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4 outils nécessaires à la gestion de projets à distance

man typing on a laptop

La rationalisation des processus et la mobilisation des équipes pour produire un travail de qualité et respecter les délais sont primordiales pour les entreprises ayant recours au télétravail.

Pour beaucoup d'entre nous, ne pas être au bureau signifie être hors de notre zone de confort mais, comme toute évolution, nous devons nous adapter. La collaboration à distance des membres d'une équipe répartis dans différentes villes, voire dans différents pays sera la nouvelle norme car le concept traditionnel de comment, quand et où nous travaillons a été modifié à jamais. 

Pendant les périodes de crise, comme le COVID-19, de nombreuses industries se retrouvent à l'arrêt, en revanche certains secteurs comme les médias et la communication, n'ont jamais autant travaillé pour informer le public de manière fiable. Les journalistes et les spécialistes de la communication ont été chargés de créer des publications et des campagnes tout en travaillant à distance et il est rapidement devenu évident que la technologie et la collaboration étaient importantes pour rationaliser les processus et alléger les opérations.

Selon le rapport "Pulse of the Profession" du PMI, une communication efficace est la clé du succès dans le cycle de vie de la gestion de projet. Ils indiquent qu'en moyenne, qu’un projet sur cinq échoue en raison d'un manque de communication entre le responsable du projet, les membres de l'équipe et les parties prenantes.

Équipes et technologie

Lorsqu'il n'est plus possible de se réunir en groupe dans la salle de réunion n°2 pour des séances de brainstorming ou pour suivre les progrès réalisés, les entreprises doivent utiliser les outils à leur disposition. Les besoins de chaque équipe sont uniques, mais il existe désormais une multitude de ressources disponibles pour des projets de toutes formes et de toutes tailles. Ici, nous mettons en évidence les applications qui peuvent améliorer les environnements sans papier et qui s'intègrent naturellement à la gestion de projets à distance, contribuant à accroître l'efficacité, la productivité et la mobilité : 

1.   Les applications de liste de tâches vous permettent de réorganiser facilement les tâches lorsque les priorités changent, d'assigner des tâches à d'autres personnes, et de recevoir des alertes une fois celles-ci terminées. Grâce à une application de liste de tâches, vous recevez également des rappels des dates d'échéance et les fichiers peuvent être téléchargés et partagés. La transparence est totale, ce qui permet aux gestionnaires de suivre les avancées, de mettre en évidence les goulets d'étranglement et de traiter les problèmes. Pour les projets, la possibilité de voir les rapports d'avancement en temps réel est inestimable. Les exemples les plus populaires de ce type d'application sont Asana et Trello.

2.   Ces applications de numérisation sont utilisées pour transformer des documents papier importants en fichiers numériques. Contrairement à la méthode traditionnelle d'impression et d'envoi de documents urgents par la voie postale, il est désormais possible de transmettre des documents à compléter et à signer par courrier  électronique en un instant. Cela permet non seulement d'améliorer les délais d'exécution, mais aussi de renforcer la sécurité.

3.   Les outils de signature électronique vous permettent de signer des documents sans les imprimer. De nos jours, il est possible de signer la plupart des documents de manière numérique. Pour ce faire, vous avez besoin d'une application qui vous permet de créer une signature numérique et de l'insérer dans des fichiers. Cela permet de signer des contrats ou des documents juridiques à distance et rapidement, et de gagner du temps sur l'affranchissement - qui peut être chronophage lorsque les services de livraison subissent une pression croissante.

4.   Les outils de partage de documents sont une autre façon d'envoyer des documents  numériques via un autre service basé sur le cloud et sont particulièrement utiles concernant les fichiers trop volumineux pour être envoyés par courrier électronique. La possibilité de partager rapidement des fichiers avec les autres membres de l'équipe est essentielle lorsqu'on travaille à distance sur un projet important. Dropbox et Google Drive sont deux excellents exemples de plateformes de ce type.

Outre les plateformes mentionnées ci-dessus, nous disposons également d'outils de communication virtuels tels que Zoom et Skype qui nous permettent d'avoir des contacts virtuels réguliers en face à face avec les membres de l'équipe. 
Ceux-ci représentent un élément crucial du travail à distance afin de maintenir le contact humain et les liens d'équipe. Les discussions de groupe via des équipes  Microsoft de ce type nous permettent de dissiper les doutes en quelques secondes et de fournir nouvelles régulières aux parties concernées. Pour les projets à distance, ces outils de communication peuvent, tout simplement, faire la différence entre le succès et l'échec.

Travailler ensemble

Il ne fait aucun doute que le succès des projets à distance, et du télétravail dans son ensemble, dépendra fortement de la communication. À l'ère du numérique, les entreprises sont confrontées au défi d'exploiter les nouvelles technologies tout en rapprochant leurs employés et en dépassant les distances physiques. Cela permettra de séparer les éléments perturbateurs de ceux qui finiront par se laisser distancer.

Les entreprises qui développent une approche holistique et durable du travail à distance résisteront à l'épreuve du temps. À notre époque, où la résistance au changement et aux nouvelles méthodes de travail reste un problème de taille, ceux qui développent une culture d'entreprise où les employés travaillent avec la technologie seront les mieux récompensés. 

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