable, avec des collaborateurs libérés des tâches administratives.
Dans l’exemple de la dématérialisation, les incidences positives vont au-delà des aspects pratiques et de la réduction du nombre de manipulations : la réduction des consommables papiers est mesurable, et l’empreinte écologique s’améliore.
Et les enjeux d’une meilleure gestion des flux sont nombreux !
Dans le domaine du juridique, au sein des collectivités locales (avec la généralisation de la numérisation), la masse de documents mal gérée peut paralyser les services. Mais avec les outils adéquats, l’efficacité revient sur le devant de la scène.
Le travail manuel généré par le scan d’un document, l’ouverture d’un dossier et le rangement de la version papier dans le bon emplacement prend environ trois minutes ? Avec la solution Autostore de Kyocera Document Solutions, la numérisation permet de réduire ce temps a une minute, avec un document électronique rangé au bon emplacement, et facilement retrouvable. Et avec exactement la même valeur juridique que son équivalent papier.
Les possibilités peuvent s’adapter à tous les secteurs. Grâce à la reconnaissance des codes barres permises par certaines machines, l’affectation des documents scannés ou copiés est automatique dans le dossier du patient. Un atout dans le domaine de la santé.
Kyocera Document Solutions a même mis au point un teaching assistant, qui permet de corriger les QCM sans intervention humaine dans le milieu de l’éducation.
Une fois les bonnes réponses scannées, le matériel compare les copies des étudiants avec l’original et effectue le travail à la place du correcteur.
Et vous, de quelle solution avec vous besoin pour améliorer votre productivité ?
QUELS SONT LES AVANTAGES D’UN FLUX DOCUMENTAIRE MAITRISÉ?
Les différentes étapes de la gestion électronique de l'information et du document existant telles que l'acquisition, le stockage et la diffusion peuvent transformer votre organisation.
La numérisation des documents entrants permet de les intégrer dans le flux de travail, grâce à une uniformisation des formats (PDF).
Le traitement des traditionnelles notes de frais papier, pour ne prendre que cet exemple, va en être bouleversé.
La dématérialisation est un grand chantier auxquelles sont confrontées les collectivités locales qui doivent répondre aux exigences du protocole PESv2.
Avec Kyocera Autostore, la procédure est personnalisée et fluidifiée de bout en bout avec la numérisation des factures par lots, le nommage des fichiers scannés (qui permet de les retrouver plus facilement) et le choix de la destination, le tout piloté depuis le copieur multifonction.
L’automatisation des processus réduit les risques d’erreur humaine et fluidifie les cycles de traitement, avec in fine des coûts de traitement moindres.
Dans l’univers de la santé, PCL Barcode permet de créer et d’attribuer automatiquement un code barre à ou un patient, ce qui facilite la constitution et le suivi du dossier médical. Une nouvelle pièce ou facture vient s’ajouter ? Elle est numérisée automatiquement, et associée directement à la bonne personne via le code barre ou la reconnaissance des caractères.
Les flux sortants peuvent être paramétrés a la demande (archivage automatique, impression d’en tête spécifiques), facilitant le travail et la gestion pour les envois en petite comme en grande série.
Avec les solutions KYOCERA Document Solutions (contrôle par badges ou code d’accès), le flux de document est tracé et respecte les obligations légales et l’accès aux documents sensibles ou confidentiels. La sécurisation des données n’est plus une vague notion.
Le gain de temps généré par toutes ces opérations automatisées et la diminution des tâches manuelles rejaillit sur la productivité des collaborateurs. Et donc la compétitivité globale de l’entreprise.
